Съдържание:
Видео: How to Solve EMAIL with Inbox Zero (Септември 2024)
съдържание
- Push for Zero Email
- Комуникация без имейл
През 2011 г. Тиери Бретон, изпълнителен директор и председател на базираната във Франция Атос, направи смелото изявление, че планира да изтрие имейл на компанията в рамките на три години. Идеята предизвика толкова много спорове, колкото и признания. Сега тези три години приключиха. И така, как се справи компанията?
Постигнах Марк Бовенс, мениджър на глобалната програма Zero Email в Atos, по телефона, за да разбера дали компанията е ударила своята марка. Bovens обясни, че натискането към нула имейл всъщност е част от по-голям фокус върху здравето на служителите. Хората от Atos (като почти всички останали, които седят пред компютърен терминал през целия ден) се чувстват затрупани от електронна поща или по-точно от информационното претоварване, което причинява електронната поща.
Atos не е малък стартъп. В компанията работят повече от 76 000 души в 52 страни. Atos е международна компания за ИТ услуги, която работи с широк спектър от бизнеси - всичко - от банковата индустрия до отбраната и сигурността. Как да накарате всички онези хора с огромен набор от работа, които извършват, далеч от общуването помежду си по имейл?
Джил Дъфи: Беше 2011 г., когато Atos обяви целта да се отърве от всички вътрешни имейли в рамките на три години. Тази тригодишна марка вече отмина и се чудя: как върви?
Марк Бовенс: Тригодишният период приключи по-рано тази година през февруари. Наистина постигнахме някои важни етапи за програмата, като най-важният от тях се отнася до претоварването с информация.
Вече публикувахме и съобщихме, че сме постигнали 60-процентно намаление на имейлите. И разбира се, това се компенсира чрез работа по различен начин и използване на нов набор от инструменти до Outlook за имейл.
JD: Можете ли да ми кажете за някои от тези инструменти, които използвате?
Очевидно тези три са добре интегрирани. Например в рамките на платформата ZEN-BlueKiwi интегрирахме Lync за присъствие. Хората могат да кликнат върху всяка снимка и да започнат незабавни съобщения или да започнат разговор по интернет. Имаме добра интеграция между общностите и сайтовете на SharePoint, така че хората да могат лесно да се свързват с общността за сътрудничество BlueKiwi.
За да се спрем малко на въпроса какви бяха фазите [на пускането на плана за нулев имейл], през първата година отделихме много време за това, което наричаме „етикет на имейл“. Започнахме и да обучаваме нашите управленски екипи.
JD: Когато казвате "имейл етикет", имате предвид кога е подходящо спрямо кога е неподходящо да използвате имейл за комуникация?
MB: Правилно. По положителен начин искахме да мотивираме хората за разговори лице в лице, например, когато това е най-подходящо. Имахме рязко увеличение на приемането на Lync. Хората наистина започнаха да използват незабавни съобщения, но също така споделяне на приложения и видео-конференции през Lync. Наистина, това беше промяна в поведението чрез използване на правилния инструмент за правилното приложение.
JD: Как смятате, че това промени културата на компанията?
МВ: По-лесно е да станем много по-ориентирани към клиента. Atos, както знаете, е наистина голяма компания. През годините сме се увеличили много чрез придобиване. Ние сме фокусирани върху това, което наричаме периодични приходи, така че дългосрочни контакти. Това [преминаване към използване на други комуникационни инструменти] наистина доведе до ново ниво на фокусиране върху клиента. Защо? Защото сега е толкова лесно за хората да създават клиентски общности и да имат екипна работа по целия свят, за да се справят с предизвикателствата на клиента в общността. В миналото чрез имейл бихте получили ненужно количество имейли, например, причинени от хора, които не работят напълно заедно. Това е един от основните резултати от тази програма.
Другото е, че отново направихме Атос малък. Простият факт, че имате списък с профили, които хората поддържат в корпоративната социална мрежа, комбиниран, разбира се, с присъствието на Lync, улеснява много по-лесно да намерите своите връстници, за да започнете дискусия или да се присъедините към общност, която според вас е интересно. Така прави Атос малък и изгражда доверие.
Имаме много експерти в различни области, но те са разпръснати по целия свят. За хората е по-лесно да работят заедно, когато имате малко доверие във връзката, малко разбиране на експертните познания и способността да работите заедно много по-лесно. Това върна това - и може би съм твърде меланхолична - но върна това уютно усещане на компания, в която хората могат да работят заедно. Това не е нещо, което можете да направите само с имейл или само с SharePoint.
Това наистина е резултатът от начина, по който го направихме, който все още е доста уникален. Много компании са започнали инициативи за социално сътрудничество. Правят пилот. След това правят още един пилотен проект и се опитват да го разширят, за да завършат най-накрая с приемането в цялата компания. Но ние сме го направили по различен начин. Наистина прекарахме много време в началото, обяснявайки на хората, че трябва да променим нашето съвместно поведение, че имаме нужда например от мениджърите да променят стила си на управление.
Имаме голяма програма за обучение на мениджърите, за да разберат ползата от сътрудничеството и те също да работят по-интелигентно в този контекст на съвместна работа в общности в социалната мрежа на предприятието.
JD: Когато решихте да намалите вътрешния имейл и се радвам да чуя 60 процента; това е наистина впечатляващо число - какъв беше първоначалният тласък за това?
МВ: Това беше, което наричаме програма. Една от амбициите на Atos е да се изкачи нагоре в класацията, че е чудесно място за работа, като отделя време и внимание за това, което трябва да се подобри въз основа на приноса и обратната връзка, които получаваме от нашите служители.
По това време наистина получихме силни сигнали, че имейл се превръща в проблем - или може би не е „имейл“, а претоварване, причинено от имейл.
Всички тези злоупотреби с имейл доведоха до факта, че хората бяха много неудобни. Времето, което хората прекарват по електронната поща, наближава, в някои от нашите екипи, 30 или дори 40 процента от фирменото време!
В комбинация с факта, че започнахме да задаваме всякакви въпроси от рода на „Мислите ли, че това е добре прекарано време?“ защото може би не е проблем, че прекарваме 40 процента от времето си в работа с имейли и сортиране на имейли и реагиране на имейли. Но като цяло това се разглежда като най-вече непродуктивно.
И така, тук сме, ръководството на голяма компания и вашите служители обясняват, че 40 процента от това, което правят, е съмнително от гледна точка на стойност за компанията.
