Организирайте се: изберете подходящия скенер за работа без хартия

Ако работите върху организирането и почистването на дигиталния си живот, със сигурност сте работили върху стратегия за безхартие. Вероятно също сте открили, че не е толкова лесно, колкото звучи. Някои видове хартия, като единични документи и разписки, са достатъчно лесни за дигитализиране с всеки стар скенер. Но въведете стек от 63 визитки от последната ви конференция или кутия със стари рецепти, които искате да сканирате, които са откъснати от списания или все още са обвързани с книги и се занимавате със съвсем различен проблем, който можете да направите не решавам със същия стар скенер.

Не е работа за вашия MFP

Вкъщи, например, имам шестгодишен многофункционален принтер и плосък скенер. Представям си, че и много други хора притежават нещо по този начин. При еднократни задачи, като например дигитализиране на последната ми разписка от окулиста, която да изпратя за рекламации в здравеопазването, тя работи добре.

Но не е бързо. И функцията за подаване никога не е работила правилно, така че не мога да сканирам купчини хартия. Плюс това е цветна замазка, която поема огромен отпечатък върху скрина ми (никога не съм намерила по-добро място за това).

Когато устройствата са тромави, грозни и ненадеждни, ние не използваме почти толкова, колкото можем. Самият акт на захранването им се чувства като кавга. Ако искате да сканирате пътя си към живота без хартия, наистина имате нужда от скенер, който обичате, и такъв, който е създаден специално за да ви помогне да водите живот без хартия.

Специални скенери

За щастие, има цяла категория скенери (и приложения, които да вървят с тях) точно за тази цел. Те са компактни и ефективни и могат да се справят с различни задачи за сканиране, с които домашните потребители и много малките фирми често се сблъскват.

Въпреки че не обичам тромавия си MFP, днес съм изцяло влюбен в някои от скенерите на пазара. Те са светове по-добри в сканирането, отколкото моите шестгодишни MFP, и те също са бързи. Освен това някои скенери удобно експортират вашите сканирания до местата, които всъщност искате да ги запазите, като Dropbox, Evernote и други услуги за съхранение в облак - вместо в папка по подразбиране на вашия Windows или Mac компютър.

Напоследък експериментирам с два скенера, които наистина ми хванаха окото. И двете са идеални за домашно ползване и могат да бъдат подходящи за някои малки предприятия. Те са скенер NeatDesk и Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat всъщност има по-нов модел, наречен NeatConnect, който има сензорен интерфейс, но аз лично съм по-запознат с другия модел.)

Fujitsu ScanSnap

Това, което харесвам при Fujitsu ScanSnap, е начинът, по който той ви позволява да експортирате всичко, което сканирате, към Evernote, Dropbox, Google Drive, имейл (като прикачен файл), SugarSync и други места, които вероятно ще свършите с влачене на крайния изход.

Сканирах купчина визитни картички (наистина мразя визитките) и ги изпратих всички до Evernote, където бързо щях да ги залепя в тетрадка, наречена „Контакти“, и да ги маркирам по подходящ начин, да коментирам и по друг начин да ги управлявам. Някои от визитните карти бяха с различна дебелина на хартията и различна ширина, но скенерът дори не хълца. Това е силата на използването на скенер, чиято цел е да ви помогне да останете без хартия.

С ScanSnap установих, че когато внесох сканирането на визитките в Evernote, трябваше да ги завъртя и да ги нарека по подходящ начин. (Evernote обаче може да извърши OCR на всичко, което сканирате, правейки текста за търсене, въпреки че е изображение.)

Моят много любим аспект на ScanSnap обаче е, че той се сгъва, за да намали количеството пространство, което заема. Прекрасно е.

NeatDesk

Междувременно NeatDesk е убедително решение, ако сте готови да закупите изцяло в чистата среда. Когато използвате решение за съхранение в облак, NeatCloud и мобилното приложение Neat, в допълнение към един от скенерите на компанията, наистина получавате плътно зашити резултати. Чистата среда прави много, за да класифицира автоматично сканираните формуляри, особено данъчните документи. Трябва обаче да плащате месечна такса за парчето NeatCloud, а цените започват от $ 5, 99 на месец.

NeatConnect, който съм използвал само няколко пъти, има сензорен интерфейс, който подобно на ScanSnap ви позволява да изпращате документи директно в контейнери за съхранение в облак, като Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive и Evernote.

Удобството е ключово

NeatDesk беше един от първите скенери, които някога използвах, който беше много фокусиран върху подпомагането на домакинствата и малкия бизнес да останат без хартия и съм впечатлен от това колко бързо засмуква и изплюва купчини хартия. Можете да зареждате във фуража различни хартии, тъй като има слотове за документи, разписки и визитки, а машината просто го обработва всичко раздробено.

ScanSnap е еднакво шумен и впечатляващ. Обичам да мога само да зарежа документи и да се доверя, че добре проектираната техника ще ги захранва през скенера с лекота.

Чистът автоматизира още няколко неща от ScanSnap, като въртящи се изображения. Но ScanSnap идва със софтуер, който можете да използвате, за да получите същите резултати, а в някои случаи прави много повече. Пакетът ми включваше ABBYY Fine Reader, една от най-мощните програми за OCR там. Той също така идва с Adobe Acrobat, за да правите всякакви неща с PDF файлове, които винаги трябва да правите, но не може с безплатния Adobe Reader.

И двамата като цяло са много способни. Ако случайно знаете много за скенерите, вероятно искате да знаете, че ScanSnap работи малко по-различно от повечето други скенери, тъй като не използва стандартни драйвери. Можете да прочетете малко за това в подробния преглед на PCMag за ScanSnap Evernote Edition, който е доста подобен на iX500. Но ако сте по-малко технически склонни, всичко, което трябва да знаете, е, че работи бързо, изглежда страхотно на дисплея и изпраща сканираните ви документи там, където искате да отидат.

Смисълът да се придвижите до вкъщи е следният: Ако искате да отидете без хартия и да превърнете това, че е без хартия, част от вашия начин на живот, имате нужда от устройство, което не мразите. Трябва да изглежда добре. Трябва да работи бързо, поставете бившата си хартия някъде, където можете лесно да я намерите, и започнете търсения по съдържащия се текст. Въпреки че струват няколкостотин долара, специализирани скенери си струва да се купят, ако сте ангажирани да отидете без хартия. Вашият MFP просто няма да го намали.