Организирайте се: 5 стъпки към по-продуктивни работни дни

Вероятно знаете, че бихте могли да използвате по-добре времето си на работа. Но как го правите?

Има няколко трика да бъдете по-продуктивни и петте стъпки, описани по-долу, ще обяснят как точно да стигнете до там.

Не е лесно. За да бъдете наистина по-продуктивен човек, ще трябва да развивате навици, а не да разчитате на бързи поправки. Но има някои неща, които можете да направите, за да си помогнете да изберете тези нови навици. Освен това ще откриете, че има много мобилни приложения, софтуерни програми и технологични услуги, които могат да ви помогнат да ви насочат към по-продуктивен работен ден.

1	Карта на вашия цикъл на производителност

Най-важното, което можете да направите, за да повишите производителността си по време на работа, първо се запознайте с цикъла на вашата производителност. Всеки има време през деня, когато е в състояние да се съсредоточи, и други моменти, когато вниманието им намалява. Въпреки че всеки има своите най-добри часове за свършване на работа, "за повечето хора най-продуктивни часове са първо нещо за деня - не когато се събуждате за първи път, а сравнително рано", казва Дан Ариели, поведенчески икономист и професор в Duke Университет. Ariely има голям интерес да измисли как да използва мобилни приложения за лично самоусъвършенстване. "Например", добави той, "правенето на електронна поща сутрин обикновено е разточително, защото минутните минути са по-ценни." Не всички минути са създадени равни.

Измислянето на вашите периоди на висока и ниска производителност или с висок и нисък капацитет, както Ариели предпочита да ги нарича, е първата стъпка след това да се възползвате максимално от тези ценни, мимолетни минути.

Макар че много хора мислят, че знаят кои часове на деня са в най-добрия и най-лошия случай, не е болно да проверявате. RescueTime е най-добрият инструмент, който открих за цикъла на вашата производителност. RescueTime е малко настолно приложение, което записва кои програми използвате и какви сайтове посещавате през целия ден и за колко време. Той класифицира онези различни приложения и сайтове (много продуктивни, продуктивни, неутрални, разсейващи или много разсейващи) и генерира отчет за това как прекарвате времето си. Например сайтовете за социални мрежи по подразбиране са "много разсейващи". (Можете да прекласифицирате всички сайтове и програми, ако настройките по подразбиране не са точни за вас.) Можете също така да разкажете много за своя цикъл на продуктивност, като наблюдавате колко често сменяте задачи.

Препоръчвам да използвате RescueTime поне седмица преди да анализирате отчета си. Опитайте се да го използвате, без да променяте нормалното си поведение. Въпросът е да не бъдете модел служител в продължение на седмица. Това е да разберете кога са вашите естествени моменти за висок и нисък капацитет.

Когато имате някакви данни, погледнете времето на деня, когато сте прекарали хубаво парче време (40 минути или повече) за една, изключително продуктивна задача. Сега потърсете времена от деня, когато сте били по-малко продуктивни, превключвайте бързо между различни задачи или харчите дълги участъци от време за разсейване.

Например, най-фокусиран съм между около 9 ч. И 11 ч. Тогава производителността ми намалява. Обикновено съм много разсеяна около обяд. Понякога, но не винаги, имам друг силен период на производителност следобед, но не е надежден.

Следващата стъпка е да знаете какво да правите с тази информация.

2	Променете рутината си

След като знаете своя цикъл на производителност, трябва да промените рутината си, за да я приспособите.

Например, започнете да насрочвате срещи за време от деня, когато имате по-нисък фокус. Срещите рядко изискват от нас да бъдем в най-добрия случай. Така че, например, направете навик никога да не приемате сутрешни срещи, ако сутрините са вашето продуктивно време.

И обратно, справете се с най-важните си задачи с висок акцент през деня, когато умът ви е в най-доброто. Често не планираме най-важната си работа. Просто стигаме до него, когато можем. Това е добре, стига да го направите навик да го правите по време на деня, когато наистина можете да се съсредоточите.

Виждайки, че повечето хора могат да изпълняват задачи с висок фокус по-рано, навлизайте в навика да стартирате само програмите, които използвате за тези задачи по време на часовете си с максимална производителност. Например, ако имейлът не е много продуктивен за вас, не го отваряйте. Просто дори не стартирайте програмата. Ако наистина трябва да проверите имейла си, прегледайте входящата си поща на мобилния си телефон или таблет и след това го поставете, за да можете да се върнете към задачите, които наистина изискват вашето внимание.

Какво ще стане, ако голяма част от работата ви с висока производителност се случи в браузъра, но и вашите най-големи загуби на време също са там? Има няколко трика за минимизиране на разсейванията от този вид. Като за начало можете да поставите активния раздел в режим на цял екран. Това ще ви помогне да се справите със задачата. Можете също така да инсталирате приставки и разширения на браузъра, които ви блокират от посочените от вас уебсайтове. Любимият ми се казва StayFocusd за Chrome. Можете да намерите още препоръки в моята статия за това как да останете фокусирани.

3	Преглеждайте деня си, всеки ден

Друга промяна, която трябва да направите в рутината си: Направете навик винаги да преглеждате деня си, преди да започне. Най-напред прегледайте календара и списъка си със задачи, за да не бъдете уловени извън охрана за среща, която сте насрочили преди две седмици. Независимо дали свършва първата ви чаша кафе или докато пътувате до пътуване, еднократен момент (и всеки ден трябва да е един и същ момент, за да го превърнете в навик) да прегледате плановете си за целия ден наистина има значение.

Създаването на нов навик да преглеждате всеки ден всеки ден е по-лесно, отколкото да се направи. Едно мобилно приложение, което може да ви напомни е Any.Do, което има функция, наречена MomDo AnyDo. Моментът AnyDo играе приятен тон и бута едновременно известие всеки делничен ден, като ви казва, че е време да прегледате деня си. След това приложението изброява всичко от вашия календар и списък със задачи и ви пита дали искате да го запазите в графика или да го преместите в друг ден.

4	Прекъсвания по график

Правете си почивки. И не само една почивка за обяд. Умът ви трябва да се освежи, ако ще бъдете най-продуктивният човек, който можете да бъдете.

Аз съм огромен фен на проследяващите активности фитнес и една от характеристиките в някои от тях, които обичам, е безшумна аларма. Можете да зададете аларма, която кара вашата фитнес група да вибрира в определено време на деня, безшумно. Обичам да го настройвам за 16 ч. Рязко, когато знам, че трябва да си направя почивка независимо дали смятам, че имам нужда от такава или не. Дори само да ставам от стола си, за да се разходя до кухнята и да измия чашата си с кафе е достатъчно, за да откъсна очи от екрана на компютъра за малко.

Някои проследяващи дейности също имат предупреждения за празен ход. Тези аларми карат тракера да вибрира, ако сте седяли неподвижно за определен период от време, обикновено един час. Те са създадени да ви напомнят да станете и да се движите, но мисля, че са еднакво ценни като напомнянията, за да спрете да работите за две минути и да си починете. Може също да искате да инсталирате приложение за почивка, лека програма, която ви напомня да правите почивки и дори да ви изключи от компютъра за кратък период от време, за да принуди проблема. Нашето любимо е приложение за Mac, наречено TimeOut Free.

Друг добър вариант за Windows, Mac и браузъри се нарича Focus Booster.

5	Съставяне на крайни задължения

Представете си, че денят ви върви просто плувно. Тогава 16:40 ч. Удари. Опитвате се да държите заети. Усеща се, че вечността минава! След това отново хвърляте поглед към часовника и… е 4:42 вечерта

Колко често губите тези последни 20 минути в края на деня? Колко часа се равнява на месец? Колко от това време прекарвате в сайтове за социални мрежи или изпращате текстови съобщения на приятелите си?

Избутайте този навик, като направите няколко задачи в края на деня. Опитайте се да им направите нещо, което обичате да правите, но това може да се счита за натоварена работа. Някои примери включват:

• подаване на документи
• проследяване на стари имейли
• изхвърляне на кеша на вашия компютър
• изтриване на историята на браузъра ви
• връщане на телефонни разговори
• изтриване на праха и трохите от бюрото, клавиатурата и монитора.

Ако имате кратък списък с опции преди време за задачи, които можете да вършите в края на деня, по-вероятно е да направите някоя от тях. Направете бележка в календара си или дори просто оставете лепкава бележка близо до бюрото си с някои идеи, които да служат като напомняния. Елате в 16:45 ч. В петък, окото ви вероятно ще блуждае по тях. Допълнителни ресурси