Преглед и оценка на Zoho разходи

Zoho е известен главно с две неща: Първо има сравнително голяма библиотека от софтуерни решения, ориентирани към малък бизнес, и второ, това е компания, управлявана от програмисти, която показва как техните продукти са проектирани и разработени - решения, създадени по предназначение повече насочени към конкретни работни потоци, а не към тип аудитория. Това показва в Zoho Expense (който започва от $ 3 на месец, когато се таксуват месечно за 10 потребители и също е наличен във версия freemium), отличен инструмент за проследяване на разходите, който се справя добре със специфичния си набор от задачи и може да бъде персонализиран колкото повечето клиентите ще изискват. Друг плюс на Zoho Expenses е подборът на софтуер, който идва като част от плана на Zoho One, който е на цена от 30 долара на служител на месец - атрактивна сделка. Това работи до $ 1 на ден на служител за целия софтуер Zoho. Установихме, че приложението е по-интуитивно за SMB администратори и акаунти, отколкото за служители, но Zoho Expense все още е ценен инструмент за бизнес пътуващите. Въпреки че общият потребителски интерфейс (UI) не отговаря на нашите инструменти за избор на редактори Сертифициране и разширяване, Zoho Expense може иначе да направи всичко.

Zoho Expense има 14-дневна безплатна пробна версия, която ви позволява да проучите приложението в дълбочина, но може да е по-лесно да се запознаете със софтуера, като използвате безплатната му версия, която поддържа до трима потребители. Безплатният абонамент ограничава съхранението на получаване до 5 гигабайта (GB) за всички потребители и 100 квитанции, сканирани на месец. В противен случай получавате почти всичко, включено в платената версия, включително поддръжка за няколко валути, импортиране на данни от кредитни карти, прилагане на политики и сигурност, което разчита на шифроване на защитен сокет (SSL) и двуфакторно удостоверяване. Абонаментът на Zoho Expense Premium, който премахва ограниченията за съхранение и добавя работен процес за одобрение, започва от $ 3 на месец за 10 потребители, като се добавят $ 3 на месец за всеки допълнителен потребител. Персонализирани планове са достъпни за организации с над 500 потребители.

Функционално, мобилно въвеждане на данни

Крайните потребители (тоест служителите, които искат възстановяване на разходите) могат да въвеждат данни по няколко начина. Компанията очаква повечето потребители да заснемат разписки, използвайки мобилното приложение Zoho Expense за iOS, Android и Windows Phone, и това със сигурност е най-модерното. Но също така можете лесно да получавате данни в системата, като използвате уебсайта Zoho Expense (където можете да плъзнете и пуснете касовата бележка на екрана), като изпращате разписки до потребителски идентификационен номер, посветен на всеки служител, или чрез синхронизация с корпоративни или лични кредитни карти, Междувременно Zoho Expense добави възможността за масово изтриване на потребителите, което може да бъде полезна функция.

Zoho Expense има две функции, които другите липсват. Това е единственото приложение, което предлага добавка за уеб браузъра Google Chrome. Той изрязва част от уебстраницата и я третира като разписка. Също така, Zoho Expense има "екран за групови добавяне на разходи", така че можете да организирате много разходи на една страница. В формата, подобна на електронната таблица, вие въвеждате дата на разход, търговец, категория и сума и свързвате техните приходи. Процесът е по-малко досаден от многократното влачене и капка и със сигурност би бил удобен за организиране след командировка. Но бихме искали Zoho Expense да използва тази функция малко по-задълбочено, като ни позволява да качим електронна таблица, за да популяризираме всички тези полета. Това е нещо, което бихме могли да направим в дома на полета.

Zoho Expense се опитва мощно да минимизира въвеждането на данни, особено в мобилния си опит. От приложението правите снимка на разписка и тя автоматично се качва. Функцията OCR на Zoho Expense върши безпроблемна работа при сканиране на разписки за дата, име на търговец и сума. След като картографирате доставчик в категория, той запомня асоциацията за следващия път. Разходът може да бъде определен за таксуване на клиент, така че можете да таксувате клиенти за доставки, които сте купили от тяхно име. И ако случайно въведете разписка два пъти, Zoho Expanse ще я маркира.

Във всеки случай Zoho Expense организира всичко по именани отчети („Септемврийски разходи“ или „Пътуване до Сейнт Луис“). Можете да изпращате отчети от мобилното приложение или уебсайт, както и да получавате преглед на текущото състояние за всяко изпращане. Таблото за управление на уеб страниците на Zoho Expense съобщава едновременно състоянието на вашите разписки, текущите отчети и текущото състояние на подадените отчети. Това е много интуитивно и го отличава от приложения с малко по-объркващи интерфейси, като Concur Expense.

Една никотия: Ако събирате отчет от колекция от разписки, Zoho Expense ви напомня за недекларирани разходи. Тоест, ще отбележите, че сте качили разписка вчера, която не сте добавили в отчет, и ще ви попита дали искате да я включите в това подаване.

Ясен контрол за администраторите

Подобно на много от другите приложения, Zoho Expense има три типа потребители: податели, одобрители и администратори. Всеки може да има няколко роли. Например, администратор може да предостави на одобряващите възможността да одобрят собствените си разходи, а софтуерът поддържа множество нива на одобрение. Може да се създаде правило, когато мениджърът одобри отчет с обща сума под определена сума. Ако надхвърлите тази сума, докладът се представя на вицепрезидент. Можете също да създадете корпоративна политика, при която одобряващите трябва да одобрят отчетите в рамките на определен брой дни и да им напомнят, когато тази дата се приближава. И наскоро добавено: Възможността за делегиране на одобрение на друг член на персонала, когато обичайният одобрител не е наличен.

Това е просто и за шефа. Zoho Expense представя на администратора ясна картина на всеки отчет в опашката, включително свързаните разписки. Одобрението е толкова просто, колкото и натискането на бутон. Когато дадено правило е нарушено - например, ако е бил подаден разход два пъти, нарушението е маркирано в горната част на отчета, заедно с линк ви позволява ясно да видите нарушението и предлага коригиране. Въпреки че не е толкова лесен процес, какъвто ще намерите в Abacus, това ще бъде много лесно за новите потребители да вземат.

Но има достатъчно място за персонализиране на системата. Например, всяка категория разходи може да има свои собствени изисквания, като разходи за обяд, които се нуждаят от разписка над 20 долара и определяне на максимум 100 долара, преди да задействате предупреждение. Лесно е да добавите и категории. И има доста начини да персонализирате това, което потребителите виждат в разходна позиция, например дали Zoho Expense подканва за местоположение или име на проекта и кои артикули са задължителни.

Солиден инструмент за проследяване на разходи за SMBs

За разлика от другите онлайн приложения в тази група, Zoho Expense е част от продуктов пакет, който включва счетоводство, управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) с Zoho CRM, онлайн проучвания и още няколко бизнес приложения. Zoho Expense използва добре тази интеграция, така че по някакъв начин получавате повече, отколкото плащате. Ако го свържете например с Zoho CRM, тогава екипите по продажбите могат да натрупват разходи, свързани с клиентите, което прави лесно подаването им от клиента или на базата на проект.

Отвъд собствения софтуер на Zoho, Zoho Expense се свързва с Intuit QuickBooks за счетоводство, така че можете да планирате възстановяване на разходите в обичайните счетоводни цикли. Без тази интеграция трябва да експортирате и импортирате данните като CSV (с персонализирани шаблони за експортиране на данни) и да отбележите възстановяването в рамките на Zoho Expense. И тъй като можете да създавате персонализирани роли като външен счетоводител, на когото е разрешено да влиза в системата, това е нещо, което SMB може да избере да се зареди с експерт.

Zoho Expense е истинска полза за администраторите, които искат да проследяват анализите. Можете да видите парите, изразходвани по категории, търговци, клиенти, дори проекти и да разбиете данните по потребител, отдел и валута. Няколко доклада показват къде отиват парите. Те са само за текст, нямат доста графики, но ако сте брояч на боб, може да се интересувате повече от способността на софтуера да експортира диаграмите като XLS, CSV или PDF или как лесно се интегрира с Zoho Sheet, което позволява можете да правите цветни изображения с това приложение. И накрая, тъй като Zoho Expense връзки към собствените си Zoho Books и които се интегрират с Zoho Reports, вероятно счетоводителите ще имат достатъчно за работа, за да направят всеки доклад, който може да се наложи. В допълнение към приложенията на Zoho, Zoho Expense се интегрира и с пакети за продуктивност като Google G Suite и Microsoft Office 365. Неочаквана интеграция е възможността да изтегляте разписки от вашите Lyft вози.

Като цяло Zoho Expense ще работи за повечето малки и средни предприятия. С атрактивен набор от функции, отлични възможности за интеграция и добър набор от опции за ценообразуване, Zoho Expense е феноменален инструмент, който е само на нивото под нашите инструменти за избор на редактори Certify Now и Rydoo.