Когато работя преглед и оценка

Смартфоните се превърнаха в продължение на живота на хората, както у дома, така и на работното място. Това се отрази дълбоко върху начина, по който инженерите изграждат софтуер, особено софтуер за планиране на служители и софтуер за планиране на смени, като например Когато работя. Започвайки от 9 долара на месец за едно място и до петима потребители, Когато работя е мобилен инструмент, който изглежда и работи отлично на телефоните, има модерен, интуитивен интерфейс (UI); и играе добре с друг софтуер за управление на човешки ресурси (HR) чрез интерфейси за отворено програмиране (API). Това не е най-евтиният вариант за планиране и му липсват някои потенциално важни функции като прогнозиране, което е това, което го държи зад заместника на победителя в избора на редактора. Въпреки това многобройните функции за спестяване на време и изобилието от обучение и поддръжка ще струват цената на някои организации.

Всеки, който някога е трябвало да планира смени за магазин, ресторант или фабрика, знае, че това може да отнеме огромно количество време. Платформи като „Когато работя“ имат за цел да го сведат до минимум, включително времето, необходимо за настройването му. Платформата предлага множество начини за добавяне на служители и различни опции за създаване на дневни, седмични и месечни графици.

Влезте в системата на системния администратор или мениджър и ще видите главното табло на платформата, което показва шест предварително конфигурирани джаджи, които показват графика за деня, известия за посещаемост и други действия, които изискват внимание; текущ период на заплащане и как приблизителните разходи за труд се сравняват с общия отработен час. Иконите за основните функции на услугата вървят отляво надясно отгоре, включително икона на Bell за известия.

За да вкарате нови служители, от иконата на инструментите на основната лента за навигация изберете Служители> Добавяне на служител и попълнете минимум информация за контакт. След това кликнете върху зеления бутон „Добавяне на служител“ в долната част, за да изпратите на лицето покана за регистрация. Когато служителят влезе за първи път, той ще бъде инструктиран да попълва липсваща информация, включително снимка, общо часове, които искат да работят в една седмица, и дали искат или не да получават график и други сигнали по имейл или чрез мобилното приложение на платформата. Мениджърите също могат да добавят нови служители, като кликнат върху зеления бутон „Покани служители“ на главната навигационна лента, въведете имейл адрес или телефонен номер на нов работник и кликнете върху „Добавяне“, за да им изпратите покана за инсталиране на приложението и да попълните своите информация. Новите акаунти също могат да качват информация за съществуващия персонал от електронните таблици на Microsoft Excel или да изтеглят данни за служителите от Square, процесор на кредитна карта и услуга за продажба (POS).

Предоставяне на служителите на власт над графиците

За да останат конкурентоспособни, компаниите в някои отрасли дават на служителите по-голям контрол върху графика си, а когато работя, ми е приятно да помагам за това, дори позволявайки на служителите да използват смартфоните си, за да го направят. В приложението работниците избират Input Your Availability> Setup Availability и използват календарна решетка, за да посочат кога могат да работят - плъзгат и пускат зелена икона "Thumbs Up" през дни и часове, когато са на разположение, и червена "Thumbs Down" икона в пъти, когато не са. Те дори могат да посочат кога обикновено спят през нощта, така че системата да заглушава сигналите през тези часове, което е внимателно докосване.

Системните администратори могат да конфигурират настройки „Когато работя“, така че служителите да могат да хващат отворени смени, за които са квалифицирани да работят, да пускат смени или да разменят смени с други служители - всички със или без одобрението на мениджъра. За да разменят смените, служителите избират „Моят график“, щракнете върху смяната, която искат да разменят, и след това изберете Shift Details> Swap Shift. След това на екрана се показват всички колеги, с които те биха могли да преминат, въз основа на тяхната квалификация и наличност и дори позволява на лицето да кликне върху всеки, от когото не искат да предложи суап; след това те могат да добавят съобщение и натиснете „Изпращане“. Офертите за размяна се показват като push известия на телефоните на поканените. Служителите също могат да разделят своите смени, предлагайки част от планирана смяна на друг служител. Наскоро компанията добави и функционалност за чат към софтуера, която позволява на потребителите да комуникират в реално време, преди да изпращат заедно заявки за промяна на смяна.

Планиране

Новите акаунти първо трябва да щракнете върху Настройки> Позиции, за да въведете имена на всеки тип работа във фирмата, които могат да бъдат цветно кодирани, за да улеснят проследяването им в таблицата на графика. Използвайте Настройки> Местоположения за въвеждане на местоположения, които могат да бъдат отделни физически местоположения или различни работни зони или отдели вътре в едно заведение; това е удобна функция за компании, които използват различни планиращи програми за различни отдели. След като бъде зададена информация за служител, работа и местоположение, е време да се състави график.

Модулът Scheduler на платформата може да бъде конфигуриран да показва дневен, седмичен и (в зависимост от нивото на закупената услуга) месечен календар за конкретно място. Всички служители, прикачени към това местоположение, се появяват вляво и дните или часовете на деня минават през върха, създавайки мрежа от отворени клетки, които представляват възможни часове, в които човек може да работи. Създайте смени, като щракнете двукратно в отворена клетка, която отваря изскачащо поле за информация за този служител, показвайки каква промяна през този период от време са квалифицирани за запълване и дали са налични. Ако служителите работят на няколко места, системата разпознава дали вече са назначени на смяна на друго място. Кликнете с левия бутон върху всички показани смени и смяната се зарежда автоматично в календара, където се появява под диагонален сив екран, за да покаже, че не е публикувана.

В изскачащия прозорец можете също да създадете персонализирана смяна, да добавите платена или неплатена почивка и да оставите бележка (напр. „Моля, почистете тоалетните, преди вашата смяна да приключи.“). След като е зададен график, щракнете върху „Публикуване и уведомяване“, за да публикувате графика и изберете кой ще бъде известяван. Ако графикът съдържа отворени смени, служителите, определени като отговарящи на условията и достъпни за работа, ще получат предупреждение. В зависимост от начина, по който сте настроили системата, ако повече от един човек се интересува, можете да изберете кой получава смяната въз основа на старшинството или на базата на първо дошъл, първи служил.

След като създадете промяна, можете да я запазите като Shift Template, приятен пряк път за компании, които редовно запълват същите смени. Има два начина за достъп до запазени смени. Един от начините е да изберете Настройки> Shift Templates, което извежда всички запазени смени, които могат да се добавят към графика. Вторият начин е чрез щракване върху иконата на гаечен ключ в горния десен ъгъл на модула Scheduler, който извежда падащо меню, в което една от опциите е „Копиране на предишната седмица“. Тази опция ще копира целия график за предходната седмица. Сега потребителите могат да сортират смени по служители или по длъжност, което е особено полезно за мениджъри с голяма работна сила в множество географии.

Много фирми обръщат голямо внимание на това как промените съответстват на продажбите. За да помогна в това, Когато работя поддържа поддържано общо планирани часове на ден в долната част на страницата на планиращия. Кликнете върху раздела Бюджет в горната част на страницата и вместо това в долната част на страницата се появява „Прогнозирани продажби, разходи за труд и труд%“ (т.е. труд като процент от продажбите). Това обаче са числа, които се променят в реално време, когато хората се добавят или премахват от графика. В момента потребителите трябва сами да включат прогнозните номера на продажбите, за разлика от това, което трябва да направят в конкурентното Човечество, което изтегля тези данни от други HR доставчици, с които те се интегрират.

Поддръжка и цени

Базираната в Минесота компания предлага поддръжка за чат и имейл от 7:00 до 8:00 централно време и безплатно ще качва на своите клиенти съществуващите графици, шаблони за график и нови служители на своята платформа. Клиентите могат да гледат помощни видеоклипове, да потапят в статии в Помощния център, да се регистрират за някоя от няколко тренировки на живо, провеждани онлайн всяка седмица, или да плащат малка такса за инструкция едно на едно.

Цените за планиране започват от $ 9 на месец за едно място за до пет потребители (включително планиращи и служители) и най-основните функции, включително месечен изглед на календара. За 29 долара на месец услугата може да се използва за планиране на до 20 потребители и включва множество местоположения, сайтове за работа, потвърждения на смяна, пояснения и месечен изглед на календара. Компании със 100 или повече служители плащат договорени ставки на ниво предприятие. Функция на TeamTxt съобщение (персонализирано текстово съобщение) позволява на мениджърите да изпращат групови SMS съобщения до един, някои или всички служители и струва приблизително 3 цента на съобщение. Когато аз работя предлага пакетни сделки за записване както за планиране, така и за време и посещаемост, които започват от $ 17 на месец за до петима потребители.

Когато работя има няколко функции, които се появяват, включително WorkChat, комуникационен инструмент в приложението за групови или съобщения едно на едно. В момента WorkChat се предлага само за акаунти с по-малко от 20 служители. Компанията също предлага испанска версия на приложението си за iOS и казва, че планира да разшири поддръжката на испански език до останалите си платформи до средата на 2018 г. Когато работя се интегрирам директно с Square, Intuit QuickBooks Online Plus и ADP (чрез CSV плосък файл), а официален представител на компанията казва, че предстои интеграция с други POS системи.

Когато инструментите за планиране на I Work си струва да се обмислят за управление на почасови работници, които предпочитат да използват телефоните си, за да вършат почти всичко, свързано с работата им, включително да търсят графици, да набират смени, да искат почивки и да общуват с шефове или колеги. Началните цени не са толкова достъпни като заместник или ZoomShift, но когато работя предлага повече вградени функции за цената, отколкото ZoomShift. Това е цената, която плащате за инструмент с множество функции за спестяване на време, който отговаря на начина, по който вие и вашите служители искате да работите.