Преглед и оценка на Trello

Онлайн инструменти за сътрудничество и комуникация се предлагат в голямо разнообразие. Някои от тях, като например Джира, са популярни сред разработчиците на софтуер, които могат да използват гъвкав или просто своевременен стил на работа. Trello използва различен подход и вместо това използва методология на работа в стил канбан, която е силно визуална. Trello е онлайн пространство за сътрудничество, използвано за управление на работа от всякакъв вид, независимо дали са бизнес проекти или лични задължения. Работи сравнително просто, с възможности за плъзгане и пускане и интуитивен интерфейс. Ако мислите да го използвате за истинско управление на проекти обаче, помислете, че му липсват основи за управление на проекти като диаграми на Гант, компоненти за проследяване на времето и инструменти за отчитане. Можете да добавите тези функции чрез интеграция на приложения и приставки, но те не са включени по подразбиране, когато се регистрирате в Trello или плащате за премиум акаунт. Trello е привличащ вниманието и забавление и е много добро решение за сътрудничество за определени видове работа и екипи. Определянето дали е подходящо за вашия екип обаче може да вземе някакъв опит и грешка.

Цена и планове

Trello предлага четири нива на обслужване: безплатен акаунт, плюс три версии на платени акаунти, наречени Gold, Business Class и Enterprise.

Безплатният акаунт ви дава много да опитате без твърде много ограничения. Можете да създадете и управлявате колкото искате дъски, списъци и карти и да прикачите файлове с размер до 10MB. Няма ограничения за броя на хората, които също могат да се присъединят към вашия акаунт. Ограниченията са, че получавате само едно включване или интеграция на борда. Power-Ups включват Salesforce, Join.me (за видеоконференции), Slack, Zendesk, Github и т.н. Пълният списък на Trello Power-Ups е онлайн.

В допълнение към тази интеграция можете да се свържете с три различни услуги за съхранение в облак: Google Drive, Box и Dropbox. С безплатен акаунт получавате само основна функционалност с тези услуги за съхранение, което означава, че можете да добавяте връзки към файлове във вашите карти Trello. Ако решите да превърнете някоя от тези услуги за съхранение в своя Power-Up, ще получите някои допълнителни функции. В случай на Google Drive можете да преглеждате файлове направо от Trello и дори да създавате нови документи направо от приложението Trello.

За $ 5 на месец или $ 45 на година можете да надстроите безплатния си акаунт в Trello до Gold акаунт. Има две сериозни предимства да имате Gold акаунт. Първо, максималният размер на файла за прикачени файлове се увеличава до 250 MB. Второ, получавате три Power-Ups (интеграции) на борда, а не само един. Другите предимства, като персонализирани емоджи и повече стикери, се чувстват повече като покупки в приложението за видео игри, отколкото за подобряване на производителността.

Сметките в бизнес класа и Enterprise са различна история. Основната разлика между тях и безплатните и Gold акаунти е, че най-горните нива са с администраторски контроли.

Бизнес класът Trello струва $ 119, 88 на потребител годишно, което е $ 9, 99 на човек на месец. Това е двойно повече от преди. С това ниво на акаунт получавате неограничени Power-Ups, прикачен файл с максимален размер 250MB и множество опции за персонализиране. Администраторът на акаунт в бизнес класа може да посочи кои потребители могат да създават дъски и с какви нива на разрешения - всичко от публичните табла до частните табла до дъските, които са видими само за тези в организацията. Trello Business Class също така ви дава възможност да каните хората да имат достъп само до четене до вашите табла, като ви позволява безопасно да споделяте подходяща информация с външни сътрудници. Можете да деактивирате акаунти на хора, които са напуснали организацията, без да изтриете и всичките си исторически данни. Бизнес профилите могат да се интегрират и с Google Apps.

Trello Enterprise, който използва персонализирани цени, е предназначен за организации с повече от 100 души. Акаунтът на Enterprise се предлага с всичко в акаунта в бизнес класа, но с телефонна поддръжка, специален контакт в Trello и опростено таксуване. Вижте страницата на Trello Enterprise за повече подробности.

Trello беше доста евтин, особено за екипи, по-малки от 15 души, но както споменах, цената се е удвоила от 2015 г. Сега цената на Trello е повече в съответствие с други приложения за продуктивност на бизнеса, включително специализирани приложения за управление на проекти, които предлагат малко повече. Разбира се, инструментите за сътрудничество в стил kanban като Trello и истинските приложения за управление на проекти не са едно и също нещо, така че не е сравнение между ябълки и ябълки.

Независимо от това, добре е да знаете колко струва софтуер, който е в същата обща категория, за да получите представа за това какво е добра сделка и кое не. Двете любими платформи за управление на проекти на PCMag, Zoho проекти и проекти за работа в екип имат изключително атрактивни цени. Проектите за работа в екип таксуват $ 49 на месец (фиксирана такса) за неограничени потребители, като този план включва поддръжка до 40 проекта с 20 GB пространство за съхранение. Той също така включва интерактивни (съвместими с плъзгане и пускане) диаграми на Гант и инструменти за проследяване на основни етапи - всички неща, които бихте очаквали от строго приложение за управление на проекти. Подобен пакет от Zoho Projects струва 50 долара на месец за 50 проекта и 100 GB пространство за съхранение.

Много други приложения за управление на проекти таксуват на потребител на месец. LiquidPlanner, например, започва с много по-висока $ 29 на потребител на месечна такса (и има десет потребителски минимум), но разполага с обширни инструменти за отчитане и фактуриране. Comindware Project, традиционна услуга за управление на проекти с малко по-скромни възможности, работи като същата цена като Trello Business Class: $ 9, 99 на потребител на месец.

Първи стъпки с Trello

Trello и други приложения на kanban използват дъски, списъци и карти вместо структурата на базата на времевата линия, наблюдавана в приложенията за управление на проекти, които разглеждат проекти, задачи и основни етапи. Управлението на проекти е предназначено за проекти, които имат конкретна крайна дата и възможност за изпълнение, докато канбансовите табла са проектирани да помагат на екипите да управляват различни видове работа, а не непременно ограничени проекти.

Помага да имам пример и ще ви дам един много основен. Представете си, че имате канванска дъска за списък със семейни задачи. Можете да си го представите като табло за плакати с лепкави бележки. Има три колони (Trello ги нарича списъци) с надпис „Do, Doing“ и „Done“. В първата колона To-Do членовете на семейството поставят картички със задача, която трябва да бъде изпълнена. Да кажем също, че семейството е решило, че всеки човек отговаря за не повече от три задачи наведнъж. (Това е типично правило в стил канбан - помага на потребителите да се съсредоточат.) Тъй като членовете на семейството избират задачи, които ще изпълняват или им се възлагат, те записват името си в съответните карти и ги преместват в колоната Doing. Когато задача е завършена, отговорният човек я премества в колоната Готово.

От примера можете да получите две основни предимства на канбан. Едното е, че дизайнът и правилата на ангажираност ограничават колко работа хората могат да имат на чиниите си в даден момент, за да не се претоварят. Второто е, че всеки има видимост за състоянието на работата, която организацията (в случая семейството) трябва да свърши. Това позволява както отчетността, така и възможността да се помогне на други членове на екипа, които изостават.

Картите в Trello могат да имат много подробности върху тях. Освен да държи задача и името на правоприемника, картата може да съдържа списък на подзадачи, срок на годност, подробно описание, хипервръзки, прикачени файлове и други.

Интерактивност

Trello е интерактивно уеб приложение, с много добри възможности за влачене и пускане. Например, ако искате да качите изображения или да прикачите PDF файлове към карта, можете да ги изберете от вашия компютър и да ги плъзнете право върху картата. Качват се само за няколко секунди. Можете също да качвате от Google Drive, Box, Dropbox или URL. Харесва ми, че Trello взема всички визуални активи, които качвате, и добавя един от тях като обложно изображение към вашата карта, за да можете лесно да идентифицирате задачата всеки път, когато погледнете дъската.

Въпреки че можете да присвоите някого на карта и да определите срок за плащане, няма да намерите по-разширени функции за управление на проекти, като например оценка на най-добрите и най-лошите сценарии за колко време може да отнеме дадена задача. Странно ми е също, че картите не могат да бъдат отменени като готови, въпреки че могат да имат срок, но може би се опитвам да ги накарам да бъдат задачи, когато не са. Можете обаче да архивирате карти, когато сте готови с тях.

Trello ви позволява да добавяте цветни етикети към картите, но въпреки големите надежди, открих, че те са отпадане. Всеки етикет трябва да е с цветно кодиране, което означава, че ви липсват лесно разпознаваеми цветове след може би 10 или 12. Бих предпочел и просто да видя ключовите думи, които избрах да използвам като етикети или етикети и да разполагам с надеждни инструменти за търсене и филтриране на информация въз основа на тях.

Както споменах, Trello няма собствени инструменти за проследяване на времето, графики на Гант или отчети за напредъка, но можете да добавите някои от тези функции чрез разширения на Google Chrome на трети страни. Разгледах се с един, наречен Plus for Trello, който добавя функции за проследяване на времето, отчети и scrum (scrum е стил на работа, който се фокусира върху итерация, популярен сред софтуерните разработчици). Те не са лоши, но също така не са почти толкова мощни, колкото родните функции за отчитане и оценка на времето, открити например в LiquidPlanner. LiquidPlanner може да прави неща като пренастройка на цяла времева линия от задачи, които са зависими една от друга, ако дори един човек пропусне срок.

Можете да свържете Trello с други бизнес приложения извън това, което е в магазина за разширения на Chrome. Инструменти за отчитане на времето Toggl и Harvest предлагат интеграция с Trello. Това е добре, ако се интересувате да комбинирате уникален набор от инструменти, които вашият екип да използва. Много отбори ще предпочетат един пакет, който предлага всички функции, от които се нуждае, извън кутията, но няма нищо лошо в прилагането на DIY подхода, ако имате ресурси да го направите.

Една от силните страни на Trello е, че има повече от един начин да го използвате. Това е достатъчно гъвкаво, за да се наведете към волята си и можете да станете доста креативни. Например, създадох борда в Trello за следене на идеи за пътуване. Моите списъци са за различни региони за пътуване, а картите са за конкретни пътувания. Вътре в картичките имам бележки за фестивалите в тези райони, местни приятели, с които трябва да се свържа, преди да пристигна, и снимки на местоположението. Имам и списък с подзадачи, като например проверка дали имам нужда от виза, резервиране на полет, резервиране на квартири и т.н.

Гъвкавостта на Trello може да изглежда като предимство, но може да бъде и тежест в това, че трябва да разберете как най-добре да използвате услугата. Отдавна се чувствам по същия начин за Асана, прекрасен инструмент за управление на задачи, който има толкова малко правила за това как да го използва, че може да бъде поразителен за новите потребители, докато те се опитват да разберат как може да работи за тях. И Trello, и Asana могат да бъдат отлични инструменти, но е необходим силен, сплотен екип, който да се справи с някои опити и грешки, когато първо приемете инструмента и решите как да го използвате.

Приложения и екстри

Trello се справя добре с мобилните приложения. Услугата предлага Trello за телефони и таблети с Android, както и за iPhone и iPad. Има и приложение Trello за Slack. Мобилните приложения са почти идентични с уебсайта. От една страна, това означава, че е лесно да преминете от уеб приложението към мобилните приложения. От друга страна, мобилните приложения нямат едни и същи екранни имоти и ми е много трудно да ги използвам като самостоятелни продукти, без уеб приложението да служи като основен интерфейс. С други думи, мобилните приложения на Trello работят най-добре като придружаващи приложения към уеб приложението, а не като вашият основен начин за взаимодействие с услугата.

В допълнение към множеството разширения на Chrome и съвместими приложения, които можете да добавите към Trello, той се поддържа от Zapier и Ifttt. Zapier и Ifttt са услуги, които ви позволяват да свързвате онлайн приложения и инструменти, които поначало не са оперативно съвместими, а ключът е, че не е нужно да знаете как да кодирате, за да ги накарате да говорят помежду си. Например, можете да свържете Trello и GitHub, така че всеки път, когато се създаде нов брой в избрано хранилище на GitHub, карта Trello автоматично се създава на определен борд с подробности за изданието.

Гъвкави, визуални и леки

Trello предоставя гъвкаво приложение за съвместно управление на работата. Тъй като е гъвкава, обаче, може да се наложи известно експериментиране, за да разберете как най-добре да го използвате за вашия екип и натовареността, която управлявате. Това е сравнително лека, гъвкава и съсредоточена алтернатива на инструментите за съвместен избор на редактор за избор като Asana, които изискват много повече време за настройка и които, ако не се прилагат правилно, всъщност могат да отдалечат фокуса ви от работа. Ако наистина искате традиционен софтуер за управление на проекти, може да откриете Trello за функции, тъй като липсват вградени инструменти за отчитане, аплети за проследяване на времето и дори традиционни задачи, както може би ги познавате. За директно управление на проекти препоръчвам Zoho проекти и проекти за работа в екип, нашите избори за редактори в PCMag.