Видео: NetSuite SuiteSuccess Social Impact Starter: Reporting (Септември 2024)
Oracle NetSuite OneWorld е една от най-популярните облачни системи за планиране на корпоративни ресурси (ERP) на пазара днес. ERP системите обикновено са сложни, просто защото покриват много основи - от счетоводство и финансови средства до продажби, маркетинг, управление на запасите и много повече. NetSuite работи усилено, за да поддържа софтуера си възможно най-лесен за използване, но голяма част от популярността му произтича от факта, че е достатъчно сложен и гъвкав, за да побере всички видове бизнеси - от малки до средни предприятия (МСП) до пълноценна мултинационална компания предприятия. И сега, след като NetSuite е придобит от Oracle и вероятно е интегриран с портфолиото на софтуер за корпорация Fortune 100, тези възможности само ще нарастват.
Тази гъвкавост обаче понякога е недостатъкът на приложението. NetSuite е толкова изчерпателен, че е почти невъзможно да се познаят всичките му функции и възможности - доказва се от факта, че ERP експертите и NetSuite силно съветват клиентите да се ангажират с квалифицирана консултантска компания NetSuite, за да конфигурират правилно и персонализират софтуера преди да го разгърнат. на потребителите.
Това може да затрудни потребителите да се възползват максимално от тази ценна платформа. Много е възможно софтуерът да има полезни функции, които може би дори не знаят, че са налице. За да ви помогнем, ние подбрахме кратък списък от експертни потребители и консултанти и съставихме колекция от съвети и трикове на Oracle NetSuite OneWorld, за да ви покажем как да използвате някои от функциите, за които може би дори не сте познавали предлаганите NetSuite. Ще ви покажем и как да използвате по-добре някои функции, от които се нуждаете всеки ден. Ще разширим този сборник с течение на времето и ви каним да споделите с нас своите съвети и техники.
Следните съвети бяха предоставени от Крейг Съливан, Крис Манчестър, Уил Гудбърн и NoBlue. Съливан е старши вицепрезидент по международни продукти в Oracle NetSuite, Манчестър е старши консултант по NetSuite в NetSuite партньор и консултантска компания Sikich LLP, Goodbourn е консултант по решения в Klugo Group в Австралия, а NoBlue е партньор на NetSuite и консултантски услуги във Великобритания. Оценяваме цялото им участие и готовността да споделят своя опит.
Категории
- СЧЕТОВОДСТВО И ФИНАНСОВЕ
- ПРОИЗВОДСТВО И ДОСТАВКА НА ВЕРИГА
- МОБИЛНА И СИСТЕМА
- ПРОДАЖБИ И МАРКЕТИНГ
Съвет 1: Възползвайте се максимално от своя сметкоплан
Вашият сметкоплан е изключително важен за счетоводния процес на вашата организация. Графиката разделя и организира активите, разходите, пасивите и приходите по такъв начин, че да улесни бързото преценяване на общото финансово състояние на вашата компания. NetSuite OneWorld включва изчерпателен сметкоплан, но много потребители пропускат важни възможности, когато става въпрос за свързване на множество субекти, като дъщерни дружества. За да улесните това, опитайте това:
Когато създавате нов акаунт, добавете външен идентификатор (чрез импортиране), който е номерът на акаунта с главна книга (GL), за да улесните импортирането на вписване в журнала. Сметка за консолидация на Oracle NetSuite OneWorld (мулти-компания) трябва да бъде споделена във всички ваши дъщерни дружества. Например, ще използвате една и съща Дължима сметка и една и съща вземане за всички дъщерни дружества, независимо от валутата. Можете да направите това лесно, защото Oracle NetSuite OneWorld автоматично се настройва за преоценки на валута.
Не забравяйте обаче, че е най-добре да използвате стандартните акаунти по подразбиране Oracle NetSuite OneWorld, когато е възможно, а не да ги импортирате. Освен това използвайте сегменти за финансово отчитане, а не за създаване на отделни GL акаунти за всеки отдели, канал или филиал.
Съвет 2: Получете повече от финансовия мениджмънт
Таблата за управление са чудесен начин за по-лесен достъп до често използваните операции. След като идентифицирате често използвани преки пътища, отчети, ключови показатели за ефективност (KPI), запазени търсения или други функции за определена роля, Oracle NetSuite OneWorld ви позволява да ги вградите в табло за управление, специфично за тази работа. След това можете да настроите и публикувате тези табла за управление на конкретни потребители. Това разчита на отделните потребители, които могат да имат напълно различни табла за управление. Можете да редактирате и променяте таблата за управление на един потребител за използване от друг потребител или да копирате унифицирано табло на няколко потребители или на екип със същите нужди.
Съвет 3: Използвайте фантомни сглобки в планирането на производствени, вериги за доставки и материални потребности (MRP)
Фантомните сглобки обикновено са елементи, които не могат да се поставят на пазара, произведени за използване като компоненти в производствените възли. Те могат да се използват и за опростяване на управлението на Bill (Материали на материалите) или за представяне на опция за конфигуриране на конкретен произведен продукт.
Функцията Phantom BOM също така позволява на потребителите да контролират кои сглобки ще бъдат изтеглени от склад и кои ще бъдат завършени като част от работната поръчка за сглобяването на монтажа. Например, потребителите могат да създадат монтажен елемент (например колело за велосипеди), който представлява опция за конфигуриране на продукта, и след това да го зададат като „Phantom“.
За целта трябва да се активират следните функции от менюто за настройка: Настройка> Компания> Задачи за настройка> Активиране на функции:
Елементи за сглобяване
Работни поръчки
След като бъдат активирани, опциите за сглобяване на Phantom се появяват в записите за монтажа и работните поръчки.
Съвет 4: Използване на роли при внедряване и настройка на системата:
Как се създават и възлагат роли в Oracle NetSuite OneWorld е много важно. Той трябва да бъде обект на няколко срещи за сигурност и бизнес процеси, преди да внедрите софтуера. Ролите са важни, защото представляват вашето първо ниво на контрол за сигурност на данните; кой сте и какво правите, определя вашия достъп до данни и функции, така че това трябва да бъде внимателно картографирано.
За да проверите дали вашите роли имат правилните разрешения, копирайте URL адреса от една роля и го използвайте в друга, за да действа като тест. Ако втората роля няма правилното разрешение, тогава Oracle NetSuite OneWorld ще ви обясни точно кое разрешение е необходимо. Също така, опитайте се да определите групи роли или роли, които се отнасят за групи потребители (като отдели или екипи), вместо да създавате отделна роля за всеки отделен потребител. Ако един човек се нуждае от малко повече или по-малко разрешения от останалите, тогава можете да го настроите, като използвате глобални разрешения отгоре на определената персонализирана роля, подобно на това, как бихте го направили в мрежова директория като Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD). Освен това, винаги се опитвайте да използвате персонализирана роля, а не стандартна. Персонализираните роли могат да се променят с течение на времето, докато стандартните роли не могат - което ги прави по своята същност по-сигурни и по-лесни за управление в дългосрочен план.
Съвет 5: Активирайте NetSuite Mobile
NetSuite Mobile е функция, която много организации използват недостатъчно. Две области, в които NetSuite Mobile спестява време и насърчава по-точното отчитане, са въвеждане на отчет за разходи и актуализиране на данните за клиенти и продажби. Като въвеждате разходи и свързаните с тях разписки, когато се случват, ще премахнете загубените грешки при влизане, когато ги въведете на партиди.
Подробности за разходите са градивните елементи, от които можете да управлявате разходите и да създавате отчети за разходите. Те съдържат изображение на физическата разписка и придружаващо описание на разходите. Можете да прикачите до четири изображения към отделен детайл за разходите, което улеснява организирането на няколко артикула в една категория (например, за неща като паркинг билети, такси за такси или вечерно хранене).
За да създадете подробност за разходите:
Първо докоснете „Нов разход“ на таблото за дома.
Второ, докоснете иконата на изображението на камерата.
Трето, изберете съществуващо изображение на вашия компютър или заснемете ново изображение и след това посочете това.
След това докоснете отново иконата на изображението на камерата, за да добавите няколко изображения според нуждите (не забравяйте, че максимумът е четири).
След това попълнете полетата за описание, така че счетоводството да знае какво се случва.
Накрая докоснете Готово, за да запишете подробности за разходите и сте готови да продължите.
Съвет 6: Създайте персонализирани полета, за да адаптирате OneWorld към вашия бизнес
Персонализираните полета са полета за въвеждане на данни и база данни, които не са част от конфигурацията по подразбиране на Oracle NetSuite OneWorld. Чрез внимателно картографиране на вашите бизнес процеси можете да разберете данни, от които вашата организация трябва да събира, за да оптимизирате стойността на Oracle NetSuite OneWorld за вашата компания. Можете да добавите такива полета към всеки модул в Oracle NetSuite OneWorld. Това може да бъде поле в модула за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), което улавя нещо за вашите клиенти, от което може да се нуждае само вашият бизнес, или персонализирани полета в инвентара или счетоводните модули. Добавянето на едно или повече от тези персонализирани полета към вашите записи не е трудно.
За да започнете, отидете на Персонализиране> Списъци, записи и след това Полета. Оттам изберете> Ново и след това посочете къде трябва да отиде и какъв е желаният тип поле.
След това в полето Етикет въведете име или описание за полето. Този етикет се показва от полето на избраните от вас транзакции. Ако желаете, въведете уникален идентификационен номер за това поле. Това може да бъде зададено на буквено-цифров низ до 30 знака. Този низ не трябва да включва интервали, но може да включва подчертаване ("_"). NetSuite автоматично променя идентификатора, въведен в това поле с префикс, който съответства на вида на полето, което се създава, както е изброено по-долу:
CRM: custevent
Субекти: осигуреност
Елементи: паритет
Колона за транзакции: custcol
Транзакционен орган: попечител
Изберете собственика на това персонализирано поле. Само собственикът може да променя този запис. Вашето име е избрано по подразбиране. Въведете описание на полето. В полето Тип изберете типа персонализирано поле, което искате да създадете. Типът на избраното поле определя другите опции, които можете да зададете на тази страница. Ако сте избрали Списък / Запис или Множествен избор в полето Тип, след това изберете списъка или записа, който съдържа елементите за полето на списъка.
По подразбиране опцията Store Value е активирана, така че стойностите на персонализираните полета да се съхраняват във вашия акаунт в Oracle NetSuite OneWorld. Изчистете това поле, за да посочите, че стойностите на това персонализирано поле са „само за показване“ и не трябва да се съхраняват. Освен това някои персонализирани типове данни на полето предоставят опция "Използване на криптиран формат", която можете да активирате за криптиране на стойностите на полета, съхранени в базата данни.
Съвет 7: Конфигурирайте Oracle NetSuite OneWorld за iPhone
Безплатен за използване за всички клиенти на Oracle NetSuite OneWorld, приложението Oracle NetSuite OneWorld iPhone осигурява достъп до ключова бизнес информация, за да можете лесно да наблюдавате бизнес дейностите по всяко време от всяко място. Приложението е предназначено предимно за използване на iPhone, но ще работи на всяко устройство с iOS с Apple iOS 7.x или по-нова с интернет връзка. Ето как можете да конфигурирате някои от най-важните настройки:
Запазване или премахване на данните ви за вход: Приложението може да съхранява вашите данни за вход чрез функцията „Запомни ме“. За да активирате това, отидете на Настройки:
След това докоснете „Запомни ме“, въведете вашите данни за вход, докоснете „Активиране“ и след това прочетете и се съгласете с юридическото изявление на Oracle NetSuite OneWorld. За да премахнете данните си за вход, просто се върнете в същите настройки и докоснете „Деактивиране“.
Конфигуриране на лентата с раздели за навигация: Можете да конфигурирате лентата на раздела за навигация, за да показва всички четири опции от следните: Начало, Календар, Запазени търсения и списъка на поддържаните типове записи. В лентата с раздела за навигация докоснете „Още“ и след това в лентата с менюта докоснете „Редактиране“. Сега можете да премествате типове записи нагоре или надолу в списъка, като плъзнете иконата Grab. Когато приключите, докоснете „Готово“. Първите четири елемента ще бъдат показани в лентата за навигационни раздели (разположена в долната част на повечето екрани).
Конфигуриране на регистриране на телефонни обаждания: Вписването на телефонни разговори ви позволява да проследявате всички телефонни обаждания, инициирани от вашето приложение Oracle NetSuite OneWorld iPhone (тази функция е изключена по подразбиране). Също така може да ви напомня да регистрирате последното си обаждане; веднага след като обаждането приключи, изскачащ сигнал ви напомня да регистрирате повикването. За да коригирате тези настройки, отидете на вашите настройки и докоснете „Регистрация на телефонни разговори“. След като приключите, докоснете „Готово“.
Съвет 8: Използвайте максимално RSS емисии
Много потребители не използват функцията за RSS емисии на таблото за управление на Oracle NetSuite OneWorld, което може да бъде грешка, особено за екипи или подразделения, които искат лесно и редовно да се актуализират взаимно. RSS означава „Обобщена обобщена информация за сайта“ и това е начин информационните актуализации да бъдат публикувани в емисии за сътрудничество в стил социални медии, така че хората, екипите или други групи да могат да се абонират за нея. Тези емисии могат да произхождат от вашата организация или някъде другаде в отворената мрежа. Oracle NetSuite OneWorld има някои вградени RSS емисии, за които можете веднага да се абонирате, като Yahoo Business News, но има много инструменти, които ще ви помогнат да създадете персонализиран RSS емисия за всякакви различни приложения.
Като пример, Queryfeed ви позволява да използвате прост инструмент за търсене, за да изстържете Facebook, Google или Twitter за споменавания на конкретна ключова дума или ключови думи. Така че можете да наблюдавате всеки път, когато някой спомене вашата компания в Twitter, или да следите шумотевицата около събитие в индустрията, което ви засяга. Изграждането на тази емисия отнема само минути и след това можете да използвате RSS функциите на Oracle NetSuite OneWorld, за да показвате тези данни директно във вашите табла за управление на Oracle NetSuite OneWorld.
RSS услуга ще ви даде URL адрес на уебсайт, който има кода за вашата персонализирана RSS емисия. След това, всичко, което трябва да направите е:
Кликнете върху връзката „Персонализиране“ в горния десен ъгъл на таблото за управление на Oracle NetSuite OneWorld. Това ви дава меню на всички налични "портлети" на таблото за управление. Оттам можете да изберете „RSS емисия“ и да го плъзнете където искате.
Щракнете върху връзката „Настройка“ в горната част на новия ви портфейл за RSS, за да промените източника.
В полето „URL адрес на емисия“ въведете URL адреса на новата си RSS емисия.
Новата RSS емисия ще бъде добавена.
Вижте всички категории ПРОДАЖБИ И МАРКЕТИНГСъвет 9: Направете CRM още по-управляем
CRM функциите на Oracle NetSuite OneWorld вече са конкурентни и всеобхватни, но ето няколко начина да направите CRM още по-лесна за използване:
Използвайте автоматично присвояване на олово. Настройте вашите правила за продажби и територии за продажби, за да присвоите незабавно нови потенциални клиенти на асоциирани представители на продажбите или екипи, веднага щом те са налични.
Следете и следете последната активност по продажбите на записи за контакти, клиенти и възможности. Това гарантира навременния контакт с перспективите.
Използвайте напомняния на таблото за управление с заглавия за бързо и лесно ръководство на ежедневните си задачи.
Не забравяйте да зададете маркетинговите кампании на „ИЗПЪЛНЕНИЕ“, за да могат да бъдат обработени в определеното време.
Създавайте лесно адаптивни проучвания на удовлетвореността, като използвате персонализирани записи, за да изпращате имейли до вашите клиенти; резултатите автоматично ще бъдат попълнени в Oracle NetSuite OneWorld и могат лесно да бъдат проследявани.
Съвет 10: Как да отговорите на имейл от запис
Не винаги е лесно да разберете как да отговорите на имейл, генериран от запис. Ето как:
В записа, от който искате да изпратите имейл съобщението, щракнете върху подраздела Комуникация. След това в следващия подраздел Съобщения направете следното:
Кликнете върху Преглед до имейл съобщението:
След това щракнете върху Отговор, Отговор на всички или Препращане:
Ако отговаряте, прикачените файлове не са включени по подразбиране, но могат да бъдат добавени в подраздела Приложения. Препратените съобщения включват прикачени файлове по подразбиране.
Съвет 11: Как да изпратите ново имейл съобщение от запис
Не е трудно да изпратите имейл, който включва запис. Това е полезен начин за предаване на записа. Ако изпращате ново имейл съобщение, щракнете върху Имейл. Като алтернатива можете да използвате бутона „Създаване на нов“ в горната част на записа и да изберете имейл от падащия списък. Ще се появи поле за имейл съобщение.
След това изберете контакта, на който искате да изпратите имейл, в полето Получател или въведете имейл адрес. Ако искате да включите други получатели, тогава в колоната Копиране на други изберете останалите, които искате да включите в това съобщение. В полето имейл въведете имейл адрес, ако такъв не съществува. Поставете отметка в полето Cc, за да копирате този контакт, или в полето Bcc, за да сляпо копирате контакта.
Съвет 12: Управление на отхвърлени имейли
В Oracle NetSuite OneWorld, когато имейл съобщението върне невалиден адрес или твърд отскок, всички записи, свързани с този имейл адрес, предлагат предупреждение, че имейл адресът е невалиден. Това предупреждение включва маркетингови кампании по имейл, както и записи на клиенти, контакти, доставчик, служител и други имена и имейл съобщения. Има много възможни причини за твърди скачания. Те включват неизвестен потребител, лош домейн, грешка в адреса и грешка в закрития акаунт, за да назовем само няколко.
Тези имейл адреси също се добавят към „списъка с отхвърлени имейл адреси“. Oracle NetSuite OneWorld няма да изпраща имейл съобщения до адреси, които са предизвикали твърд отскок, докато не бъдат премахнати от този списък, ръчно или след изтичане на определено време. Това зададено време е зададено от администратора на акаунта в раздела Имейл в Настройка> Компания> Предпочитания> Настройка на печат, факс и електронна поща.
Можете да видите списък с отхвърлени имейл адреси на Списъци> Връзки> Адрес на имейл адрес.
Тук можете ръчно да премахнете имейл адресите от списъка, за да ги включите отново в имейл кампании. Докато имейл адресите присъстват в този списък, тогава Oracle NetSuite OneWorld няма да изпраща имейли на тези получатели. Те обаче остават в този списък само за посочения по-рано определен период от време. Определените периоди от време за „премахване на имейл адресите от списъка с отскочени имейл адреси след“ са 30 дни, 90 дни, 180 дни или никога. Ако профилът ви е настроен на „никога“, отхвърлените имейли ще останат в този списък и следователно никога няма да бъдат изпращани имейли - освен ако не ги премахнете ръчно.
Съвет 13: Използване на функцията за комисиони на служителите
Модулът на Комисията (известен още като "управление на стимулиращото обезщетение") е на разположение като допълнителен модул за клиентите на Oracle NetSuite OneWorld. Тя позволява на работодателите лесно да плащат своите представители на продажбите и комисионата на своите партньори, като част от заплатите си или чрез чек (третират се като транзакция с дължима сметка) Функцията за компенсация на продажбите на Oracle NetSuite OneWorld е интегрирана със своите счетоводни характеристики, така че това е лесно. Когато се сключват сделки, комисионната за продажби се изчислява автоматично от системата.
За да започнете да използвате функцията „Комисии на служителите“, уверете се, че сте документирали точно как вашата организация изчислява комисионите. Предайте това на администратор и след това той или тя може да започне, като включите функцията в Setup> Company> Setup Tasks> Enable Features (Administrator), който се намира в подраздела Служители.
Ако вашата компания предлага стимули на партньорите за продажби, тогава можете да използвате и функцията за партньорски комисиони и авторски права.
За да започнете да използвате функцията „Комисии на служителите“, трябва да направите три основни неща:
Задайте предпочитанията си за комисионни в Настройка> Продажби> Управление на продажбите> Комисионни (администратор). Тези предпочитания определят как и кога плащате комисионни на служителите и засягат всички комисиони, които са създадени във вашия акаунт за Oracle NetSuite OneWorld.
Създайте графици за комисионни на служителите при прогноза> Комисионни> Графици на служители> Нови (Администратор на продажбите). Разписанията на комисията определят правилата, които определят как се изчисляват комисионните. Графиците могат да се основават на общите продажби, процента на изпълнената квота, продаденото количество, общата печалба или на рентабилността.
Създайте и присвойте планове за комисионни на служителите при Прогноза> Комисиони> Планове за служители> Нови (Администратор на продажбите). Графиците на комисионите на служителите се поставят в планове за комисионни, които са възложени на вашите представители на продажбите. Можете да включите множество схеми за комисионни в един план и можете да зададете повече от един представител на продажбите на план. Не можете обаче да зададете представител на продажбите на повече от един комисионен план за същия период от време.
Съвет 14: Как да управлявате масово отписване на организации с отхвърлени имейл адреси
Наличието на много клиенти или доставчици с имейл адреси, които отскачат, е не само неудобно, но също така може да намали ефективността на имейл маркетинговата кампания. Плюс това, отнема много време да се коригира, когато имате насрочени няколко масови имейл кампании.
За да ускорите нещата, можете да отпишете клиенти и други с невалидни имейл адреси от имейл кампании с масово актуализиране. Тази масова актуализация може да се основава на полето „Hard Bounced“, което е зададено на запис всеки път, когато имейл, изпратен от Oracle NetSuite OneWorld, задейства тежък отказ.
За да започнете, отидете на Кампании> Други> Масова актуализация. След това разширете „Общи актуализации“.
Кликнете върху типа запис, който искате да отпишете. Когато сте на страницата за масово актуализиране, намерете подраздела Критерии и изберете „Hard Bounced“ в колоната Filter. Изберете „Да“, за да изберете всички онези получатели, чиито имейл адреси са отскочили. След това кликнете върху "Задаване".
Въведете всички други критерии за записите, които искате да отпишете и кликнете върху подраздела „Полетата за актуализиране на маси“. Поставете отметка в графата "Прилагане" до полето Глобален статус на абонамента. След това в колоната "Стойност" изберете "Софт за отказ". Щракнете върху Визуализация, за да прегледате записите, които ще бъдат засегнати от тази актуализация. И накрая, на страницата за преглед щракнете върху „Изпълнение на актуализацията“.
Съвет 15: Настигайте взаимодействията на клиентите с помощта на „Покажи активност“
Понякога най-полезните техники не са най-сложните. Ако искате бързо да достигнете до взаимодействия с клиент, тогава има бутон „Покажи активност“, който е скрит в менюто „Действия“ на всеки клиентски запис. Този бутон ще ви позволи да свършите работата само с няколко щраквания на мишката. Намира се под раздела „Действия“ в клиентския запис.
Щракването върху този избор на меню ще ви даде изскачащ разпечатка на всяка дейност и имейл, изпратени до и от този клиент, в лесен за превъртане списък. Можете да постигнете бързина за случващото се и е много по-бързо, отколкото да преливате всички стари взаимодействия.
