Организирайте се: как да отмените изпращане в Outlook | Джил Дъфи

Понякога най-добрият начин да бъдете продуктивни в имейла е изобщо да не изпращате съобщение, особено ако съдържанието му е неправилно или не е добре обмислено. След като тества своя бутон за отмяна на изпращане сред група потребители на Gmail в продължение на години, Google направи тази любима функция достъпна за всички. Отмяна на изпращане е неуспешно, което ви предоставя до 30 секунди, за да отмените изпращане на имейл. Достатъчно е само време да издишате, издърпайте крака от устата си и се уверете, че това съобщение никога няма да види светлината на деня. Не всички осъзнават, че Microsoft Outlook също има редица настройки и опции за извикване на съобщение, забавяне на изпращането на съобщение и т.н. - може би защото не са лесни за намиране или разбиране. Има опция, подобна на бутона за отмяна на изпращане в Gmail, но не е интуитивно да се намери или използва. Ето как работи и как да го настроите.

Как отменя изпращането работи

За да разберете как отменя изпращането работи в Outlook, помага първо да разберете как работи в Gmail. За да получите бутона за отмяна на изпращане в Gmail, трябва да активирате функцията и да изберете период от време, който искате да отделите, за да можете да спрете изпращането на съобщение. Максималното време е 30 секунди и това е опцията, която препоръчвам.

Когато активирате настройката, това, което наистина правите, е създаването на автоматична спирка или закъснение за всяко изпратено съобщение, което от своя страна създава прозорец с възможности да го отмените. Така че, вие наистина не отменяте нищо. Просто спирате действие, преди да започне. Разбира се, „отмяна на изпращане“ е по-кратка и по-лесна за разбиране, отколкото „забавяне на изпращане с ограничена във времето възможност за отмяна“.

Microsoft, в типичната си липса на перфорация, предлага същото в Outlook, само че това е процес в две стъпки и изисква повече труд, за да се настрои.

Как да настроите отмяна на изпращане в Outlook

Както казах, настройването на еквивалента на бутона за отмяна на изпращане на Gmail в Outlook е процес в две стъпки. Първо, трябва да създадете правило, което забавя изпращането на всички съобщения. Ще обобщя инструкциите тук:

1. Отидете на Файл> Управление на правилата и сигналите> Ново правило.
2. Ето, погледнете под Старт от празно правило. Изберете „Приложи правило за съобщенията, които изпращам“. Не добавяйте други правила (т.е. оставете полетата за отметка празни).
3. Под списъка с действия изберете „отлагане на доставката за няколко минути“. Можете да забавите доставката с до 120 минути, но това е твърде дълго. Препоръчвам 1 минута, така че въведете "1" (или колкото и много минути да искате), където пише "брой от".
4. Следвайте инструкциите, за да запазите и дадете име на правилото, и не забравяйте да поставите отметка в квадратчето за „Включете това правило“, преди да излезете.

Следващата стъпка е тази, която предприемате, когато случайно натиснете Изпращане на съобщение и искате да го спрете, преди действително да отиде.

Вашето съобщение ще бъде във вашата пощенска кутия. Точно там виси по време на едноминутното закъснение.

Най-бързият начин да се уверите, че няма да отиде никъде е да натиснете бутона Работи офлайн (под раздела Изпращане / получаване). Сега можете или да плъзнете съобщението в папката си с чернови, за да го редактирате още малко, или да кликнете с десния бутон върху съобщението и да го изтриете.

Кой може да използва Отмяна на изпращането?

За съжаление функцията Undo Изпращане на Outlook не е достъпна за всички. Приложението Outlook Mac просто няма. Той е достъпен в Outlook за Windows 2016, 2013 и 2010 г.

По-рано споменах, че Outlook има други опции за „припомняне“ на съобщения. Защо просто не използваме това вместо метода на забавяне и изтриване? Има няколко много добри отговора.

Първо, не всички потребители на Outlook имат налични функции за извикване. С акаунти на Microsoft Exchange администраторът трябва да направи опциите достъпни. Много организации избират да го пропуснат и в тяхна защита това е доста объркваща функция. Второ, можете да си спомняте само съобщения, изпратени до други хора в организацията ви, така че това не работи в цялата област. Трето, ако получателите вече са отворили съобщението, нямате късмет. Четвърто, получателите могат да активират своя собствена функция, която по същество деактивира отзоваването от извършване.

Надяваме се, че объркващият бизнес на извиканите съобщения е достатъчен, за да ви убеди да активирате функцията за съобщение за забавяне и да я използвате във ваша полза. Това е по-добрият вариант и би могъл да ви спести много мъка!

За повече съвети относно имейла, можете също да прочетете 5 начина да изпратите по-добра електронна поща, как да убиете имейл с правилното приложение за управление на проекти и да спрете да се борите с имейл с повече имейл.