Преглед и оценка на проекти за работа в екип

Първи стъпки с проекти за работа в екип

Проектите за работа в екип улесняват създаването на акаунт и започване на въвеждане на подробности за проекта веднага. Някои приложения за управление на проекти го затрудняват, защото използват неконвенционална терминология за своите функции или скриват необходимите настройки на места, които може да не търсите. Проекти за работа в екип не. Това е един от най-интуитивните инструменти за управление на проекти, които сме виждали. След минути от създаването на акаунт, ние създадохме проект, поканихме сътрудници, вписахме списък от важни етапи и започнахме да добавяме задачи.

Приложението има свеж и интелигентен дизайн. Това е нахално, докато все още е професионален, с цветна тема, която можете да персонализирате, и използва пространството подходящо. Всичко това прави визуално приканващо приложение. Навигацията не може да бъде по-интуитивна. Винаги е ясно къде трябва да отидете, за да видите списък с проекти, да зададете задача на конкретен човек, да промените нивата на разрешенията на някого, да добавите подробности към задача, да отчетете отчет или да стартирате таймер, за да проследите времето за задача.

Колкото и лесно да се ориентирате и използвате приложението, Проектите за работа в екип в никакъв случай не са опростени. Наборът от функции е дълбок. Например, когато създавате задачи, можете да добавяте подзадачи, да създавате зависимости на задачите, да посочвате нива на приоритет, да определяте дата или срок за изпълнение на задачата и да я присвоите на повече от един човек. Липсва способността да се зададе време, което се дължи на задачата (можете да зададете само датата), но в противен случай опциите са в изобилие.

Можете да персонализирате вашия акаунт за проекти за работа в екип, за да го маркирате с идентичността на вашата компания. Всеки акаунт получава уникален URL адрес за влизане и по желание можете да добавите и лого. Освен това можете да получите достъп до персонализиране и настройки от по-ниско ниво, като тези, свързани с уеб куки, единичен вход (SSO) и вашите данни за абонамент.

Характеристика

Докато вие и вашият екип попълвате проекти за работа в екип с проекти и свързани подробности, виждате и табло за попълване с информация. Таблото за управление съдържа няколко графики и информационни полета, които ви информират за състоянието на вашите проекти. Например, той може да покаже на администраторите на екипа броя на дължимите задачи скоро във всички проекти, колко активни задачи са назначени на различни членове на екипа, колко време екипът е отделил за задачи напоследък и колко от тези часове могат да се платят. За лица, които нямат административни привилегии, те виждат подходяща за тях информация, като предстоящи задачи и основни етапи, регистрирани във времето време и активни задачи, възложени им.

Говорейки за регистрирано време, Проектите за работа в екип се предлагат с функции за проследяване и таксуване на времето, включително таймер в приложението, който можете да стартирате, докато работите. Ако не проследявате времето си по време на работа, винаги можете да добавите ръчно броя на часовете или минутите. Проекти за работа в екип ви позволява да въведете допълнителни подробности, като например описание на работата, съответните задачи и дори тагове. Можете също така да маркирате времевите записи като платими или неплатими.

Проекти за работа в екип също включват разходи и инструменти за фактуриране. Повечето от тези функции са под заглавие, наречено Billing. Когато правите разходи, които трябва да бъдат начислени на клиент, можете да ги добавите в тази област и да включите име, дата и описание. От този раздел можете също да изберете цялото време и разходи за таксуване и автоматично да генерирате фактура. Можете също така да създадете фактура с фиксирана такса тук. Проектите за работа в екип следят фактурите, които генерирате и разходите, които таксувате, така че да не удвоите сметката на никого.

Приложението има и интерактивни диаграми на Гант, така че можете да коригирате времевата линия на проекта, като влачите и пускате засегнатите задачи. Можете също да редактирате повечето други важни подробности. Например, можете да създадете зависимости между задачите, да регистрирате напредъка на дадена задача, като отбележите процента й към изпълнение, да я пренасочите към някой друг, да промените нивото на приоритет и т.н. Въпреки това, Gantt класациите, подобни на решетка, се чувстват стегнати и не са в съответствие с иначе привличащия дизайн на приложението.

Ако обичате диаграмите на Gantt и сте задълбочени в управлението на времето и проследяването на времето, може да намерите LiquidPlanner по-привлекателен. В LiquidPlanner можете да видите на диаграма на Гант как неочакваното отсъствие или продължителен отпуск на някой ще се отрази на напредъка на проекта и можете незабавно да коригирате съответно целия график на проекта. Проектът Comindware има много подобни функции, но не поставя управлението на времето на преден план, колкото LiquidPlanner.

Проектите за екипна работа включват също и незадължителни табла за канбани. Канбан е метод за управление на работата. Имате дъска с поредица от вертикални колони и имате карти. Всяка карта е задача. Можете да маркирате колоните, колкото искате, въпреки че често хората ги използват, за да проследяват работата чрез работен поток, като To Do, Doing, Done. След това премествате карта от всички колони, докато тя напредва през работния процес.

Начинът, по който Проектите за работа в екип изпълняват kanban, е малко необичаен, но по чист начин. Обикновено, когато приложенията за управление на проекти имат канбанови дъски (и рядко се случват), колоните на таблото съвпадат с някакво поле, което вече е в детайлите на задачата, тоест избирате заглавки на колони от някакво съществуващо поле. В проектите за работа в екип обаче вашият съвет на канбан може да бъде напълно изключен от съществуващата информация за проекта и задачите. Можете да направите свежа дъска на канбан, за да визуализирате каквато информация искате. Например в нашия демо акаунт създадохме табло на канбан за проследяване на състоянието на задачите: Да бъдем назначени, назначени, в ход, чакащи вход. Тези опции не се появяват никъде в детайлите на задачата. Те са напълно отделни. Тъй като персонализирате дъската на канбан по какъвто и да е начин, имате възможност да направите нещо ново с вашия проект, което не е присъщо поддържано в приложението.

В рамките на изгледа на борда Проектите за работа в екип имат още една много готина функция, наречена Тригери. Тригерите са автоматизации, които създавате, така че когато някой премести карта със задачи в определена колона, някои определени действия се случват автоматично. Например, да кажем, че имаме колона, наречена Очакващо одобрение. Можете да създадете задействане така, че всеки път, когато дадена карта кацне в тази колона, мениджърът на групата и всеки, който следва задачата, получава известие, че работата е готова да бъде одобрена. Обърнете внимание, че в безплатния план не са налични задействания.

Интеграции и уеб-куки

Проектите за работа в екип поддържа уебшокове, което е леко усъвършенствана функция, която ви позволява да създавате автоматизации с онлайн услуги, които са външни за проектите за работа в екип. Например, можете да създадете уеб кука, която изпраща имейл до изпълнителния екип по всяко време, когато някой маркира крайъгълен камък. За да работи уебхоката, имате нужда и от свързаната услуга, която да поддържа уеб куки.

Друг начин да използвате уеб-куки е да събирате персонализирана информация за това как вашият екип използва проекти за работа в екип. Можете например да разработите уеб кукичка, която записва времето, датата и потребителя всеки път, когато някой изтегли файл от акаунта на вашия екип. Имайте предвид, че Webhooks изискват да се потопите в API малко, така че някои потребители могат да искат вместо това да изберат други интеграции.

На този фронт, Teamwork Projects поддържа множество интегрирани услуги, включително ZenDesk, FreshBooks, Harvest и Zapier. Zapier разкрива още повече свързаност, тъй като това е услуга, която помага на хората да правят автоматизации сред приложения, които не е задължително да се свързват самостоятелно. Например, можете да използвате Zapier за свързване на проекти за работа в екип към Salesforce, така че когато някой създаде нова възможност за продажби в Salesforce, нова задача автоматично се появява в проектите за работа в екип, която извлича всяка информация, която искате от новата възможност за продажби.

Сътрудничество в проекти за работа в екип

За кратък период от време приложенията за управление на проекти и други приложения за управление на работа започнаха да добавят функционалност за чат, за да можете да изпращате съобщения на колеги, без да напускате активния прозорец, където работите. Тази тенденция се забави, тъй като приложенията за екипни съобщения стават все по-популярни. Работата в екип всъщност предлага приложение за съобщения за екипи, наречено Teamwork Chat, но това е продукт, който се продава отделно от Teamwork Projects. Двете приложения могат да се интегрират едно с друго, така че ако харесвате Проекти за работа в екип, може да помислите за добавяне на чат за работа в екип.

Компанията има и други продукти за сътрудничество, като например CRM, софтуер за поддръжка и приложение за съвместно редактиране на документи, наречено Teamwork Spaces, което донякъде е подобно на Quip от Salesforce. Всички тези приложения могат да се интегрират едно с друго.

Няколко услуги за управление на проекти все още предлагат напълно интегрирано приложение за чат, ако търсите такова. Проектите Zoho и ProofHub са два примера.

Колкото и проектите за работа в екип насърчават да работят заедно, това не е идеално за определени видове сътрудничество. Например можете да качвате файлове в приложението, да ги преглеждате и дори да добавяте коментари. Не можете обаче да маркирате файловете с помощта на стрелки и кръгове или инструмент за маркиране, което е неуспех, ако вашият екип си сътрудничи често на визуални материали.

Ако имате нужда от инструменти за маркиране в приложението си за сътрудничество, можете да потърсите конкретно софтуер за проверка или да потърсите приложение за управление на проекти, което го съдържа, като ProofHub. Volerro е друга опция, въпреки че е по-скоро приложение за канван борд, отколкото традиционно софтуер за управление на проекти. Igloo е още една възможност, но е по-скоро пространство за сътрудничество на работното място (помислете интранет), отколкото платформа за управление на проекти. Разполага с инструменти за маркиране на PDF, както и опция за звезди за всички качени файлове.

Въпреки тези ограничения, Проектите за работа в екип ви позволяват да добавяте описания към файловете, да ги категоризирате и да избирате кой да бъде уведомен за неговото качване. Можете дори да ограничите достъпа до файл, ако не искате всички в акаунта да го виждат.

Ако имате съотборници, които често са в движение, Teamwork Projects има приложение както за iOS, така и за Android, което позволява на всеки да бъде в течение на проекти и задачи, независимо къде се намира. Мобилната версия на проектите за работа в екип ви дава представа за състоянието на работата и сроковете, но не разполага с всеки бит функционалност, който се предлага в уеб приложението. Така че е полезно да поддържате връзка с вашия екип, като актуализирате статуса си или добавяте часове, работили над задача, но в никакъв случай не е заместване на уеб приложението.

Управлението на проекти става просто

Проекти за работа в екип осигурява отлична поддръжка за управление на проекти, с богата гама от инструменти, лесен за използване дизайн и полезни функции. Неговата фиксирана ставка обхваща петима потребители, а конкурентните й цени я правят добра стойност предвид това, което предлага. Проектите за работа в екип остават избор на редактори на PCMag заедно с Zoho Projects и LiquidPlanner. Zoho Projects продължава да се харесва на малкия бизнес на бюджет, докато LiquidPlanner е идеален за по-големи организации, които са готови да положат навреме, за да научат невероятно продуктивна система.

Ако изберете проекти за работа в екип, вижте нашите съвети относно 7 начина за опростяване на управлението на проекти в проекти за екипна работа, които да ви помогнат да започнете.