Получаване на банков преглед и рейтинг

Спомняте ли си старите времена на процесите на хартия? Днешните софтуерни пакети за проследяване на разходите изглежда подражават на тези техники. Беше време, в което щяхме да напълним плик, пълен с разписки и да го комбинираме с доклад в стил електронна таблица, в който подробно се описва как сме харчили парите на компанията. След като мениджърът на отдела се отписа, счетоводният отдел беше оставен да провери дали всяка разписка има задоволително обяснение и обратно. Банката за получаване (която започва от $ 14, 99 на месец за самостоятелен потребител) предприема малко по-различен подход, което може да се окаже подходящо за някои малки предприятия. Той работи мощно - и успешно - за да отговори на индивидуални постъпления, а не на официални „доклади“. Тя позволява на всеки, получил статут на „одобрител“, да даде ОК за възстановяване. И разчита до голяма степен на интеграцията с приложения на трети страни, по-специално счетоводни приложения, базирани на облаци, за извършване на тежкото повдигане в задния край. Въпреки че, ако търсите по-традиционно управление на първокласни разходи, вижте нашите Избор на редактори, Сертифицирайте сега, Rydoo и Expensify.

Преброяване на транзакции, а не потребители

Вместо да таксува за активен потребител, както прави Expensify, схемата за плащане на банката на получателя се основава на броя на обработваните артикули на месец. Самостоятелни предприемачи, които искат да проследяват разходите, могат да започнат за 14, 99 долара на месец за 50 обработени артикула, 29, 99 долара за 100 обработени артикула или 44, 99 долара за 150 артикула и до 202, 49 долара за 675 артикула. Фирмите с повече от един потребител плащат 25 долара на месец за 50 обработени артикула, 40 долара за 100 артикула, 55 долара за 150 артикула и до 220 долара за 675 артикула.

Тези бройки обаче са подвижни тримесечна средна стойност, така че можете да имате тежък график за пътуване през септември, последван от два месеца празен период, без да се налага да обновявате, например, заради една годишна конференция. Всички тези абонаменти включват сканиране на автоматизирано оптично разпознаване на знаци (OCR), 256-битова защита на слой със сигурни сокети (SSL) (което означава, че потребителите може да могат да се откажат от използването на виртуална частна мрежа (VPN), ако изпращат квитанции от пътя), интеграция с онлайн счетоводни приложения (включително Intuit QuickBooks) и споделяне на данни с отделна организация, обикновено счетоводител за малък бизнес на компанията или счетоводител.

И нещо, което не се предлага от никоя от другите услуги: Услуга за самостоятелно заети работници, която е безплатна, ако е ограничена до 10 сканиране на разписки на месец. В противен случай струва 24, 99 долара за 50 сканирания на месец и 49, 99 долара годишно за над 50 сканирания. За съжаление, няма безплатно членство, но има 14-дневна безплатна пробна версия, предлагана за плана за един потребител. Тъй като исках да тествам процеса на одобрение, поисках и получих безплатна пробна версия на многопотребителската версия.

Направете снимка, заснемете данните

Както при другите приложения за разходи, вие въвеждате данни в Receipt Bank с помощта на мобилно приложение, качване в уеб браузър, като препращате имейл до специален идентификационен номер за всеки служител или чрез корпоративна или лична синхронизация на кредитни карти. Има няколко самостоятелни начина да вкарате данни и в системата. Банката за получаване може да импортира разписки и фактури от PayPal или Dropbox. Последното е особено готино: Персоналът може да нареди квитанциите си в специална папка Dropbox, от която Receipt Bank извлича файлове на всеки 24 часа. След обработката им премества разписките в друга специална папка.

Мобилното приложение на Receipt Bank е очевиден победител в отдела за лекота на използване, като наистина свежда до минимум времето, през което служителят прекарва суетене с въвеждането на данни. Правите снимка на разписка, щракнете върху „изпрати за обработка“ и известно време по-късно се показват анализираните данни, за да проверите два пъти и да ги изпратите на одобряващия. Наистина приятно спестяване на време, което не сме виждали никъде другаде: Можете да настроите камерата да снима няколко разписки, един след друг, или една касова бележка, съдържаща повече от една страница. Receipt Bank прави всичко възможно да определи датата на транзакцията, валутата, данъка, доставчика и категорията. Ако разпознае използваната за транзакцията кредитна карта, тя синхронизира записите с вашето счетоводно приложение, така че не е нужно да въвеждате артикул два пъти.

От друга страна, няма как ръчно да въведете разход без някакъв вид разписка? което може да е проблем за разходването, да речем, накрайника, който оставяте за икономката на хотелската ви стая. На въпрос представител на компанията предложи да добавите ръкописна бележка.

Процесът на OCR отнема малко повече време, отколкото бихме предпочели. В тестовете изглеждаше отнема около час, въпреки че не използвахме таймер. Receipt Bank обаче си заслужава да чакате. Той върши изключително добра работа, като превръща дори умишлено помия с почерк почерк в точен текст. Когато препратихме разписка за Uber от пътуване до Будапеща до личния имейл адрес, Receipt Bank правилно сканира таксата за унгарски форинт, извърши валутната транзакция и записа американските долари в полето за разходи. Друг плюс: Ако имате нужда, можете лесно да разделите комбинирана фактура, например хотелска сметка, на отделни договорени покупки.

Много повече информация също може да бъде заснета и управлявана. Сред тях: Можете да създадете правила за определен доставчик, като винаги приписвате транзакциите му към определена категория или клиент. Можете да разделите разходите. Можете да експортирате данните си за лични разходи в PDF или електронна таблица, като Microsoft Excel. Таблото за управление на уебсайта показва обобщение на артикула и използването. Входящата кутия показва неизпълнени разписки, по желание включва категории, клиенти или имена на проекти. На един екран можете да редактирате няколко елемента едновременно, преди да ги добавите в отчет и да ги изпратите за одобрение.

Инструменти за щастие на счетоводителите

Банката за получаване има три потребителски нива: администратор, одобрител на разходите и основен потребител. Администраторите задават правилата и правилата на компанията и имат достъп до цялата кутия. Одобряващите имат малко по-различна роля: Те не могат да променят настройките на акаунта, но всеки одобрител може да излезе от отчета на всеки подател, без официална йерархия. Компанията планира да въведе множество одобрители някъде тази есен.

Тези три нива също означават, че методите за одобрение на Receipt Bank са различни от всички други, с които сме работили. Одобряващите съветват колко артикула чакат за тяхното внимание. Като одобрител можете да кликнете върху самия артикул, за да видите повече подробности, включително снимката на разписката. Одобряването е напълно ръчно. Ако видите нещо, което не ви харесва, можете да кликнете върху малка икона на флаг пред елемента; можете също да оставите бележка. Но няма начин автоматично да подадете сигнал за нарушение на правилата и единственият начин да изпратите проблемно влизане обратно на служител е да изпратите CSV или PDF копие на записа обратно с помощта на малко неясна имейл функция.

Освен това Receipt Bank не изисква от потребителите да разчитат на отчетите за разходите. Потребителите не трябва да изпращат или създават колекции „пътуване до Ню Йорк“; администратор на офис може да възлага разписки на отчет от тяхно име. Можете също така да предоставите достъп на вашия счетоводител или книжар, за да добавяте нови елементи, да редактирате елементи, да извличате или да прехвърляте данни от вашия акаунт.

Настройката е лесна: Областта Предпочитания ви позволява да поддържате както личната си настройка, така и тази на своите потребители. Интересното е, че когато добавяте потребители, вие (не потребителят) предоставяте парола (една е предложена за вас), която след това се изпраща по имейл на потребителя.

Receipt Bank наистина блести в интеграцията си със счетоводни програми - като започнем от броя им, които поддържа: Xero, Intuit QuickBooks и FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One и Sage 50. Можете да свържете Receipt Bank само с една счетоводна програма в даден момент. Когато интегрирах системата с моя акаунт в FreshBooks, тя обхвана всички използвани категории, както и имена на проекти и клиенти. След това тя разчита на външното приложение за всичко - от възстановяване на разходи до дължими до тенденции в отчитането. Не можете да добавяте нови категории или проекти в движение. Вместо това трябва да отидете на FreshBooks (или която система използвате), да ги добавите там и след това да синхронизирате отново.

Макар че ни харесва факта, че Receipt Bank въвежда в счетоводните категории, ние имаме извадка с начина, по който ги представя. Сигурни сме, че професионалистите в счетоводството оценяват категориите на софтуерния списък по GL номер (0030 - Храна и развлечения), но от гледна точка на потребителя, бихме предпочели азбучна организация (вместо да превъртаме през всички числа) или други начини да намерете опциите (като „Какви категории мога да избера при пътуване с път?“).

Има няколко други проблема, които отличават Receipt Bank от другите. Например, докато софтуерът маркира някои проблеми, като например непълни заявки, той не сигнализира автоматично за нарушения на правилата. В допълнение, има предположение, че одобренията (или отказите) ще идват от счетоводството, а не от първоначалния одобрител. Едно от първите неща, които трябва да направите, когато започнете работа, е да интегрирате Receipt Bank със счетоводна програма.

Много се прави, за да улесни живота на счетоводните фирми, които поддържат малкия бизнес. Можете да импортирате данни чрез Dropbox и MyFirmsApp (за счетоводни фирми). Има и интеграция на заплатите с KeyPay и PaySuite и още по-голяма интеграция с услуги за фактуриране и фактуриране, включително Gusto и Bill.com.

Функциите за помощ на банката за получаване са отлични. Ако щракнете върху бутона Помощ в долния десен ъгъл на всяка страница, той ще покаже няколко сродни теми или ще ви позволи да въведете въпроса си. Центърът за обща помощ има широк спектър от отговори и отговори. Съществуват и различни видео-базирани курсове за обучение.

Приемната банка не прави всичко по очаквания начин. Бизнес със силно "Ние го правим по този начин!" Мисленето може да бъде отложено от някои неща, като например неговата плоска и понякога объркваща йерархия на одобрението. В допълнение, измислиците като невъзможността да се създаде разход без касова бележка или да се върнат проблематични разходи за корекция могат да направят нещата по-неудобни, отколкото е необходимо. В противен случай тя е близо до най-добрите системи, като нашите инструменти за печелене на избор на редактори Certify и Rydoo.