Office 2016: по-съвместна работа, но не съвсем там

Почти не се разбира, че Microsoft Office е не само най-популярният пакет за продуктивност на офиса, но и най-мощният. Продукти като LibreOffice и Corel WordPerfect са директни конкуренти, но просто не са в един и същи клас. Вместо това конкуренцията дойде от мобилни приложения и онлайн алтернативи, най-вече Google Drive / Apps, която предлага повече и по-добро сътрудничество, заедно с предимствата на онлайн съхранението на данни.

През последните месеци Microsoft пренасочи Office да се бори по тези фронтове, с нова версия на пакета за iOS и Android, подобрени уеб приложения и наскоро, през Office 2016, нова версия на настолния пакет, която изглежда специално създадена за противодействат на предимствата на конкуренцията на своите конкуренти. На този фронт Office 2016 е само частично успешен; някои функции работят добре, но много от функциите, които бихте искали просто все още не са налице. Използвайки го през последните няколко месеца, той се чувства много като по-старите версии на Office - той работи добре и все още е главата и раменете над конкуренцията, но все още не е толкова съвместен, колкото би искал да бъде.

На пръв поглед изглежда, че Microsoft Office 2016 не е толкова различен от последните няколко версии на Office. Да, лентата на заглавието е променила цвета си, а лентите и менютата на лентата изглежда са оправени, така че работят по-добре, когато работите на таблет (или на всяка машина с сензорен екран). Но основните функции не са се променили много - командите са всички там, където очаквате, файловите формати са непроменени и неща като макроси и добавки също са същите. Тъй като го използвах през последните няколко месеца, като цяло установих, че работи добре, но това не е голяма промяна - докато не започнете да си сътрудничите с други хора.

Всъщност основните предимства на Office 2016 са подобрените функции за съвместна работа и малко повече контрол за ИТ над управлението на системата. От тях наистина се открояват съвместните функции - които дават възможност на двама или повече хора да работят заедно върху документ.

По-ранните версии на Office имаха някои функции за съвместна работа, но Office 2016 отнема това много по-далеч, като ви позволява да видите промените в Word документ веднага (както някой друг пише). Въпреки че това е голяма стъпка, функциите за съвместна работа за настолните версии на Excel и PowerPoint все още липсват, въпреки че Microsoft обеща актуализации през следващите няколко месеца.

Съвместното редактиране далеч не е нова идея. Това е функцията, която накара Google Документи да се открои преди години и оттогава Microsoft добави редица функции за съвместна работа в Office, особено в уеб-базираните версии на Office Online. В тези версии много хора могат да редактират един и същ документ, електронна таблица или презентация едновременно. Това е чудесна функция, полезна за електронни таблици, където множество хора могат да въвеждат информация в различни редове или да работят заедно върху документ, като редактират различни секции.

За съжаление, уеб приложенията не са толкова мощни, колкото настолните приложения. В онлайн версиите липсват мощни функции за форматиране; всъщност намирам, че форматирането в сложни документи може да се обърка, ако се опитате да направите сравнително малки промени във външния вид на документа (промяната на текста не е проблем), а в онлайн версиите липсват макросите, които много напреднали потребители разчитайте на настолната версия. Това не означава, че уеб версиите са лоши, но със сигурност не са заместител на настолните версии. Същото важи и за приложенията за iOS и Android - те вършат добра работа по запазването на форматирането във вашите файлове и са удобни за работа, но за сериозно редактиране и създаване на документи вие сте много по-добри на работния плот.

Започвайки с Word 2013, Microsoft предостави някои функции за съвместна работа, достъпни в настолни приложения. В Word 2013 видяхте индикация, че други хора редактират документа, но всъщност не можете да видите промените им, докато не ги запазите (когато те бяха маркирани).

В настолната версия на Word 2016 не само виждате индикатор кой прави промените, но можете да видите тези промени, докато те въвеждат. При тестване установих, че това работи доста добре, въпреки че в зависимост от връзката ви промените не винаги са мигновени.

Всичко това изисква вашият документ да се съхранява в магазин за документи на Microsoft, като OneDrive или SharePoint. Това ще бъде сериозно ограничение за някои хора. В много корпорации споделените файлове се хостват на традиционен файлов сървър и много хора използват услуги, различни от OneDrive за съхранение и споделяне. Microsoft предлага някои хранилища на OneDrive безплатно за всеки, а хората, които купуват продукта чрез абонаментен план за Office 365, имат пълен достъп до OneDrive. Харесва ми концепцията на OneDrive, но със сигурност съм забелязала проблеми със синхронизацията на файлове между компютър и OneDrive; инструмент за синхронизиране от следващо поколение вече е в тестване за визуализация и се надявам това да реши проблема скоро.

Често работя в споделен документ на Word (съхраняван на онлайн сървър на SharePoint) с информация, която моят екип актуализира. Ние използваме пълната настолна версия на Word, а не Web App, защото форматирането работи по начина, по който очакваме. Виждам къде това ще работи много по-добре, когато можем да видим промените в машинописа в Word 2016.

Големият недостатък, поне засега, е, че що се отнася до настолните приложения, това се ограничава само до Word. PowerPoint запазва функциите за съвместно редактиране, които са били във версията за 2013 г. (и са подобни на Word 2013), докато настолната версия на Excel изобщо няма много. Microsoft заяви, че бъдещите версии на Excel и PowerPoint, които са част от Office 2016, ще получат възможност за съвместно редактиране в реално време в близко бъдеще и че тези ъпгрейди ще бъдат достъпни за тези, които купуват Office на годишния план за абонамент на Office 365, но не и за тези, които купуват самостоятелната версия на работния плот. Междувременно уеб версиите на приложенията продължават да предлагат колаборация, което съвсем не решава проблема. Имам приложения, при които множество хора въвеждат данни в онлайн версия на таблица на Excel, но след това трябва да отворят пълната версия на Excel за разширено форматиране и макроси.

Word, Excel и PowerPoint

Една интересна нова функция на основните приложения се нарича „Кажи ми какво искаш да правиш“, която се показва в лентата с менюта в Word, Excel и PowerPoint. Например можете просто да напишете „добавяне на таблица“ и тя ще го направи, или ще ви насочи към традиционната помощна система. Намерих това за приятно допълнение, но очевидно има още място за подобрение. Например, той все още няма гласово търсене (нито е интегриран с Cortana в Windows 10) и като цяло предлага различни възможности за избор на менюта, а не просто да прави неща вместо вас.

В рамките на Word, друга интересна функция е „интелигентно търсене“, която извежда изследователски панел с информация от Уикипедия и други уеб източници. Трябва само да кликнете върху дума или да изберете фаза и след това да изберете интелигентно търсене от изскачащото меню (което съдържа неща като изрязване, копиране и поставяне). По-ранните версии на Word ви позволяват да търсите думи, като отидете в отделен прозорец на браузъра и имате „панел за изследвания“, но с 2016 г. това е и по-удобно, и по-самостоятелно.

Ако използвате машина с сензорен екран и стилус, сега можете да добавите уравнение чрез рисуване; това не е нещо, което правя много, но виждам къде би могло да бъде полезно.

При Excel най-забележимите промени се справят с графиките, с нови типове диаграми, като графики на Парето и водопад. Освен това добавя някои анимации и нова функция, наречена прогнозиране. Функциите на PowerPivot вече са вградени, а не добавка и можете по-лесно да публикувате данни в Power BI. Това е приятно за потребители на захранване и в специфични ситуации, но предполагам, че повечето потребители биха били по-добре обслужвани от някои недооценени функции на продукта, които бяха представени в по-ранни версии, като например избор на гама и натискане на Control-Q, за да се появи бърз анализ или избор на менюто за вмъкване за препоръчителни диаграми и въртящи се таблици.

Програми като Google Apps, Corel WordPerfect и LibreOffice предлагат много мощна текстообработка в наши дни; те не съвпадат с Word, но са достатъчни за повечето хора. За повечето сериозни потребители обаче Excel е в клас сам по себе си. Microsoft направи голяма сделка, когато обеща, че Office 2016 няма да види промени в макроси или формати на файлове от предишни версии - нещо, което е много важно предвид критичната роля на Excel в много корпоративни настройки.

Изглежда PowerPoint изобщо не се е променил много, въпреки че функциите за сътрудничество са обещани. Microsoft включва различен, нов инструмент за представяне, наречен Sway, предназначен за създаване на уеб страници, през които можете да превъртате, за да действа като презентации; интересно е, но все още не съм намерил нужда от това. По подобен начин няма много промени в OneNote.

Outlook и други инструменти

Outlook има още промени - отново с акцент върху сътрудничеството - въпреки че не успях да ги тествам много, тъй като повечето ми сътрудници все още работят със старата версия. За бизнес потребителите добавя функция за Групи, която ви позволява бързо да съобщите на определен екип в концепция, която изглежда много подобна на Slack, и можете да преглеждате тези разговори отделно в мобилно приложение. Също така ви позволява да споделяте по-лесно файлове и календари за екипа. Това е важна концепция и с нетърпение очаквам наистина да разбера дали ще помогне за подобряване на комуникациите.

Други нови функции включват улесняване на изпращането на връзка към файл на OneDrive, а не изпращането му като прикачен файл (нещо, което е в уеб приложението от известно време), както и функция „Пъзел“ за корпоративни потребители, които събират пощенски съобщения че не мисли, че са спам, но мисли, че може да е с по-нисък приоритет. Интересна идея.

Докато съавторството е голямата нова функция, има няколко други нови допълнения към пакета, особено за бизнес клиенти. Те включват по-добро публикуване в PowerBI, инструментът за бизнес разузнаване, който се свързва с Excel, и най-новата версия на Skype for Business. Има нов инструмент, наречен Delve, създаден да ви помогне да намерите важни документи и да ги споделите, а пътната карта включва Office 365 Planner, инструмент за подпомагане на екипите да организират работата им и изглежда много по-опростен и лесен за използване от опита да използвате SharePoint или пълноправен проект, но все още не е наличен. Засега това са интересни идеи, макар че не изглеждат достатъчно зрели за повечето фирми.

От страна на предприятието Office 2016 включва подобрена превенция на загубата на данни и поддръжка за многофакторно удостоверяване, както и нова опция за внедряване, наречена Current Branch for Business, която позволява на ИТ отделите да разгръщат значителни актуализации само три пъти годишно, като им предоставя повече време за тестване, Съгласно този план първата версия на Office 2016 ще бъде представена на бизнес потребителите през следващия февруари, с функциите от първоначалната обща версия плюс нови актуализации за сигурност.

Трябва ли да надстроите?

Когато имате продукт, повсеместен като Office, истинският въпрос за повечето потребители е дали надстройката си заслужава или не. Ако просто се нуждаете от основно редактиране, безплатните мобилни версии или алтернатива като LibreOffice или Google Apps ще обслужват вашите нужди; те не са толкова мощни, но със сигурност са по-евтини. Ако сте само отделен потребител на Office, който рядко споделя файлове, в тази версия просто не е толкова много; вероятно няма да забележите голяма разлика от запазването на съществуващия си Office. Моделът на абонамент за Office 365 ви получава актуализираната версия плюс съхранение в OneDrive, но старият модел за еднократна покупка може да бъде по-евтин, ако не се нуждаете от новите функции.

За малкия бизнес допълнителните функции за сътрудничество ще бъдат приятни, но отново, много от тях все още не са напълно изпечени. За предприятията, които имат споразумение или план за абонамент, новата версия е по-очевидно надграждане, но със сигурност мога да видя аргумента за изчакване, докато някои от кинките в съвместното редактиране на Word бъдат изработени или докато Excel не получи тези функции.

Моят основен ред е, че Office остава най-мощната програма в своята категория и изглежда насочена в правилната посока, но ми се иска някои от новите функции за сътрудничество да са малко по-зрели, отколкото са в тази версия.

За повече информация вижте рецензията на PCMag за Office 2016.