Преглед и оценка на екипите на Microsoft

Екипите, приложението за бизнес съобщения от Microsoft, много ми напомня на секцията за самообслужване на IKEA. Ако работите в този огромен склад и сте запаметили мястото, където всичко принадлежи, обзалагам се, че навигирате в мястото лесно. В крайна сметка тя е чиста, подредена и последователно номерирана. Ако сте клиент, който слиза от шоурума, обаче, може да отнеме известно време, за да дешифрирате бележката, която сте направили с номера на пътеката, зоната на кошчето и рафта, където трябва да потърсите новия си Коршам или каквото и да е това.

Дали и колко бързо тази настройка се съгласява с вас, може до голяма степен да определи останалата част от вашите чувства към екипите. Ако щракне, ще харесате на Екипи за всичко останало, което може да предложи, от дългия си списък от възможности за интеграция до способността му да работи безпроблемно с почти всяко друго приложение на Office. По своя потенциал, Teams е топ избор, но само за групи, които вече използват продукти на Microsoft.

Все пак не е за всеки. Подобно на склада на Ikea, екипите са подредени, но също така и хиперразделени. Може да се наложи да се потопите в четири слоя дълбоко (Екипи> Екип> Канал> раздел), за да намерите разговор. Всеки път, когато създавате нов Екип в Екипи, броят на местата, на които можете да отидете, за да намерите информация или да отговорите на въпрос, нараства експоненциално. Ако не можете да преодолеете тази настройка, останалата част от приложението никога няма да ви направи впечатление. Това първо препятствие е просто твърде високо. Екипите са вид продукт „обичам го или го оставяй“. Тези в лагера за отпуск може да погледнат към Слак, Изборът на редакторите в тази категория. Дизайнът му прави комуникацията по-бърза, по-отворена, може би по-мека, но и по-забавна.

Цени и планове на екипите на Microsoft

Има два начина да получите акаунт в Microsoft Teams. Единият е да се регистрирате за безплатен акаунт, който изисква акаунт в Microsoft, а другият е да имате акаунт в Microsoft Office 365 Business или Enterprise, където е включено приложението.

За да се регистрирате за безплатен акаунт на Teams, необходимия акаунт в Microsoft може да бъде всякакъв вид идентификатор на Microsoft, като например вход за Outlook.com. С този безплатен акаунт можете да поканите до 299 души повече, за да се присъединят към вас, въпреки че всички също трябва да имат акаунт в Microsoft, за да използват приложението. Получавате всички основни функции и пропускате само уникална интеграция с приложения за бизнес Office, като планирани срещи, достъп до SharePoint и неща от този характер. Освен това не получавате пълен списък с поддръжка или инструменти за сигурност и съответствие за администраторите.

Версията на Teams, която се предлага с Office 365, добавя всички тесни интеграции с други приложения на Office, плюс поддръжка 24/7 и инструменти за бизнес клас за администриране, сигурност и съответствие. Както при безплатната версия, тази версия ви позволява да имате до 300 членове на екипа, освен ако нямате корпоративното издание, което е добре за толкова хора, колкото са ви необходими. Ето трите версии на Office, които включват екипи и техните цени:

• Office 365 Business Essentials: $ 5 на човек на месец с годишен ангажимент
• Office 365 Business Premium: 12, 50 долара на човек на месец с годишен ангажимент
• Office 365 E3 (предприятие): 20 долара на човек на месец с годишен ангажимент

Сравняването на тези цени с други приложения за бизнес съобщения не е афера от ябълки към портокали, тъй като посочените по-горе цени са за пакети от софтуер, а не само за екипи. Във всеки случай можем да разгледаме какви други приложения за екипни съобщения таксуват, за да придобият представа за пазара. Средната цена се движи около 6 долара на човек на месец.

Flock таксува $ 6 на човек на месец, както и Twist by Doist за своята неограничена сметка. Glip by RingCentral таксува малко по-малко от $ 5 на човек на месец.

Zoho Cliq е бюджетът за избор в тази категория, като се таксува около $ 1 до $ 3 на човек на месец, в зависимост от общия размер на екипа.

Slack струва най-много от тях от $ 8 до $ 15 на човек на месец, в зависимост от нивото на обслужване.

Интерфейс на екипите на Microsoft

Microsoft Teams е най-лесният за използване като настолно приложение или уеб приложение. Има мобилни версии, но настолните и уеб приложенията са по-лесни за навигация.

В работния плот или уеб приложението виждате крайно лява шина с първична навигация, вторична лява шина с допълнителни опции за навигация и голям централен прозорец за взаимодействия. Първият слой е Дейност, Чат екипи, Обаждания и Файлове. Дейността показва обобщение на активността във вашия акаунт. Чатът е за директни съобщения. Екипите е основното интерактивно пространство за разговори. Разбира се, обажданията са, където се свързвате за видео разговори, аудио разговори и споделяне на екрана.

Отвъд тези опции можете да щракнете върху икона от три точки, за да отворите повече възможности, които са инсталирани приложения (OneNote, Zoom и т.н.) и помощна секция.

Нека се съсредоточим върху екипите, тъй като това е сърцето на комуникацията за приложението за съобщение на екип.

Когато щракнете върху Екипи, виждате списък с екипи или различни групи хора. Тази настройка е за разлика от Slack, където каналите са в основната лента за навигация. Вместо това екипите на Microsoft първо разделяте хората в екипи. Може да имате екип в цялата компания, екип по продажби, HR екип и т.н. Създавате произволни отбори, но справедливо предупреждение: колкото повече екипи създадете, толкова по-трудно става навигацията в приложението.

С всеки екип имате канали. Може да се предположи, че каналът е мястото, където хората от един и същи екип комуникират чрез текстов чат синхронно или асинхронно, но не. Каналът е просто следващият слой на организацията. Всеки канал има раздели и в раздела Разговори се провеждат дискусии.

Трябва да се потопим още един слой по-дълбоко, за да разберем пълната степен на това как се разделят екипите. Когато публикувате в разговор, вашата публикация се показва във емисия. Всеки, който чете публикацията ви, ще види малко връзката за отговор в края на нея. Използването на функцията Отговор на публикация създава тема, при която всички допълнителни коментари към тази публикация се съдържат под нея. Визуално той е доста по-различен от нишките на Slack, които се изстрелват вдясно или дори настройките на Twist, които пакетират разговори в почти като имейл изглед. Бих твърдял, че всъщност това е по-ефективно оформление в Teams от Slack.

Във всеки случай, когато една нишка стане дълга, Teams я свива, за да сведе до минимум количеството пространство, което използва в потока; можете да го включите отново отворен по всяко време. Резултатът е високо организиран интерфейс, но и такъв, който има чувството, че има много правила. За мен Slack винаги се е чувствал като място, където много хора са по-малко възпрепятствани да говорят (аз, разбира се, не мога да гарантирам, че всеки използва тази липса на инхибиране разумно). Екипите нямат такава вибрация. В екипите има чувството, че има правила, които трябва да спазвате.

Персонализиране на отборни пространства

Всеки път, когато създадете нов канал, получавате три раздела по подразбиране: Разговори, Файлове и Wiki. Можете да запазите и трите, да изтриете някои или да добавите нови раздели. Броят и видът на раздели, които можете да добавите, е огромен. Има раздели за Excel, OneNote, PDF файлове, YouTube, Evernote, Trello, Zoho CRM, както и неща, за които никога не съм чувал преди, като JogNog. Очевидно това е приложение, което учителите използват, за да подготвят учениците за стандартизирано тестване.

Списъкът с опции изглежда изобилен, но някои от тях (като JogNog и Quizlet, друго приложение за учащи) изглежда странно разположени в среда за бизнес сътрудничество.

Ако знаете какво искате да постигнете с вашите екипи и техните раздели, вие имате свободата да персонализирате пространството, като добавяте и премахвате раздели, които искате. Можете да персонализирате тези пространства до фино ниво, създавайки пространство за съхранение на цялото знание, сурова информация и представа, която колективът ви съхранява. Да приемем например, екипите за продажби на реклами имат раздел Разговор за текущи дискусии, Wiki, изпълнен с точки за разговори за продажба на клиенти, вграден лист на Excel, показващ тарифи за реклами, и още един раздел, който сочи към уеб страница, показваща в реално време новини, свързани с бизнеса. Това може да е в един канал. Екипът за продажби на реклами всъщност може да има няколко канала в своя екип, като още един за мозъчна атака и трети за разговори с воден охладител.

Недостатъкът на това споразумение е риск хората да не видят всички разговори, които са от значение за тях, защото трябва да проверят няколко раздела във всеки канал, за да се убедят, че не пропускат нищо. Това трябва да търси вреди на идеята за приложенията за екип за чат, осигуряващи по-голяма прозрачност. Той създава обръчи, за да скочи.

Без значение как го разглеждате, фактът е, че Microsoft Teams ви дава строг контрол и властта да организирате екипни взаимодействия, което е в изключителен контраст с груповото движение на свободно движение в съзнание, което вероятно ще намерите в канал Slack. Това добре ли е или лошо? Зависи как членовете на вашия екип общуват най-добре.

Известия и ограничаване на ограничаването

Както при другите приложения за чат на екип, всеки път, когато някой спомене името ви със символ @ или ви изпрати директно съобщение, получавате известие. Можете също така да получавате известия за отговори на разговори, които започвате, отговори на разговори, към които сте се присъединили, всяка активност в каналите, които следвате, когато определени членове на екипа се появяват като Налични или Недостъпни и други. Можете да персонализирате всяка опция, която активирате, така че да виждате банерно съобщение, банерно съобщение и имейл или само актуализация в емисията.

Настройките за уведомяване на Microsoft Team не са лоши, но Slack има много по-богати опции и те са огромна точка за продажба на приложението. Можете да активирате и деактивирате десетки опции, както и да зададете персонализиран тон за всяка от тях. Има опция „Не безпокойте“, която можете да разрешите да се повтаря по зададен график, като всеки ден от 19:00 до 8:00 часа на следващия ден. Друга опция казва на Slack да натиска известия към вашето мобилно устройство, вместо на работния плот, когато сте били неактивни на работния плот за определен период от време и можете да изберете колко време.

Способността за избирателно заглушаване на известията е от решаващо значение за ефикасността на приложението за чат на екипа и способността на индивида да се фокусира. И с Teams и Slack можете да включите или изключите известията за всеки канал. Трябва обаче да отидете на всеки канал, за да го промените, а не в настройките на приложението, където живеят всички други опции за уведомяване.

Говорейки за разсейване, екипите поддържат GIF файлове от Giphy, вградени изображения и анкети и други екранни бонбони, които правят пространството по-интерактивно, визуално стимулиращо или забавно или ужасно досадно. Без да напускате приложението, можете да създавате мемове, като щракнете върху дизайн, анимация или изображение и включите текст. Можете да използвате емоджи в имената на каналите си, ако желаете. Отпуснатото дори не позволява големи букви или интервали.

Приложения и интеграции

Екипите могат да се интегрират с дълъг списък от други приложения и услуги, предлагайки особено тясна интеграция с други приложения на Microsoft. С приложенията на Office екипите поддържат интегрирано създаване на съдържание в реално време с Office Online за безплатни акаунти и приложения за настолни компютри на Office за платени акаунти.

Интеграциите работят по различен начин в зависимост от това кое приложение изберете. Например, ако се свържете с Twitter, трябва да изберете кои акаунти и hashtags, които искате да следвате, както и колко често искате да видите обобщение на дейността. Когато има активност в акаунтите или за хештаговете, тя се показва във вашата емисия на разговори. По-конкретно за Twitter най-бързата, която можете да зададете, е 15-минутни интервали, така че това не е истинска актуализация в реално време.

С други приложения, като тези от Microsoft, можете да ги изтеглите във вашия интерфейс като нов раздел. Свързах се например с моя акаунт в Microsoft OneNote и създадох раздел за тетрадка. Щракването върху този раздел разкрива по същество моя уеб акаунт OneNote с интерфейс Teams, обвит около него. Това е напълно интерактивно, сякаш имам OneNote отворен в раздел браузър.

Видео разговори, аудио разговори и споделяне на екрана

Повечето приложения за екипни съобщения предлагат видео обаждания, аудио обаждания и споделяне на екрана, родно или чрез добавки на трети страни. Microsoft Teams също.

Можете да извършвате разговори едно на едно или групови повиквания само с аудио или видео. Всеки във вашия акаунт на Microsoft Teams може да кликне върху вашето име, да кликне върху иконата на видеоклипа и да ви се обади. Ако не отговорите, обаждащият се може да остави съобщение, подобно на гласова поща.

Когато видите икона на видеокамера до разговор, това означава, че е в ход видеоконференция, към която можете да се присъедините. Никой не трябва да ви набира номера, така да се каже. Видео разговорите в Екипи се различават от разговорите в Skype, така че не е нужно да се притеснявате за последствията от сървъра в последния край на вашите Skype или Skype for Business акаунти.

За офиси, които са били с Microsoft от известно време, може да отнеме известно време да разберете как искате вашата система за обаждания да работи, тъй като има много опции и някои промени в работата. Например, някои функции от Skype for Business се въвеждат в екипи, а в един момент приложението Skype ще премахне своите бизнес функции Voice over-IP, според Microsoft. Екипите поддържат функции за VoIP обаждане, така че можете да се обаждате на всеки с телефон, използвайки облачната централа на Microsoft. Когато щракнете върху раздела Повиквания в Екипи, имате избор да отворите клавиатура за набиране и да наберете номер. Функцията за обаждане поддържа софтфони на настолни и преносими компютри и на устройства с iOS и Android и поддържа ограничен брой настолни телефони. Не забравяйте да прочетете документа на компанията за телефонната система на Microsoft в Office 365, ако тази тема ви вълнува особено.

Все пак на пазара няма приложение за екипно чат, чиито функции за обаждане могат да заменят услугата за видеоконферентна връзка. Услугите за видеоконферентна връзка все още са полезни за свързване с хора, като контрагенти, хора в различни отдели и т.н., както и за хостинг на семинари.

За планиране на обаждания, Екипите имат някои приятни инструменти и интеграции с Outlook, които не се срещат в повечето други приложения за чат на екип. Можете предварително да насрочите видео разговор, например, и да получите предупреждение, преди да започне. Можете също да планирате повтарящи се обаждания. Със съответните разрешения можете да прегледате нечий календар на Outlook, за да намерите подходящо време за видео среща. Един разговор може да приеме до 250 участници. Slack поддържа само 15 души наведнъж. Приложението за видеоконференции Zoom поддържа 100 души при разговор в безплатни акаунти и до 1000 за фирмени акаунти. Ако това, което търсите, е пълнофункционална облачна централа за вашата компания, RingCentral Office е изборът на нашия редактор за бизнес VoIP.

Пряко продукт на Microsoft

Отборите на Microsoft печелят точки за това, че са много адаптивни, като поддържат широк спектър от приложения и услуги за интеграция и удрят всички основни функции, бележки, които човек очаква да види в приложение за бизнес чат. Приложението все още е изправено пред едно огромно препятствие: Единствените групи, които някога ще използват екипи за пълния си потенциал, са тези, които вече са инвестирани в работно място на Microsoft. Ако сте дом на Microsoft, вероятно вече имате екипи. Сега има въпросът дали искате да го използвате.

Отборите на Microsoft се чувстват добре пригодени за организации, които обичат да поддържат идеи организирани, но и да се разделят. (Думата "засаден" продължава да идва на ум, което е удачно, но носи със себе си твърде много негативна асоциация, за да бъде точно правилното описание тук. Няма нищо по същество нередно в поддържането на комуникация подред.) Ако това описание звучи прекалено сложно и официално, тогава Slack - другият избор на редактор в тази категория - може да бъде по-добър вариант. Ако вече сте всичко в Microsoft, това е добро приложение за екипни съобщения.