Microsoft, google, zoho: най-добрият офис пакет за него

Преместването на вашия бизнес в обслужван от облак пакет за продуктивност на офиса не е нещо, което никоя компания предприема леко. Има много фактори, които биха могли да мотивират подобен ход и дори елементи от вашия бизнес, които ще бъдат повлияни от решението. Ето защо трябва да обмислите всички, преди да скочите. Мотиваторите могат да бъдат всичко, от ключови потребители, влюбени с нова функция, до нужда от нови инструменти, които да помогнат на по-мобилната работна сила.

Лицензирането също често е мотиватор, като обслужваните в облак пакети за продуктивност се разглеждат като ефективна стъпка за намаляване на разходите. Но често пренебрегван фактор е ефектът, който подобен ход има върху ИТ специалистите. Пренебрегването на това може да бъде грешка, защото ИТ има задачата да интегрира новия пакет с всички сървъри и хранилища за данни на вашата организация, както и да поддържа потребителите в новия пакет да работят сигурно и надеждно, независимо къде се намират.

Управлението на голям брой потребители и техния софтуер за продуктивност в офиса може да бъде трудна задача и използването на този пакет от отделна организация през облака вместо инсталиран и управляван локално, представя както нови предимства, така и нови трудности. Например, става остро болезнено, ако трябва да направите голям брой промени (например премахване на достъп до конкретен документ или споделяне на файлове), които засягат дълъг списък от потребители. Автоматизирането на тези задачи след това става съществено, както и да се уверите, че новият пакет работи добре с инструментите за автоматизация, които вашите ИТ служители ще използват. Това може да бъде просто скриптов двигател, като Microsoft Windows PowerShell, или може да бъде корпоративна директория, управлявана от платформа за управление на идентичност (IDM), като Okta Identity Management.

Архивирането е друга област, която трябва да засяга всеки ИТ професионалист. С неотдавнашната атака на атаки за извличане на софтуер, архивирането трябва да бъде проблем отпред и в центъра. Къде се съхраняват документите на вашия нов офис продуктивност? Безопасно ли е това местоположение не само от откупи, но и от атаки от други форми на зловреден софтуер? Ако вашият кратък отговор на първия въпрос е „в облака“, тогава отговорът на това дали вашите данни са безопасни или не, става „може би“. Ако вашите локални документи се синхронизират с облачно съхранение и вашата локална система се компрометира, тогава е напълно възможно двете да се синхронизират и да загубите и двете копия, а не само локалните.

Запазването на данните се е превърнало в основен фокус за ИТ мениджърите. На разположение са много страхотни решения за облачно архивиране в бизнес клас, особено за защита на данните Zetta, победител в нашия избор на редактор в тази категория. Продукти като Zetta Data Protection имат агенти, разположени на вашите сървъри и различни компютърни устройства на вашите потребители, които им позволяват да управляват сложни операции за архивиране на цялото това локално и мобилно оборудване в облака. Това включва не само облачни хранилища за съхранение, управлявани от доставчика на архивиране, но и всички други цели за съхранение, които вашите ИТ служители определят, като локален сървър или друг облачен доставчик, като Amazon Web Services (AWS). Освен основното архивиране, тези инструменти също прилагат постепенно архивиране и обикновено способност за възстановяване по точка (Time-in-Time (PIT)). Последното е, когато софтуерът щракне резервно копие на цялостна система от устройства за конкретна времева марка. Ако сте правилно организирани, това означава, че можете ефективно да имате един или повече снимки на цялата ви среда преди да се случи атака. Тогава всичко, което трябва да направите, е да намерите копие на критични документи, които са били архивирани преди атака за извличане на софтуер или просто да върнете цялата среда назад до време преди заразата.

Това е само малък поглед върху проблемите, които широко разпространеният софтуер, като пакети за производителност, може да има при ИТ операциите. И така, докато нашите основни отзиви за най-добрите пакети за продуктивност в облак, включително Google G Suite, Microsoft Office 365 и Zoho Office (който се предлага с Zoho Docs), се фокусират върху функциите, от които се нуждаят потребителите, решихме да разгледаме същите тези продукти от гледна точка на ИТ професионалиста. Запитахме се: Кой от тези пакети прави най-много за ИТ професионалист, натоварен с внедряването, управлението и осигуряването на пакет за продуктивност на офиса както за малки и средни предприятия (SMBs), така и за предприятия?

Google G Suite

През последните няколко години Google бавно нарасна пакета за продуктивност на офиса, като първоначалната му оферта е предназначена за лица или в най-добрия случай за малки екипи. През последните години обаче той постигна голям напредък в предлагането, което вероятно помните като „Google Apps“, но което компанията наскоро преименува на „G Suite“ и актуализира с по-сериозен фокус върху бизнес потребителите. От гледна точка на ИТ администратора, потребителският интерфейс (UI) е чист и прост. Работата със задачи като нулиране на пароли и групово администриране изисква минимален брой кликвания. Лесната интеграция с други услуги на Google, като Google Drive, прави манипулацията и споделянето на информация бързо. Потребителите могат също да запазват прикачени файлове към екипните устройства на Google, които са подобни на функцията Team Sites, открита в Microsoft SharePoint. Екипните устройства на Google позволяват лесен и контролиран достъп до документи от група, а не само от физическо лице.

Основното предлагане на Google G Suite струва 5 долара на месец на потребител. Предлага се с Gmail за бизнес, гласови и видеоконференции и интелигентни споделени календари, документи, електронни таблици и презентации. Той също така идва с 30 GB облачно съхранение. Предложението за бизнес струва 10 долара на месец и добавя редица други възможности, включително политики за архивиране и задържане на имейл и чат, eDiscovery за имейли, чатове и файлове; до 1 TB съхранение и одитни доклади. Предлагането на Enterprise добавя предотвратяване на загубата на данни за Gmail и Google Drive, интегриране на трети страни за архивиране и подобрена сигурност, плюс анализ на журнали с помощта на BigQuery.

Можете да внедрите някаква автоматизация чрез интерфейса за програмиране на приложения на Google (API), като използвате произволен брой различни езици за програмиране, макар че това означава, че ще имате нужда от програмиране или DevOps талант на вашия ИТ персонал. Трябва да използвате комплекта за разработка на софтуер за администратори (SDK) за цялата работа по автоматизация, която е достъпна на уебсайта на Google. Но, отново, това изисква действителни умения за програмиране, за да се използва. Google предоставя документация и ръководства с примерен код, за да ви помогне да започнете и също така ще намерите доста видеоклипове в YouTube по темата, но това не е задача, която програмирането на неофитите ще намери просто. Като алтернатива, бизнес предлагането предоставя също достъп до Google App Maker, платформата за разработка на ниски кодове на Google за изграждане на бизнес приложения чрез визуален интерфейс за плъзгане и пускане и формуляр, който не изисква кодиране за създаване на основно приложение.

Известията осигуряват начин за предупреждение на ИТ администратора, когато се случи събитие, нуждаещо се от внимание. Google използва превключвател за включване / изключване, за да активира или деактивира сигналите от списък с възможни събития. Въпреки че списъкът е малко ограничен, той обхваща повечето от събитията, които биха представлявали интерес за ИТ администратора, включително проблеми със сигурността и предупреждения за услуги за прекъсване на приложенията.

Отпред на сигурността, тъй като корпоративният акаунт в Google G Suite идва с имейл, ефективно управление на потребителите се превръща в основна директория, особено за малки и средни фирми (SMBs), които може да не се нуждаят от по-задълбочена функционалност, предлагана от пълномащабна IDM платформа. Въпреки това, Google поддържа някои доста сложни функции тук, включително двуфакторно удостоверяване (2FA) на ниво акаунт. ИТ администраторите могат да изискват 2FA, състоящ се от парола плюс код за потвърждение. На ниво абонамент на Enterprise ИТ администраторът може да избере да разреши само ключове за защита, които изискват физическо устройство, например USB донгъл или смартфон. Това елиминира необходимостта от специален код и добавя допълнителния слой за изискване на физическо устройство. ИТ администраторите могат да позволят интеграция с външни услуги за удостоверяване, като Microsoft Active Directory (AD) или Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) и други източници, съвместими с езика за маркиране на защитата за сигурност (SAML). Google също използва 128-битово или по-силно AES криптиране за всички данни в покой. Данните в транзит използват HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS) и секретна информация (FS). Последното е техника, предназначена за осигуряване на канали за комуникация чрез блокиране на опити за декриптиране със задна дата по-стари HTTPS сесии.

Google предлага както консервирани отчети, които можете да стартирате по всяко време от административното табло, така и API за отчет, който ще ви позволи да създадете свои собствени персонализирани отчети. Консервираните отчети включват активност, използване на приложения, сигурност и редица одитни доклади. Отчетите за одит предоставят подробна информация за неща като създаване на акаунти и групи, активност за влизане на потребители, създаване и изтриване на файлове и търсене по имейл. Всеки от тези одитни доклади има възможност за филтриране, за да намали количеството на върнатата информация. Имената на събитията са специфични за всеки тип одит, но предоставят начин за бързо разглеждане на неща, като неуспешни влизания.

Както споменахме по-рано, Google предлага Team Drive, който действа като хранилище на файлове за набор от потребители, предназначен за бързо споделяне на файлове и сътрудничество. Административните функции включват управление на членството, контрол на разрешения за неща като миграция на файлове и споделяне на връзки и прехвърляне на собствеността от един потребител на друг. ИТ администраторът също има много подробни проверки за това как файловете се споделят от членовете на екипа. Глобалните настройки по подразбиране са зададени на страницата „Настройки за Диск и Документи“.

Microsoft Office 365

Майкрософт винаги е архитектирал предвид бизнеса и този опит показва в Office 365. Административният център на платформата е основната входна точка за всички административни задачи в Office 365. Началната страница на таблото за управление представя общи дейности като Добавяне, Изтриване, Редактиране на потребител, Управление на таксуване и други на отделни панели, наречени Карти. Тези карти могат да бъдат изтрити или пренаредени, за да отговарят на вашите нужди, което улеснява създаването на персонализирана страница, която показва само информацията, която ИТ специалистът има нужда, за да наблюдава текущото състояние, да управлява потребителите или да управлява настройките на корпоративния акаунт.

Microsoft предлага мобилно приложение за Office 365 Admin за Android, iOS и Windows Phone. Тази удобна помощна програма ви позволява да извършвате по-голямата част от типичните ИТ администраторски функции направо от телефона си. За допълнителна сигурност мобилното приложение предоставя ПИН код за вход, за да предотврати неразрешени действия в случай, че загубите телефона си. Въпреки че можете да достигнете страниците на ИТ администратора както за Google G Suite, така и за Zoho Office от вашия мобилен браузър, Office 365 понастоящем е единственият от трите със специално мобилно приложение. И, разбира се, той има и насочени към потребителите версии на основните си приложения, налични за Android, iOS и Windows Phone.

Microsoft представи Windows PowerShell през 2003 г. под кодовото име "Monad". Оттогава компанията инвестира сериозно в разширяването на този нов двигател за скриптове и автоматизация, което доведе до PowerShell Core и Office 365 PowerShell. Това разширение към PowerShell предоставя редица инструменти за управление на потребителски акаунти и лицензи. Microsoft предлага Център за администратор на Office 365 за управление на основните функции и точки за конфигуриране, необходими на ИТ администратора; важно нещо обаче трябва да се отбележи, че някои функции могат да се управляват само чрез PowerShell. Това означава, че ще е необходимо известно запознаване със скриптовете, за да поддържа оптимално функциониране на Office 365.

Въпреки това ИТ магазините, които използват продукти на Microsoft в предния или задния край, могат да намерят значителни ползи от инвестирането в някои знания за PowerShell. Например извършването на групови операции на голям брой потребители е много по-лесно, като използвате PowerShell. PowerShell също свети, когато трябва да филтрирате данни или да извършвате операции, като например изчисляване на броя на елементите във всички списъци на Microsoft SharePoint Online, които са под ваш контрол. И ако управлявате Office 365 в облака с други продукти на Microsoft на място или на друго място в облака, свързването им заедно може да бъде много по-лесно, като използвате и PowerShell.

За професионалистите в ИТ, които искат да развият своите умения в Office 365, Microsoft предлага специален сертификат на Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) за Office 365. Това сертифициране изисква да положите два изпита, включително изпит 70-346: Управление на Office 365 идентичности и изисквания и изпит 70-347: Активиране на услугите на Office 365. Microsoft предлага две предварителни сесии за видео изпити на уебсайта на разработчиците им Channel 9, които можете да видите, за да се подготвите за този изпит. Тези учебни ресурси не само ви подготвят за изпита, но и предават полезни знания за хора, обременени с администриране на Office 365 на голям брой потребители, включително задачи като осигуряване на данни, управление на потребители и Office 365 PowerShell.

Създаването на нови акаунти в Office 365 може да се извърши и с PowerShell. Чрез използване на командлета PowerShell New-MsolUser (което означава "команда-нека") е възможно да се прочете списък с имена от файла със стойности, разделени със запетая (CSV), след което автоматично да се създаде този потребител, включително не само разрешение за Office 365, но също така и към имейл акаунт на Outlook и запис в AD, подлежащ на настройки по подразбиране или персонализирани групови правила. За да помогне с това, Office 365 е дълбоко обвързан с Microsoft Azure AD, който може да бъде свързан с локален домейн AD. Тази интеграция осигурява безпроблемна идентификация на потребителите между локални компютри, ресурси и Office 365. Тъй като AD е фактически индустриален стандарт за автентификация на компютъра, прави приемането на Office 365 много по-лесно, особено за организации, които вече го използват локално.

Office 365 поддържа множество методи за 2FA, включително обаждане или текст на мобилен телефон, обаждане до офис телефон или чрез използване на специално приложение за известия, достъпно за устройства с Android, iOS и Windows Phone. Настройките за многофакторна автентификация (MFA) могат да бъдат зададени на индивидуален потребител. Наблюдението на състоянието на активиране на тази настройка се случва на екрана „Потребители“ на Центъра за администратор на Office 365. Изгледът „Активни потребители“ ще покаже „Деактивиран“, „Активиран“ или „Принуден“ за всеки потребител. Активирано означава, че потребителят е бил записан в MFA, но все още не е завършил процеса на регистрация. За допълнителна сигурност Microsoft използва няколко различни слоя за криптиране, за да защити вашите данни. Всеки администратор на акаунт получава достъп до портала за преглед на услугата, който предоставя подробности за пълната стратегия за сигурност на Microsoft.

Microsoft предлага набор от планове за ценообразуване на Office 365, като се започне от 8, 25 долара на потребител за малки фирми и 20 долара на потребител на месец за абонамента на Enterprise E3. От гледна точка на IT професионалиста, няма предпочитан ценови клас за управление на Office 365; инструментите за управление са еднакви на всички равнища на ценообразуване. Характеристиките от по-висок клас, като предотвратяване на загубата на данни, помощ при спазване на изискванията и разширена защита от заплахи, всички изискват лиценз E3, който струва $ 35 на потребител на месец. Както при нискокодирания инструмент на Google, Office 365 предлага и достъп до Microsoft PowerApps за изграждане на приложения, без да е необходима никаква експертиза за кодиране.

И накрая, Office 365 също така улеснява ИТ професионалистите да комбинират основния пакет за продуктивност на офиса с по-модерни инструменти, за да предоставят на своите потребители повече възможности, защото лесно се интегрират с много от другите бизнес платформи на Microsoft. Тези платформи включват новата платформа за счетоводство и управление на отношенията с клиенти (CRM) на Dynamics 365, приложението за бизнес интелигентност (BI) на Microsoft Power BI и гореспоменатата платформа на Microsoft SharePoint Online, за да назовем само няколко. Zoho също предлага този вид интеграция с дългия си списък с приложения, но пакетът на Microsoft предлага дълбочина на функциите и корпоративен дизайн, които все още са ненадминати.

Zoho Office

Zoho Office идва като част от абонамент за Zoho Docs, като последният е платформа за съхранение, сътрудничество и споделяне на файлове на Zoho. Той предлага подобен набор от приложения и съхранение на файлове като този на Google G Suite и Office 365. Предложението на ниво вход е безплатно за до 25 потребители и осигурява 1 GB онлайн хранилище плюс онлайн административни контроли. Платените нива увеличават хранилището на потребител до 100 GB за 5 долара на месец и 1 TB за 8 долара на месец. Трябва да сте на ниво Premium, за да се възползвате от всички функции, включително AD и SAML интеграция. Премиумът е необходим и за функциите за управление на данни от висок клас, включително проследяване на всички документи, създадени с помощта на продукта.

Добавянето на потребители в Zoho Office изисква процес на регистрация, който се инициира от имейл. Списък на потребителите, които да поканите, може да бъде въведен от CSV файл, който съдържа всички имейл адреси на потребители. Същата функция може да се изпълни програмно с помощта на Zoho Mail API. В G Suite на Google, например, ако трябва да промените името на отдела за цяла група потребители, тогава бихте го направили чрез API на Google, като напишете кратка програма, която чете списъка с потребители от файл (обикновено CSV файл) и след това се обажда на API функцията, необходима за добавяне на тези потребители в новата група отдели. В Zoho това е просто API на Zoho Mail. Това звучи сложно, но с малко опит в програмирането не е толкова трудно да се направи. И все пак е по-сложно от изпълнението на същата задача, използвайки Microsoft AD, за която това би било най-вече операция, базирана на съветник. Zoho Office използва API на базата на представителния държавен трансфер (REST) ​​за всички външни взаимодействия, така че можете да използвате всеки скриптов език, който искате да автоматизирате задачи, а също така да интегрирате (поне на високо ниво) с голям брой друг софтуер - като -a-Service (SaaS) приложения, които също са стандартизирани на REST.

От гледна точка на автоматизацията, функционалността на API за Zoho Office е малко по-различна от другите два продукта. Всички приложения на Zoho са интегрирани по подразбиране. За да манипулирате програмно потребителите, трябва да получите достъп до Zoho Mail API. Списъкът с налични функции е доста обширен, включително възможността за промяна на 2FA статуса на потребителя. API на акаунти добавя допълнителни функции, включително възможност за промяна на правилата за препращане по имейл и ваканционни съобщения за автоматичен отговор.

Zoho Office поддържа криптиране при преминаване при синхронизиране на файлове между устройството на потребителя и облака. Основната технология включва базиран на RSA, 2048-битов уникален ключ, генериран чрез Perfect Forward Secret (PFS), заедно с протокола TLS (Transport Layer Security). Данните са защитени на множество места, за да се предотврати загубата на данни. Плюс това, 2FA може да бъде активиран за потребителите като начална стъпка за проверка.

Zoho Office идва като мобилно приложение както за Android, така и за iOS. Компанията не предлага мобилно приложение за ИТ администратор, но можете да получите достъп до пълния уебсайт от всеки браузър. Докато повечето задачи за администриране могат да се извършват от мобилен браузър, по-голям екран прави процеса по-лесен.

Като цяло силата на Zoho изглежда е по-малка в разширените функции, предлагани в Zoho Office, отколкото в големия брой други продукти, които Zoho има в своето портфолио, които всички се интегрират сравнително лесно с пакета за производителност. Тези продукти са разнообразни, включително тези за счетоводство, BI, CRM, точка на продажба (POS) и много други, включително платформата Zoho Creator с нисък код на компанията, която да съперничи на възможностите за създаване на визуални приложения на G Suite и Office 365. Това означава, че ИТ професионалистите могат да създадат доста насочен набор от инструменти за много различни видове бизнес, просто като изберете правилната комбинация от софтуер. Недостатъкът е, че тези инструменти не са толкова приспособими от автоматизацията, потребителския интерфейс и позицията на работния процес, колкото тези в портфолиото на Microsoft. От друга страна, те са с добра цена и поставят Zoho крачка напред от Google, тъй като последният просто не предлага повечето от тези други инструменти (с изключение на BI и анализи на данни).

Долната линия

Office 365 е нашият най-добър избор от гледна точка на ИТ специалистите. Тъй като е изграден на ИТ-ориентирана платформа за софтуер и управление на потребителите под формата на AD, Office 365 просто разполага с повече ИТ инструменти за ИТ професионалисти, които да използват, отколкото останалите играчи. Microsoft добавя към това с богатство допълнителни инструменти и ресурси, като тези в Trust Center и Office TechCenter, на върха на предлагането на богат източник на облачна инфраструктура и инструменти за управление в Microsoft Azure, които по същество дават възможност за „щракване“ в интеграцията с Office 365.

Въпреки че Google и Zoho предлагат част от тази функционалност, те не съвпадат напълно по точка, въпреки че Google се доближава до инструментите за управление и инфраструктура, които предлага чрез Google Cloud. Въпреки това, когато смятате, че Office 365 може да бъде лесно разширен с облачни версии на най-популярните сървърни продукти на Microsoft, като Dynamics 365, Exchange Online и Microsoft SharePoint Online, Google става по-слабият играч, като само Zoho има конкурентен софтуерно портфолио (въпреки че продуктите му са по-SMB фокусирани, докато Microsoft се стреми категорично към предприятието).

Като цяло Google G Suite прави крачки и ще се хареса на тези, които търсят алтернатива на Microsoft. Въпреки че не съвпада напълно с функциите си за удостоверяване или автоматизация, той внася простотата на Gmail в изпълнение на задачи за ИТ администратор. Zoho Office е най-евтиният от трите и предлага някои интересни функции, като 1 TB за съхранение на месец за $ 8. От друга страна, инструментите за администриране и отчитане малко липсваха. Автоматизацията може да бъде извършена, но не на същото ниво на функционалност, което се намира в другите два продукта.