Поглед върху индустрията: лошите операции могат да доведат до задържане на служители

Намирането и поддържането на подходящия талант може да има повече общо с начина, по който работи вашата компания, отколкото от това колко плаща вашата компания. Неща като работни процеси, сътрудничество и цялостно управление на проекти (ПМ) оказват огромно влияние върху това дали служителите са щастливи и ще продължат да работят за вашия бизнес или дали ще започнат да търсят другаде работа.

Говорих с изпълнителния директор на Wrike Андрю Филев по тази тема. Като софтуерна компания на PM, Wrike се инвестира в намирането на начини да помогне на компаниите да подобрят операциите, сътрудничеството и комуникацията между служители и мениджъри. За да ви помогне да разберете по-добре тези практики, наскоро Wrike проучи над 1000 професионалисти в САЩ за дейността на съответните компании.

PCMag (PCM): Как операциите на компанията влияят на неща като морал, набиране и задържане?

Андрей Филев (AF): Според откритията на, оказва се, че лошите операции могат да имат много негативен ефект както върху задържането, така и върху културата. Около 42 процента от анкетираните в нашето проучване заявиха, че са търсили нова работа поради неудовлетвореност от операциите на работното място, а около 15 процента са казали, че всъщност са напуснали (за хилядолетия, това е около 18 процента). Помислете за огромните разходи за набиране на най-добрите таланти вижте, че това е огромен източване финансово, без дори да се отчита цената на самата неефективност.

Още по-вредна в дългосрочен план може да бъде напускането на работниците. Тридесет и пет процента от анкетираните заявиха, че са се оттеглили, защото са били разочаровани от операции, а други 15 процента са отказали задачите си.

Когато вземете предвид тези числа, причината за тях може да е очевидна. Ако наемете страстни хора, които се гордеят с работата си, те ще бъдат деморализирани, когато се чувстват, че нещата просто не се справят - затова смятам, че оперативните постижения са от изключително значение за компаниите, особено когато качеството и иновациите са водещ диференциатор на вашата марка.

PCM: За компаниите, които никога не са мислили по тази тема, кое е първото нещо, което могат да направят, за да обърнат операциите?

АФ: Едно от нещата, които научихме в собствените си изследвания е, че имаше много съществено несъответствие между мениджмънта и не мениджърите почти в целия план, когато ставаше дума за начина, по който възприемат операциите, като ръководството има много по-слънчева гледка. Например 69 процента от мениджърите казаха, че техните компании са оперирали с по-голяма ефективност от техните най-добри конкуренти срещу 54 процента от мениджърите, които са казали същото (и тази тенденция продължи при много от нашите въпроси). Мениджърите също бяха с около 12 процента по-голяма вероятност да твърдят, че техните екипи могат да се справят с 20-процентно увеличение на натоварването с относителна лекота.

Добра отправна точка може да бъде отварянето на канал вътрешно за събиране на обратна информация за операциите. Изпращането на анкета до всички служители и мениджъри, за да видят как се чувстват по отношение на операциите и задаването на конкретни въпроси относно техните пречки пред изпълнението, вероятно би било отварящо очите. И се уверете, че всеки има реалистичен поглед върху статуквото. В нашето изследване установихме, че най-големите предизвикателства пред изпълнението са свързани с взаимодействие между екипи, продължителни одобрения и капацитет, но те могат да варират в зависимост от компанията.

Ако техните компании се борят във всички същите области като нашите респонденти, прилагането на системи за управление на работата, които могат да внесат процес и повтаряемост на работа, е от решаващо значение за преодоляването на тези бариери. Ако сравните настоящата цифрова трансформация с индустриалната трансформация от минали векове, можете да видите някои паралели. Конвейерната лента внесе мащабируемост в производството и позволи на индустрии като автомобилостроенето да се разширят експоненциално само за няколко години. Софтуерът за управление на работа довежда сборната линия към дигиталната работа, за да донесе същото ниво на повторяемост. И ако сте в индустрия, която се опитва да се конкурира с Facebook, Amazon, Netflix, AirBnB или подобен дигитален разрушител, вие ще водите трудна битка, ако не екипирате екипите си със същите инструменти, които те използвам

PCM: С развитието на софтуера за PM, как неща като изкуствен интелект (AI) и машинно обучение (ML) ще повлияят на човешкия елемент, участващ в PM?

АФ: Ръководителите на проекти са в чудесна позиция да бъдат подпомагани от ИИ и МЛ, по-конкретно, като помагат за оценка и намиране на рискове и неефективност в повтарящите се работни процеси. Ръководителите на проекти постепенно ще преминат към работа, която набляга на повече човешки умения като креативност, стратегия и съпричастност, които са жизненоважни за успеха на проектите.

Тази динамика не е безпрецедентна на работното място. Например, преди дигитални електронни таблици, счетоводните задачи са включвали много ръчна математика или математика, използвайки прости калкулатори. Това беше много отнемащо време, може би съкрушителна работа на душата и компаниите имаха екипи от хора, които го вършеха. Когато се появиха електронни таблици, тези работни места бяха трансформирани от аритметика към анализ, което ги направи по-ценни за компаниите и по-интересни за работниците. Това не убива работни места, увеличава стойността им. Цифровите и онлайн електронните електронни таблици се използват вече десетилетия, а заетостта на счетоводителите всъщност се очаква да нарасне с 10 процента от 2016 г. до 2026 г., по-бързо от средното за всички професии.

PCM: Били ли сте свидетел на разлика в това как оперативната процедура се влияе от по-младите служители и по-възрастните служители? Как софтуерът на PM може да направи всички поколения ако не са щастливи, то поне по-щастливи от начина, по който се работи?

AF: По-голямата част от разликите, които открихме, бяха базирани на роли, а не на поколенията, което показва, че предизвикателствата на оперативната неефективност не е задължително да се интересувате на колко години сте или колко опит имате. Двата най-големи недостатъка, отчетени в организациите, когато става въпрос за инструменти, които биха могли да подобрят операциите, са „Единствен източник на истината“ и „Автоматизация“, а софтуерът за ПМ определено може да подобри операциите в това отношение.

Един-единствен източник на истината гарантира, че всеки работи с най-актуалната информация и намалява времето, което прекарват в очакване на другите, за да им предоставят достъп до данни, файлове или решения, до които трябва да имат достъп вършат работата си. Софтуерът за управление на работа в облака създава съответствие между екипите и дава на всички видимост за състоянието на проектите.

Автоматизацията помага да се намали повтарящата се работа с ниска стойност, така че работниците да могат да се съсредоточат върху най-новаторските и интересни части от работата си, без да бъдат погребани при въвеждане на данни, дублиране и разпространение. Софтуерът за управление на работа автоматизира структурата на работата, като действа като конвейер, за да гарантира, че всеки проект следва подобни стъпки, така че да доведе до последователни, висококачествени резултати, дори в мащаб.

PCM: Твърде често, когато адресираме тези въпроси, сме склонни да ги мислим по отношение на офис (т.е. физическа структура, където хората се срещат и работят). Но тъй като повече предприятия позволяват работа от разстояние или работа в множество региони на различни езици, какво може да направи софтуерът на ПМ и по-доброто оперативно разбиране, за да помогне на тези компании?

АФ: Най-голямата бариера за работа според нашето проучване е „да накараме други екипи да свършат работата, която ми трябва“. За отдалечените работници предполагам, че този проблем може да се усложнява, защото е по-трудно да отидете до бюрото на някого и да им напомняте, че чакате нещо. Софтуерът на ПМ създава виртуален фабричен етаж за работа със знания, където можете да видите какво има на опашка, какъв е състоянието й и внимателно да пипнете колегите си, ако нещо изглежда, че може да падне през пукнатините.

В Wrike имаме екипи, обхващащи множество офиси и използващи облачни решения; ние винаги си сътрудничим, дори когато не правим това изрично. Всеки може да наддава на проекти, да дава заем и да гарантира, че никой не работи на остров, дори ако е единственият Wriker в региона им. Тя ни позволява да споделяме знания, идеи за мозъчна атака и разширяваме културата си на непрекъснато усъвършенстване по целия свят.