Организирайте се: как да работите с историята на версиите в google документи

Едно предимство на използването на Google Документи е, че винаги спестява работата ви автоматично. Друго е, че Google съхранява история на всички промени, които правите в документ. Тъй като имате достъп до историята на версиите си в Google Документи, можете да възстановите по-стара версия на файл или да направите копие на по-ранна версия и да го завъртите в друг проект.

Обърнете внимание, че можете да виждате и изтегляте по-ранни версии на файлове само ако имате разрешение за редактиране. Ако някой сподели файл с вас и ви даде разрешение само за четене, няма да можете да видите неговата история. Имайте предвид също, че бизнес версията на Google Документи се нарича G Suite; тези съвети трябва да работят за всяка от версиите.

Ето как работи.

Как да видите по-стари версии на Google Doc

Можете да видите списък с историята на версиите за всеки документ в Google по три начина.

1. От менюто изберете Файл> История на версиите> Вижте История на версиите.

2. Използвайте прекия път на Windows Ctrl + Alt + Shift + H или Command + Option + Shift + H в macOS.

3. Кликнете върху групата с подчертани думи вдясно от менюто Помощ. Тези думи се променят в зависимост от състоянието на файла. Когато работите активно върху документ, той чете "Запазване…" и това е единственият път, когато не можете да щракнете върху него. В противен случай се казва „Всички промени, запазени в Диск“ или „Последната редакция е направена на“, последвана от датата. Кликнете върху някое от тях и ще се появи историята на вашите версии.

Списък на историята на вашите документи се появява в нова колона вдясно. Индивидуалните версии се свиват под заглавката за всяка дата. Разгънете всеки един от тях, за да видите повече подробности в промените.

За да се върнете към текущата версия, щракнете върху стрелката Назад в горната лява част на прозореца.

Имайте предвид обаче, че може да нямате перфектна история, тъй като Google заявява в документацията си, че „ревизиите за вашия файл от време на време могат да бъдат слети, за да спестите място за съхранение“.

Как да възстановите версия на Google Doc

След като имате достъп до историята на вашите версии на Google Doc, можете да възстановите всяка предишна версия. От списъка с версии, който се показва вдясно, просто щракнете върху файла, който искате да го отворите.

Голям син бутон се появява в горната част на прозореца с надпис „Възстановяване на тази версия“. Ако възстановите избраната версия, пак запазвате всички останали версии, дори и тези, които са създадени след избраната в момента.

Как да направите копие на по-ранна версия на Google Doc

В допълнение към възстановяването на стара версия на файл, можете да направите копие от него. Правенето на копие ви позволява бързо да въртите различни версии на един и същ файл. Например, това е чудесен трик при кандидатстване за работа и искате да направите всяко възобновяване и мотивационно писмо уникално, но не искате всеки път да започвате от нулата.

За да направите копие, отворете историята на вашите файлове, изберете тази, която искате, щракнете върху иконата на три подредени точки и изберете Направете копие.

Съвети за редактиране и контрол на версиите в Google Документи

1) Назовете вашите версии

След като знаете как да намерите историята на своите версии в Google Документи, можете да извлечете повече от нея, като назовавате различни версии. Като ги именувате, можете лесно да идентифицирате версиите, които може да искате да възстановите по-късно или да се въртят за друга цел. Ако не ги преименувате, името по подразбиране ще бъде печатът на часа и датата. Можете да ги преименувате, като използвате един от следните методи:

• Отворете историята на версиите си, щракнете върху иконата с три точки и изберете Име на тази версия.
• От менюто изберете Файл> История на версиите> Име текуща версия.

2) Проследяване на промените в Google Документи

В горната дясна част на лентата с меню е бутон от менюто, който гласи Редактиране по подразбиране. Щракнете върху него и се появяват две нови опции: Предлагане и преглед.

Когато превключвате на Предлагане, това по същество позволява проследяване на промените в документа. Когато вие и вашите сътрудници го използвате, Google Документи записва всичките ви нови материали и се променя като предложения. Те се появяват в различен цвят, за да станат лесно видими. Можете да ги приемете или отхвърлите едно по едно или масово .

3) Използвайте инструмента за коментиране за въпроси и дискусии

Сценаристите и редакторите често научават по трудния начин, че пускането на коментари във връзка с произведения материал означава, че той може да бъде публикуван случайно с окончателното копие. Google Docs има инструмент за коментиране, който позволява на авторите и редакторите да обсъждат съдържанието, без да поставят ненужни думи на страницата. Ще бъдете благодарни, че сте го използвали.

4) Използвайте @ Съобщения

Насочете вниманието на някого към редакция или коментар, като използвате @ съобщения - или може би трябва да кажа + съобщения, тъй като Google използва различен символ, отколкото повечето други приложения. Всъщност, ако напишете @ вместо +, Google го променя вместо вас.

За да маркирате вниманието на някого, създайте коментар, след което въведете знак плюс (+), последван от името или имейл адреса на човека. Google автоматично предлага най-близкото съвпадение от контактите ви. Ако човекът още не е в контактите ви, просто въведете имейл адреса му. Отделете време и го оправдайте преди да натиснете Enter. Каквото и да въведете, отива веднага на това лице по имейл, заедно с връзка към документа. Ако направите промени в коментара, човекът също получава сигнали за тях. Така че им спестете спама и помислете за вашите коментари, преди да натиснете Enter.

5) Пишете и редактирайте офлайн в Google Документи / Диск

Знаете ли, че можете да използвате Google Документи, дори когато компютърът или мобилното ви устройство не са свързани с интернет? Можеш. Колегата ми Ерик Равенскрафт написа цяла статия за това как да настроите Google Диск офлайн, заедно с инструкции стъпка по стъпка.

6) Деактивиране на имейл сигналите

Ако използвате G Suite за писане и редактиране на много, получаването на имейл за всяка една промяна в документ може да бъде неудобство. Ето как да деактивирате тези известия. Отворете Google Drive. Щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл и отворете настройките си. Отляво изберете Известия и премахнете отметката от квадратчето за имейл.

Кратките инструкции са: Google Drive> Настройки> Известия> Имейл

Още съвети от G Suite

Ако използвате Google Документи ежедневно, научаването на някои от нашите полезни съвети за G Suite ще ви помогне да спестите време и да бъдете по-ефективни с програмата. Когато знаете какво може да прави вашият софтуер, той може да отвори и нови идеи за това, което можете да направите с работата си.