Как да синхронизирате приложенията на Outlook и Google

Бизнес потребителите свикнаха с Outlook. Клиентът за електронна поща за повече от един милиард потребители на Microsoft Office на планетата се превърна във второ естество. Но някои компании откриват, че това им спестява пари и поддръжка, за да позволи на Google да бъде домакин на имейлите, календарите и контактите им, въпреки че това означава, че трета страна ще има достъп до съдържанието на имейла и насочените дисплейни реклами се показват във входящата поща. Ако бихте могли да използвате Outlook с пощата си в Google Apps (наистина само Gmail), не е нужно да виждате тези реклами и получавате панел за визуализация, сортиране на входяща поща, форматиране в бокс, опции с десен бутон на мишката, социален конектор и повечето от другите инструменти, които Outlook предлага.

За щастие, Google Apps Sync за Microsoft Outlook ви позволява да се възползвате от повечето инструменти на Outlook - но само за Outlook 2010 досега. Ако стартирате Office 2013, все още можете да се свържете с Gmail акаунт чрез IMAP, но това ще ви изпрати само поща, без календари, задачи или контакти. Използвайки Apps Sync, Gmail емулира ограничена версия на Microsoft Exchange Server. Получавате повечето от важните неща - вашите контакти, събития в календара, задачи и бележки в Outlook. Но някои неща няма да бъдат синхронизирани, като чернови, последващи дати и напомняния, правила, подписи, форматиране с богат текст, разписки за доставка, прикачени файлове в календара, напомняния за задачи и записи в журнала. Има изчерпателен списък с това, което е и не се синхронизира в този PDF файл от Google.

Ако можете да живеете с тези ограничения и вашата компания е преминала към Google Apps, тогава използването на Outlook с новата ви комуникационна услуга е прост въпрос за инсталирането и работата на Apps Sync. Съвместим е с Windows 7, Vista, XP и Outlook 2003, 2007 и 2010 г. Имайте предвид, че не е актуализиран нито за Windows 8, нито за Outlook 2013, като версията е включена в Office 365. А потребителите на Apple Mac на Outlook 2011 са: доста от късмет. Свързахме се с Google по този въпрос и ще актуализираме тази статия, когато има напредък. Можете да го получите тук. Това изтегляне всъщност ви предоставя две помощни програми - в допълнение към Apps Sync ще получите и миграцията на Google Apps за Microsoft Outlook, която, както подсказва името му, ви позволява да премествате съществуващите си данни в Outlook в Google Apps. Можете да изтеглите инструмента за миграция отделно, от тук.

След като изтеглите помощната програма, уверете се, че Outlook не се изпълнява и след това натиснете бутона Изтегляне на Google Apps Sync - той ще инсталира софтуера автоматично, след като оправите диалоговия прозорец за контрол на потребителските акаунти.

След това ще видите малък диалогов прозорец с молба да влезете в профила си в Google Apps. Това е същото влизане, което използвате за Google Apps или за корпоративния си Gmail акаунт.

След като успешно влезете, ще видите доста по-сложен диалогов прозорец с квадратчета за уточняване на това, което може да искате да импортирате. Това всъщност е малко объркващо: В горната част на диалоговия прозорец пише "Създаване на профил в Google Apps в Microsoft Outlook", което е отделен проблем от импортирането. Ако имате съществуваща пощенска услуга, която сте използвали с Outlook, ще искате да поставите отметка в горния квадрат, за да запазите предишните си съобщения, контакти, календари и бележки.

Можете отделно да проверите и премахнете отметката от която и да е от тези подкатегории, ако не искате да запазите всичко. По-специално, вероятно ще искате да премахнете отметката за изтрити и нежелани имейли, които са поставени отметка по подразбиране. Диалоговият прозорец по избор ви позволява да изпращате данните си за ползване до Google, за да им помогнете за осигуряването на качеството им. Има още една опция, която се показва, когато щракнете върху Advanced - изключете AutoArchive. Това е поставено отметка по подразбиране и означава, че Google ще запази копия на всички ваши стари съобщения.

След това щракнете върху бутона Създаване на профил. Ако инсталацията протича правилно, след това ще видите поле за съобщение в този смисъл. Полето за съобщения ви показва също как инструментът добавя икона към системната ви лента на Windows и предлага бутон, който стартира Outlook.

Когато стартирате Outlook, ще видите полето със съобщение за състояние на синхронизация и приложението ви Outlook ще се попълни с всички ваши папки и нови имейли. До 1GB ще бъдат изтеглени на вашето локално устройство, освен ако не промените лимита от опцията Задаване на ограничение за размер на пощенската кутия на иконата.

Диалоговият прозорец за състоянието се отваря оттогава всеки път, когато стартирате Outlook, освен ако не премахнете отметката от единичната отметка в долната част: „Отворете този прозорец, когато стартира Microsoft Outlook.“ Препоръчвам да премахнете отметката от това, за да предотвратите появата на този разсейващ диалог през цялото време; винаги можете да го извикате обратно от иконата на тавата. Може да се наложи да направите това, ако забележите липсващи поща, елементи от календара или контакти. Всяка категория за синхронизация включва връзка за повторно синхронизиране, която може просто да излекува болестите ви.

Вече сте готови да започнете да използвате Outlook точно както винаги! За повече информация относно стремежа на Google за корпоративния пазар на съобщения, прочетете пълния ни преглед на Google Apps. За повече информация за Outlook прочетете нашия преглед на Microsoft Office.