Как да защитите вашите документи за думата на Microsoft

Написали сте важен или чувствителен документ в Microsoft Word. И вие искате да го запазите частен или поне защитен. Може би искате да сте сигурни, че само вие и определени хора можете да го четете или редактирате. Може би искате да ограничите видовете модификации, които някой може да направи в документа. Може би искате да гарантирате на читателите на документа, че това е окончателната версия. Можете да направите всичко това и още повече, ако знаете кои инструменти да използвате в Word и как да ги използвате.

Последната версия на Microsoft Word на Office 365 предлага няколко опции за обезопасяване на вашия документ. Можете да настроите документ да се отваря в режим само за четене, за да предотвратите случайни редакции. Можете да шифровате документа си, така че никой да няма достъп до него без правилната парола. Можете да ограничите съдържанието, което може да бъде редактирано в даден документ, и начина, по който може да бъде редактиран. Можете да добавите цифров подпис, за да сте сигурни, че никой не може да се заинтригува с документа. И можете да маркирате документ като окончателен, така че хората да знаят, че той не е променен, откакто последно сте го запазили.

За тези трикове използвам най-новата версия на Word 365 на Word. Опциите, които обхващам тук, по принцип работят същото в Word 2016, 2013 и 2010 г. Въпреки това, възможността да се маркира документ като окончателен и да го направи само за четене са две отделни опции в Word 365 и една единична комбинирана опция в другите версии на Word.

Защита на документа

За да започнете, отворете документ в Microsoft Word, който искате да защитите. Щракнете върху менюто Файл и след това щракнете върху бутона за защита на документа. От менюто Защита на документа изберете първата опция до Винаги отворена само за четене .



Само за четене

Запазете документа и след това го отворете отново. Word мига съобщение, че авторът би искал да отворите това само за четене, освен ако не е необходимо да правите промени. Щракнете върху Да, за да отворите документа в режим само за четене. Разбира се, всеки може да каже „не“ и да отвори документа в режим на редактиране. Целта е да се улесни хората да отварят документа като само за четене, за да смекчат шансовете за извършване на нежелани промени.



Шифроване с парола

За да деактивирате опцията само за четене, отворете документа в режим на редактиране. Кликнете върху менюто Файл и изберете Защита на документа. От менюто Защита на документа изберете опцията Винаги да се отваря само за четене . Останете на същия екран и отново кликнете върху бутона Protect Document. Този път изберете опцията за шифроване с парола .



Създай парола

В прозореца за шифроване на документ създайте парола и щракнете върху OK. Не забравяйте да използвате сложна, но запомняща се парола. Ако забравите паролата, Microsoft не предлага начин да я извлечете или нулирате, което означава, че няма да имате достъп до документа. Въведете паролата отново, за да я потвърдите. Щракнете върху OK.

Запазете и затворете документа. Отворете го отново. Въведете паролата за достъп до документа. Щракнете върху OK.



Премахнете паролата

За да премахнете паролата, щракнете върху менюто Файл и изберете Защита на документа. Кликнете върху опцията за шифроване с парола . В прозореца за шифроване на документ изтрийте точките, които скриват вашата парола. Щракнете върху OK. Запазете и затворете документа. Следващия път, когато го отворите, няма да бъдете попитани за парола.



Ограничаване на редактирането

Кликнете върху менюто File и се върнете към бутона Protect Document. Изберете опцията за ограничаване на редактирането .

След това вашият документ показва прозорец за ограничаване на редактирането вдясно за ограничения за форматиране и редактиране. Тук можете да дадете разрешение на хората да четат документа ви, както и да изберете какво могат да редактират и как.



Ограничения за форматиране

Поставете отметка в квадратчето Ограничете форматирането до подбор от стилове, за да не допуснете хората да променят форматирането на вашия документ чрез функцията за стилове на Word. Кликнете върху връзката за Настройки. В изскачащия прозорец Ограничения за форматиране всички стилове са разрешени по подразбиране. Можете да запазите това, каквото е, да го промените на Препоръчителния минимум или да го промените на Нищо. Ако не сте сигурни коя настройка да изберете, изберете тази за препоръчан минимум.

Можете също да проверите някоя от трите опции под Форматиране, за да позволите на AutoFormat да отмени ограниченията, да блокирате възможността за превключване на теми или да блокирате възможността за превключване на QuickStyle набори. Ако не сте сигурни, оставете тези три настройки непроверени. Щракнете върху OK, за да затворите прозореца с ограничения за форматиране.



Ограничения за редактиране

Под Редактиране на ограничения, поставете отметка в квадратчето Разрешаване само на този тип редактиране в документа. Кликнете върху падащото меню отдолу. Вече можете да изберете измежду четири опции: Проследените промени включват Промяна на проследяване за всеки четец на вашия документ и ограничават всички други видове редактиране; Коментарите позволяват на читателите да вмъкват коментари във вашия документ, но не правят други модификации; Попълването на формуляри позволява на читателите да попълват формулярите, които сте създали, но не и да ги променят; и Без промени (Само за четене) поставя документа ви в режим само за четене, така че да не могат да се правят промени. Изберете желаната от вас опция.



Изключения

Ако отметнете опцията за коментари или без промени (само за четене), можете да създадете изключения, за да може всеки да редактира определени части от вашия документ. В секцията Изключения, поставете отметка в квадратчето за Всички и изберете всички части на документа, които искате някой да може да редактира.



Прилагане на защита

И накрая, щракнете върху опцията за Да, Стартиране на защитата . Въведете и след това въведете отново парола и щракнете върху OK. Запазете и затворете документа. Отворете го отново. Контролите за редактиране на лентата вече са сиви. Щракнете в който и да е раздел от документа, който сте разрешили за редактиране и контролите стават достъпни.



Изключете защитата

За да изключите защитата, щракнете върху раздела Преглед и щракнете върху иконата за ограничаване на редактирането. Кликнете върху бутона Stop Protection в долната част на прозореца за ограничаване на редактирането. Въведете паролата и щракнете върху OK. След това премахнете отметката от опциите за Ограничения за форматиране и редактиране, които се появяват горе вдясно.



Добавете цифров подпис

Кликнете върху менюто File и се върнете към бутона Protect Document. Изберете опцията за добавяне на цифров подпис . Това казва на хората, които четат вашия документ, че вие ​​и никой друг не сте го подписали, което показва, че вие ​​сте последният човек, който го преразгледа и запише.



Подписване на удостоверение

За да създадете цифров подпис, ще ви трябва сертификат за подписване. Първият път, когато правите това, Word мига съобщението: "За да подпишете документ на Microsoft Office, имате нужда от цифров подпис, искате ли да го получите от партньор на Microsoft сега?" Щракнете върху Да. Появява се страница за поддръжка на Microsoft, която да ви помогне да намерите цифров идентификационен номер. Опитайте връзките за различните доставчици, за да получите цифров идентификационен номер. След това щракнете върху връзката в уеб страницата, за да добавите или премахнете цифров подпис в файлове в Office. Превъртете надолу по страницата, за да научите как да добавите цифров подпис.

След като имате цифровия идентификатор, върнете се към бутона Protect Document и отново щракнете върху опцията за добавяне на цифров подпис . В прозореца за подписване попълнете необходимите полета и щракнете върху бутона за подписване. Може да бъдете помолени да потвърдите цифровия подпис. Щракнете върху OK.

Вашият документ вече е цифрово подписан и е направен само за четене. Word обяснява, че документът е подписан и маркиран като окончателен и че ако някой го подправи, подписите стават невалидни. Всеки, който отвори документа, ще види известието за вашия цифров подпис.



Отбележете като окончателен

И накрая, ако не можете или не искате да използвате цифров подпис, все още можете да маркирате документа като окончателен. Кликнете върху менюто File и се върнете към бутона Protect Document. Изберете опцията да маркирате като окончателен .

Изскачащо съобщение ви казва: "Този документ ще бъде маркиран като окончателен и след това запазен." Щракнете върху OK. Появява се друго съобщение и ви казва: „Този ​​документ е маркиран като окончателен, за да покаже, че редактирането е завършено и че това е окончателната версия на документа. Когато документът е маркиран като окончателен, свойството за състояние е зададено на„ окончателно “и въвеждането, редактирането на команди и маркировките за проверка са изключени. Можете да разпознаете, че документът е маркиран като окончателен, когато в лентата на състоянието се покаже иконата за маркиране като окончателна. " Щракнете върху OK.



Редактирайте все пак

Когато някой отвори документа, в горната част се появява съобщение: "МАРКИРИРАН КАТО КРАЙНО. Един автор е отбелязал този документ като окончателен, за да възпрепятства редактирането." Появява се и бутон Редактиране така или иначе. Ако някой натисне този бутон, той или тя все още може да редактира и съхранява документа. Но тогава документът ще ви покаже като автор, а другият човек като този, който последно го е променил. Така че крайната цел тук не е да спрете някой да редактира документа, а да кажете на читателите, че документът е окончателен и че трябва да се появите като автор и човек, който го е променил за последен път.