Организиране: използвайте папки, за да претрупате работния си плот

Да се ​​организираш и да останеш организиран е като отслабване. Краткосрочните решения не работят. Трябва да направите промени в начина на живот, които вие и вашите служители или бизнес партньори можете да спазвате в дългосрочен план.

В тази серия ще дам съвети как да организирате както своя бизнес, така и вашите лични данни. Предишната статия обясни важността на разбирането как вашият бизнес мисли за информация. Сега ще ви покажа как да приложите тези основи на практика с конвенции и структури за именуване на компютърни папки. Повечето фирми ще внедряват тези структури на папки или на своите сървъри или в пакет за управление на проекти, но те са еднакво приложими както на вашия собствен десктоп, така и в имейл клиент.

Какво са папки, наистина?

Папките са скелетът на вашия бизнес. Подобно на структурата на сградата, те поддържат всичко останало, което върви около тях, от креативен дизайн до директна функционалност.

Работил съм в седем различни офиса през кариерата си. Екипите, които имаха чисти и здрави разумни структури на папки, винаги са били тези, които са най-добре позиционирани за продължителен успех и растеж.

По-специално малките предприятия трябва да отбележат този факт: Организираната компания е тази, която е позиционирана за растеж. Може да си мислите, че тъй като сега във фирмата има само двама души, можете да запазите много информация в главата си и да не я съпоставяте в структурата на папките. За съжаление, когато дойде време да наемете нови служители и да разширите бизнеса си, ще губите много време, като ги преподавате на вашата сплетена система. Ще загубите още повече време и пари, коригирайки грешки, време и пари, които трябва да харчите за растеж.

Структурата на вашата папка е отражение на вашата бизнес структура. Папките са вложени в други папки в йерархична система, която трябва да съответства на йерархичния ред на вашата работа.

Обсъждайки как вие и другите хора от вашия бизнес мислите за информация (направихте ли тази част, нали?), Вероятно сте започнали да виждате някаква йерархия да се разгръща. Препоръчвам да очертаете тази структура. Няма значение дали го скицирате на хартия, в пунктове или в приложение за бележки като Evernote за Windows (безплатно до 45 долара на година, 4, 5 звезди) или използвате софтуер за картиране на ума. Поставянето му в писмен вид ще ви помогне да видите дали има несъответствия или припокривания.

Примерна структура

Структурата на вашия дизайн ще бъде уникална, но тъй като помага изключително много да видите пример, ще ви покажа основната, която използвам на работния си плот.

Като писател работя предимно върху рецензии на продукти. Когато се замислям за рецензиите, виждам в съзнанието си три категории: 1) идеи за продукти за преглед, 2) статии, които са в ход и 3) рецензии, които са готови. В рамките на категорията „завършени“ съм склонен да си спомням рецензии по дата на публикуването им, които опростявам до месец и година, защото никога не е твърде много в рамките на един месец, че бих ги изгубил от поглед. В рамките на категорията "идеи" нещата са вид течност. Някои идеи обхващат повече от един продукт, докато други се отнасят до едно нещо. Но това, че са течни, не означава, че не мога да имам система, която да ги организира. В категорията „в ход“ мисля за името на продукта, който преглеждам. Сега, как това се превежда на папки?

Тази система работи, защото за мен е важно да видя моментна снимка на идеи и нещата в ход. Те са точно в името на папките, така че ги виждам веднага, когато отворя папката си „ПРЕГЛЕД“. Не е необходимо да виждам всички имена на продуктите, които съм приключил с прегледа, така че ги набирам в папки според датата на публикуването им. Всички имена на папките са последователни. Когато състоянието на един проект се промени от незавършено до завършване, го премествам и го пускам в съответната папка, а конвенцията за именуване е същата като всички останали папки, които са с него. Например, мога да влача папка с римски цифри, като ii, до нивото на c и d, без да се налага да я преименувам и тя ще се побере точно в системата.

Съвети и трикове

Номера. Забележете как папките за месец започват с четири цифри. Първите две цифри са за годината, а вторите се отнасят за месеца. Обичам да виждам имена и на месеците, затова ги поставям в края след подчертаване. Аз съм голям привърженик на използването на четири- или шестцифрено число за дати по няколко причини. Първо, аз лично съм склонна да си спомням кога са се случили нещата, така че ми е лесно да намеря неща, ако мога да ги търся по дата. Второ, папките винаги се появяват в ред по дата, когато ги сортирам по име, защото по азбучен ред 1101 идва преди 1102 да идва преди 1103 и т.н.

Използването на дати става изключително полезно, когато трябва да архивирате, за което ще говоря в следваща статия за управление на електронната поща.

Етикети. В моя пример използвам всички главни букви за папките, започващи с „IDEAS_“, защото искам „идеи“ да се слепят, когато сортирам по име. Мисля за тях като за етикети. За текущите прегледи не се притеснявам с маркер. Просто именувам папката с името на продукта. Ако в момента имах повече от около 20 отзива за продукти, вероятно щях да променя конвенцията за именуване на папките си и да добавя маркер, за да оставя всички неразработени неща да висят заедно. "IN-PROGRESS_" вероятно ще бъде твърде дълъг, но може би нещо толкова просто като "IN_" ще работи.

Оказва се, че „IN_“ по-специално не би работил и ето защо: Когато скицирах цялата си структура на папки, използвах думата „in“ другаде, за да означа нещо много специфично. Вижте колко е важно първо да очертаете цялата работа?

Единствен по рода си. Една от причините за използване на тагове и номера е, че помага да се запазят уникалните имена на файлове. Никога не искате два файла или папки, наречени едно и също нещо, защото ако случайно ги плъзнете и пуснете на едно и също място, един може да презапише другия. И, разбира се, е объркващо.

Специални символи. Подчертанията са най-добрият ми приятел в конвенциите за именуване на папки. Те са чисти и поддържат текста лесен за четене. Някои хора използват интервали и тирета в имената на папките си - зависи от вас. Каквото и да изберете, винаги бъдете наясно как символите влияят на азбучното сортиране на имената. Понякога използвам подчертаване в началото на името на папката, когато винаги искам тази папка да се появи в горната част, като "_DONE." Тогава мога лесно да влача и пускам всичко, което е завършено, до горната папка. Като алтернатива, ако го искам отдолу, бих могъл да го нарека „z_DONE“.

Цвят. Mac OS е фантастичен за това, че ви позволява бързо да оцветявате папки с цвят с десния бутон на мишката. Можете да го направите на компютър, но е тромаво. Разчитах на цветово кодиране, когато работех по проекти за силно сътрудничество, като моят колега и аз етикетирахме папките на споделен сървър като жълти, когато съдържанието е ново и още не полирано, оранжево, след като файловете са преминали първата си фаза на проектиране и т.н. по лилаво, което показваше, че работата е свършена.

Каквато и система да внедрите, придържайте се към нея! Постоянството е от ключово значение да останете организирани. Не забравяйте, че организирането, като поддържане на форма, изисква дългосрочни промени в начина на живот, а не бързи поправки. Доколкото е възможно и доколкото има смисъл, опитайте се да използвате едни и същи основни принципи във всички проекти, екипи и отдели в целия бизнес.

Отнеси

Стъпките, които трябва да запомните от тази статия са:

1. Скицирайте структурата на вашата папка, преди да я внедрите.

2. Организирайте йерархично информацията, като мислите за това, което ще трябва да видите и знаете в изглед на моментна снимка, когато погледнете в папка.

3. Използвайте букви, цифри и специални знаци в имената на вашата папка, за да ги покажете в интелигентен ред.

4. Бъдете в съответствие с конвенциите за именуване, когато създавате нови папки.