Организиране: мислете различно за данните

Да се ​​организираш и да останеш организиран е като отслабване. Краткосрочните решения не работят. Трябва да направите промени в начина на живот, които вие и вашите служители или бизнес партньори можете да спазвате в дългосрочен план.

В тази поредица ще дам съвети как да организирате както своя бизнес, така и вашите лични данни, организирани чрез адресиране:

1. Как вашият бизнес мисли за информация.

2. Именуване на конвенции за папки и как да мислим за тях.

3. Именуване на конвенции за файлове.

4. Обмен на информация.

5. Как се управлява имейл.

Диета за организиране

Когато става въпрос за отслабване, някои хора установяват, че диета от пет или шест малки хранения през целия ден работи за тях, докато други се нуждаят от три режимирани хранения и абсолютно никаква закуска между тях. Някои хора купуват членство във фитнес (тласъкът всъщност да отиде може да дойде от парите, които са изразходвали), докато други са по-добре да впишат малки тренировки в ежедневието си, като например да поемат по стълбите вместо асансьор или да карат колело на работа.

Въпросът е, че едни и същи решения не работят за всички. Същото е и с организирането.

Начини за мислене на информация

Да се ​​организираш и да останеш - трябва да бъде ангажимент за начина на живот на вашия бизнес. Всеки служител и участник в ежедневните операции трябва да може да се придържа към програмата. Вашата система за организиране трябва да се състои от практики, които се вписват в рутинните процедури на всеки, независимо дали това прави последователни малки стъпки, като например изтриване на ненужни файлове, докато ходите, или предприемане на по-големи стъпки по предварително зададен график, като резервиране всеки петък следобед за почистване изходящи кутии.

Така че, преди да поставите себе си и колегите си на нова диета за организиране, отделете малко време, за да помислите как бизнесът ви разглежда информационната организация. Някои възможности са:

• по дата или месец, например когато за първи път се е случило нещо или е планирано да бъде завършено

• по име на проекта

• от името на отговорното лице

• по фискално тримесечие

Съвпадащи практики с реалността

Важно е да не се опитвате да монтирате някоя от тези организационни системи във вашия бизнес, ако тя не отразява как действително работи вашият екип. Попитайте колегите си, ако се наложи да намерят конкретен документ, може би фактура или договор, къде биха потърсили първо? По-важното е как биха изглеждали? Търсят ли своя компютър или мрежата на компанията по име на продавача, дата, описание на продукта? Отварят ли папка и променят имената на файловете, или сортират по дата, или сортират по тип файл? Колко време им отнема да намерят информацията? Губят ли време, защото търсят по начин, който не им помага бързо да стеснят резултатите си?

Нямате нужда от официална среща, за да направите това. Просто отворете и попитайте. Ще ви отнеме две минути.

Може да има повече от един отговор. Понякога може да си спомняте месеца и годината, в които стартира проект, докато вашият колега може да се фиксира върху името на проекта. И в двата случая информацията не е непременно статична. Може би проектът е имал кодово име по време на своето развитие, а може би стартира късно. В следващата статия за конвенциите за именуване на папки ще обясня как да внедря система, която може да се справи с тези несъответствия.

Спи на него

Извършването на това упражнение трябва да помогне за формирането на вашето разбиране за това как вашият бизнес трябва да структурира информацията си - но спите на него за ден или два и след това опитайте отново, преди да вземете някакви решения или промени в съществуващата си структура. Понякога забравяме защо съществуват определени практики и тяхното рязко промяна може по невнимание да унищожи някаква друга обосновка на бизнеса.

Например, работех в офис, където на свободна практика сключват договори, където се подреждат в две действителни висящи папки на файлове, една за фактури и една за данъчни формуляри. Струваше ми се, че има много по-голям смисъл да ги слея в едно. Защо има два шкафа с файлове и две папки, обозначени като "Doe, Jane?" Винаги, когато имах нужда от достъп до фактури, обикновено също трябваше да потърся данъчната информация на фрийлансъра. Защо не просто опростите системата? Една от причините, която ми е очевидна сега, но не беше навремето, е, че много хора в организацията се нуждаят от достъп до фактурите, но малко хора трябва да имат достъп до личните данни, като например осигурителните номера. Хубаво е, че моят мениджър разбра тази обосновка и успя да ми го обясни, преди да реорганизирам цялата система.

Отнеси

Първите стъпки за премахване на тази статия са:

1. Попитайте колегите и себе си: "Как мисля за нашата информация?"

2. Нека отговорите се въртят в главата ви за ден-два, преди да стигнете до някакви заключения.

3. Трябва да започне да се очертава някаква структура. Когато го видите, не се притеснявайте да реагирате на него все още.

Не забравяйте, че да се организирате е като да останете във форма. Нищо няма да се промени за една нощ и е по-важно да направите правилните промени в начина на живот за вас и вашата организация - промени, които ще останат.