Организиране: страхотни съвети за по-добри имена на файлове

Как вие и вашите колеги именувате вашите файлове е също толкова важно, колкото и името на папките ви. Правейки го интелигентно, систематично и логично от началото позиционира бизнеса си за успех, дългосрочен растеж и стабилност.

Много фирми, обмислящи нов организационен натиск, вероятно имат огромно изоставане от стари файлове, които няма да искат да преименуват (поне не веднага). Това е добре. Трябва да започнеш по някое време.

В много случаи има смисъл да внедрите нова система, когато стартирате нов проект, екип, фискален квартал или година - каквито и основни забележителности да имат вашият бизнес. Има смисъл да започнете от значителен момент отчасти поради това как ще се справите с неорганизираните архиви. След една година ще можете да намерите и управлявате всичко скорошно, от което се нуждаете без усилия, но няма да можете да намерите по-стари неща, предшестващи новата ви система, толкова лесно. Ще ви дам няколко трика за работа с тези архиви, без да харчите месеци (или младежи на стажант), за да ги преименувате всички.

Имена на файлове

Както при папките, имената на файловете трябва да са:

• единствен по рода си

• показателно за това какво съдържа файлът

• в съответствие с начина, по който вашият бизнес мисли за информация

• сканируема (с човешкото око) според това как вие и вашите служители намират информация

• естествено подредени по азбучен ред

• последователна!

Единствен по рода си. Абсолютно важно е имената на файловете да са уникални, особено ако работите в среда за сътрудничество и особено ако често копирате файлове на сървър. Ако нямате система за това как запазвате имената на файлове уникални, рискувате да ги презапишете и да загубите всичките си данни. В среди за съвместна работа е обичайно умишлено презаписване на файлове. Ако като мен сте се уверили в изскачащото предупреждение („Сигурни ли сте, че искате да замените съществуващия файл с по-нов?“), Нищо няма да ви попречи да презапишете грешния файл, ако има същото име.

Например, да кажем, че имам нова фактура от Grey's Electronics с име Grays-računice.pdf, датирана вчера. Може да го залепя на сървъра в папката Фактури и може да получа предупреждение, че файл с това име вече съществува. Може би също така предполагам, че тъй като фактурата е влязла вчера, някой друг я е пуснал там - но просто трябваше счетоводният отдел да подпише тази фактура, така че моята трябва да е последната, така че ще презапиша старата. Цялото нещо се разпада, когато по-късно някой ме помоли да извадя предходната фактура на Грей, знаете ли, тази от преди два месеца… тази със същото име на файла, която вече няма.

Показателен. Изглежда глупаво да заявявате, че имената на файлове трябва да указват какво съдържат, но съм виждал, че се объркват много пъти. Много хора приемат, че когато слагат гнездо в дадена папка, тя се грижи за името на по-голямата категория. Те също така невярно приемат, че най-подходящото съдържание на файл към тях също ще бъде очевидно за всеки друг, който трябва да получи достъп до файла. Нека отново вземем пример за фактуриране. Кажете, че счетоводният отдел намира фактури по три начина: номер на фактура, данъчен номер и фискалния месец, през който е платена. Счетоводството не можеше да се интересува по-малко, че това е „фактура на Грей“.

Аз лично използвам два основни идентификатора за всичките си файлове: числови дати и кодове. Вкъщи блогвам няколко пъти месечно. Всички текстови файлове и снимки, които използвам в моя блог, са класифицирани с четирицифрена дата (YR MO) и класификатора "bg" за "блог." Снимка на пазар в Монреал, направена по време на пътуване през септември 2010 г., се нарича 1009bg_montreal_market.jpg. Четирицифрените цифри работят за моите файлове в блога, защото пиша средно само четири или пет публикации на месец.

Понякога обаче може да имам десетки снимки от конкретен месец. В такъв случай аз или ги кодирам с шестцифрено число, добавяйки деня до края, или съкращавам някакво друго означение, за да запазя знаци, за да мога да добавя още описателен текст към имената на файловете. Например:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

Знам преди дори да отворя файловете, че това са и двете снимки на чушки, които публикувах в блога си (bg), направени през септември 2010 г. (1009), в Монреал (mnrl), на пазара (mrkt).

Друг трик, ако пътувате много, затова използвайте кода на летището, за да обозначите местоположението: YUL за Монреал, LAX за Лос Анджелис, LHR или LGW за Лондон и т.н.

В съответствие с процеса на бизнес мисъл. Както може би се досещате от горния пример, знам, че мога да разчитам на паметта си, за да изтегля информация по дата. Когато решавате как ще работят вашите конвенции за именуване, трябва да знаете как вашият бизнес запомня информация. Но фурмите също убиват две птици с един камък. Те кодират файла за това, когато той се е появил или е бил значим, и ви извеждат наполовина до уникални имена. Никога няма да отворя случайно снимки от пътуването си до Монреал от 2006 г., когато наистина искам тези от 2010 г., дори и да снимам снимки на пазари и два пъти.

Абсолютно препоръчвам да включите дата в имената на вашите файлове. Единственият истински въпрос е коя дата е най-полезна за вашия бизнес? Датата, на която е изпратена или обработена фактурата, или датата, на която е извършена работата или когато е подписан договорът? Собствениците на фирми, ръководителите на екипи и ръководителите на отдели трябва да правят последния разговор, но разговаряйте с хората, които вършат най-много ежедневна работа. Те са тези, които ще знаят какво наистина има смисъл.

Сканиране. Когато отворите папка, искате да узнаете съдържанието й веднага, без да отваряте файлове или да примигвате при изгледи на миниатюри. Измислянето на правилната конвенция за именуване на файлове включва да се разбере каква е ключовата информация във всеки документ. Стривам, когато видя нечий компютър с файла resume.doc. Кое резюме е? Кога беше актуализиран? Дълга версия или кратка? Къде ще бъде изпратен? 1102_CV_marketing_digital.doc може да е резюмето, което подчертава вашия опит в дигиталния маркетинг, докато 1102_CV_short.doc може да е общото професионално CV, което възнамерявате да актуализирате, когато кандидатствате в юридическо училище.

Помислете само колко по-продуктивни биха могли да бъдете вие ​​и вашите колеги, знаехте с голяма сигурност какво съдържа всеки файл, преди да го отворите.

Естествено подредени. Друга причина да обичам да използвам дати като идентификатори е, че всичко ще спада в хронологичен ред, когато папката сортира файлове по име, което обикновено е по подразбиране. Сортирането по действителна дата на файла ви показва само кога файловете са били актуализирани за последно и това е малко вероятно да бъде основното нещо, което искате или трябва да знаете. Ако винаги поставяте YR MO DA в началото на името на файла, винаги ще имате ред.

Съвместимост. Преди това направих аналогията, че да се организираш е като да останеш във форма. Промяната не се случва за една нощ. Наградите идват в дългосрочен план, а не в краткосрочен план. Трябва да направите промени, които са подходящи за вас и които ще продължат, а не да скачате на прищявка диета. Когато усетите, че сте намерили решение, с което можете да живеете, придържайте се към него!

Работа с архиви или по-стари файлове интелигентно

Никой не очаква от вас да реорганизирате и преименувате целия си архив от данни. Това не е ценен начин да прекарате времето си и е нелепо да мислите, че дори бихте могли да го издърпате. И така, какво да правите с всички тези неорганизирани файлове и папки от миналото?

Мисленето за всичките ви файлове наведнъж е неуправляемо. Затова са неорганизирани! Най-лесният начин да започнете да се справяте с архивите си е да мислите за две групи: стара и наистина стара. Как ще определите стари и наистина стари зависи от вас.

За мен „наистина стар“ означава, че съм повече от 99 процента сигурен, че няма да имам достъп до файла никога повече - но това може да се случи. „Наистина стари“ неща за мен също трябва да са на поне три години. Файловете, които отговарят на тези два критерия, са готови за архивиране на диск.

Обикновено "стар" обикновено се отнася до файлове, върху които съм работил в рамките на една и три години. Те стоят на моя твърд диск или сървър, където мога да получа достъп до тях, ако се наложи, но попадам в папки за година. Имам папки с надпис "2010", "2009" и "2008."

Поставянето на по-старо съдържание в папки по години ви позволява да направите пролетно почистване. Опитвали ли сте се старателно да почистите гардероба си, без да го изпразвате? Не работи. За да се организирате, се нуждаете от нов старт. Почистването на всичките ви файлове в папки по години ви дава този чист старт, без да премахвате нищо, което всъщност може да се наложи. Трябва да видите чист и подреден прозорец, преди да можете да се организирате!

Какво правите с файл, който обхваща няколко години? Залепете го в най-скорошната папка. Работихте ли по нея миналата година? Тогава трябва да е в миналогодишните папки. Ако се притеснявате, че няма да можете да го намерите, защо? Вашите файлове вече са каша! Вероятно трябва да търсите файла така или иначе, така че какво значение има, ако той е вложен в още една папка?

Отнеси

Важните точки за отнемане от тази статия са:

1. Конвенцията за именуване на файлове, която вашият бизнес използва, трябва да бъде разбрана от всички в организацията.

2. Конвенциите за именуване на файлове трябва да помагат на хората да намират бързо информация чрез сканиране на имена или чрез търсене на дати или други означения в името.

3. Файловете, които са „естествено подредени“, са по-лесни за сканиране и сортиране.

4. Бъдете в съответствие с конвенциите за именуване.

5. Избягвайте голям проект за основен ремонт, като просто архивирате по-стари данни по години.