Организирайте се: кога е добре да изтриете?

Спестяването на цифрови данни е забавно. Често няма значение да го запазим (спорно твърдение и ще стигна до това), но тъй като не заема никакво физическо пространство и виртуалното пространство е евтино, ние висим върху него.

Но има последици за спасяването на всичко. Ако се борите с това дали да запазите или изтриете данни, от работни файлове до снимки до имейл, тази колона ще ви помогне да помислите за текущата си дилема и да разработите нови стратегии за управление на непрекъснато нарастващия товар.

Психологията на спестителите

Изборът да изхвърлите или изтриете нещо често е психологическо или емоционално затруднение повече, отколкото е рационално решение. Много често, когато пръстът ни се задържи над клавиша за изтриване, нещото, което ни спира да го натискаме, се възприема потенциална стойност, а не действителна стойност. Ние мислим: „В тази нишка може да има информация за проекта, който е завършен за две години, който ще ми трябва в бъдеще.“ Или: „Ами ако един ден се науча да използвам софтуер за редактиране на снимки и да почиствам онези изображения, които не са много добри, каквито са?“

Когато запазваме имейли, снимки, музика, ноти и други файлове, много от нас не оценяват истинската стойност на данните, каквато е сега. Мислим за бъдещи обстоятелства, които могат или не могат да настъпят. Закачаме се за нещата, защото каква е вредата в това? Дигиталното пространство за съхранение е по-евтино от всякога. Можете да получите много облачно хранилище за съхранение безплатно. Външните твърди дискове не са толкова скъпи. А количеството пространство, което се предлага на типичен домашен компютър, таблет и смартфон - дори и да купите най-малкия разпределение - е многократно повече, отколкото някога би могло да бъде преди десетилетие.

Една школа на мисълта е, че с цялото това налично пространство, ние никога не трябва да изтриваме нищо. Архивирането е наред, но няма значение в изтриването. Грешка от страна на вниманието и запишете всичко. Хората в този лагер - нека ги наречем спасители - често процъфтяват върху концепцията за потенциална стойност. „Ами ако нашият бизнес измисли как да извлече ценна информация от всички онези стари имейли?“ И те вероятно възприемат и консервативен подход: "Все още не знаем стойността на историята на тези данни, така че трябва да ги съхраним за времето, когато го правим."

Въпреки това, когато спестителите се опитват да получат достъп до запазените си данни, те обикновено се сблъскват с няколко неочаквани проблеми в реалния свят. Първо, както каза мой колега в IT отдела, „Съхранението е евтино, но поддържането му е скъпо“. Има разходи - в пари, време или и двете - свързани с индексиране и извличане на архиви, в зависимост от това къде и как е архивиран. Ако смятате, че разполагате с цялата информация, която някога ще ви е необходима, защото старателно архивирате вашите файлове в Outlook, аз двойно куче се осмелявам да опитате и да извлечете нещо конкретно. Изпращането на файлове в архив е лесно. Изваждането им и намирането на това, което искате е болка във врата и всъщност малко хора го правят. Спестяващите спестяват всичко не защото имат нужда от своите данни, а защото им харесва идеята да могат да получат своите данни, ако имат нужда. Запитайте се дали тези.PST файлове, които сте отказали да изтриете през последните 10 години, не са нищо повече от одеяло за сигурност.

С други думи, когато архивирате нещо, в зависимост от това къде и как е архивирано, това може да стане недостъпно и да има повече проблеми, отколкото си струва да се извлече.

Балансиран подход за запазване и архивиране

По-добър подход според мен е да има ясно психическо разграничение между „работни файлове“ или „активни данни“ и други видове данни. Използвам термина "работни файлове", за да опиша данни, които ми трябват за текуща текуща работа или за работа, която беше завършена наскоро достатъчно, че може да се наложи разумно да имам достъп до нея в близко бъдеще. „Активни данни“ по същество означава едно и също нещо, но може по-добре да опишат компютърни файлове, които не са обвързани с работа, като семейни снимки и забавления (музика и видеоклипове). Има разлика между музиката, която активно пускате, и музиката, която сте събрали в името на събирането, но вероятно няма да пуснете… никога.

Възрастта на един файл не винаги ви казва дали е активен. Например, може да разгледате някои стари снимки активни, ако възнамерявате да ги споделите или да ги включите в проект, като например фамилна история или стенен календар. Ако обаче имате 18 версии на същата композиция на снимки и 16 от тях са замъглени, шансовете някога да използвате тези 16 снимки или да извлечете каквато и да е стойност от тях е изключително нисък. Когато стойността на файла е толкова ниска, това е боклук. Пуснете въображаемата потенциална стойност и просто я изтрийте.

Също така мисля, че помага да се мисли за архивиране, подобно на изтриването, което означава, че веднъж нещо е архивирано, то по същество е недостъпно, дори и да не е отишло за добро.

Ето един ясен пример: правителството на САЩ диктува, че американците трябва да водят данъчни записи на стойност седем години, така че всички тези данни са "активни" и трябва да бъдат запазени по такъв начин, че да са лесно достъпни. Вашите данъчни записи от преди повече от седем години вероятно могат да бъдат архивирани, тъй като е много малко вероятно някога да се наложи да получите достъп до тях, но има малка вероятност вие или вашето семейство, бизнес партньори или юрисконсулт да се нуждаете или да ги искате в бъдеще.

Как да знам кога да изтрием (или архивирам)

Как да разберете кога е добре да изтриете данните и файловете на компютъра си? Правилата, които поставите за себе си, вероятно ще варират според типа на файла, така че тук са някои указатели за типичните офисни файлове (текстообработка, електронни таблици, презентации и т.н.), имейл, снимки и музика и видеоклипове.

Определете стойността. Практически погледнато, когато е време да изчистите затрудненията, определете какво ще трябва или искате да знаете за работата, данните или файла и къде бихте го намерили. След това потърсете места, където е дублиран - което много често е едно и също място, което можете да започнете да използвате ключа за изтриване.

Например, да речем, че запазвате следното: PDF файлове на изпратени фактури, копия на чекове за платени фактури и електронна таблица за цялата дейност по фактуриране. В даден момент след получаване на плащането може да искате да изтриете (или архивирате) PDF файловете във фактурата. Сделката е сключена, проверката е изчистена и имате добър запис на напредъка.

Изтривайте снимки, докато снимате. Когато имате снимки, имайте предвид, че това, че имате възможност да запишете десетки хиляди изображения, не означава, че трябва. Вземете навика да изтривате изображения извън фокус и други лоши снимки, докато ги правите (това е едно от красивите неща за цифровата фотография в края на краищата).

Кошове с рутинни имейли. За имейл изтрийте рутинни съобщения и бърза комуникация, която не съдържа информация, която може да ви е необходима по-късно. Повечето хора могат да сортират по получател и да знаят къде ще бъде по-голямата част от тези файлове.

Запазете само едно копие на прикачени имейли. Изтрийте имейлите с прикачени файлове, но запишете прикачения файл локално, когато е необходимо. Или обратното: запазете имейла, изкопайте файла. Така или иначе, прикачените файлове за имейл са добро място за идентифициране на дублирането и се нуждаете само от едно копие. За повече съвети относно електронната поща, вижте "Как да избегнем претоварване с имейл."

Изхвърлете (или архивирайте) медиите, които не възпроизвеждате. За всички музикални и видео запаси, бъдете реалистични за това кои файлове всъщност ще възпроизвеждате. Ако сте истински потребител на тежки медии, възползвайте се от облачните услуги, които предоставят лиценз на притежаваните от вас медии (a la iTunes Match), така че да не се налага да съхранявате локални копия на неща, които смятате, че искате, но никога всъщност играят.

Може би това е просто моята личност, но усещам чувство за свобода, когато не съм затънал с файлове, от които просто нямам нужда. Упражнението за изтриване дори на малко безполезни данни или файлове, които нямат истинска стойност, ми помага да се чувствам така, сякаш се съсредоточавам повече върху данните, които имат значение.