Организирайте се: съвети и инструменти за управление на проект

Собствениците на малък бизнес, работещи професионалисти и дори някои студенти често играят ролята на ръководител на проекти, дори когато са напълно необучени за това. Управлението на проекти е голям и сериозен бизнес, с висши степени и сертификати, посветени на темата. Ако не сте сертифициран министър-председател, е лесно даден проект - и неговият свързан екип - под вашия надзор да се извади извън контрол, да се отклони от пътя и да се превърне в напълно неорганизирана каша. Как поддържате проекта си на курс, ако не знаете нищо за управлението на проекти?

Това много нещо ми се случи преди няколко години в малка организация. Бях помолен да управлявам няколко редизайн и рестартиране на уебсайтове (бях нает като редактор). Членовете на екипа включваха няколко вътрешни служители, както и доста външни изпълнители и някои неплатени доброволци. И аз не знаех нищо за управлението на проекти.

Аз съм високо организиран човек, което вероятно е причината да бъда отговорен за управлението на проектите на първо място. Но личната организация не е същата като управлението на проекти и първият ми проект започна ужасно. Чувствах се ужасно от това и липсата на увереност само влоши нещата. Разбира се, знаех как да събирам информация, да изготвя график и да го разпространя до всички участващи страни, но нямах представа какво още трябва да правя.

В крайна сметка развих проекта и го разбрах, но не беше просто. Има толкова много неща, които бих искал да знам тогава за това как да организирам и управлявам проект.

За всички неподозирани души, които неволно трябва да управляват проекти, събрах мъдрост от професионални ръководители на проекти и споделих няколко от съветите, които научих също. Всички тези съвети са написани на обикновен език, без жаргон на PM и насочват към най-добрите практики, които са общи, тактически и практични.

Уверете се, че честотата на срещите работи за всички страни. В зависимост от размера на проекта и от това колко добре протича, честотата на срещата (или обаждане за географски разделени екипи) ще варира. Седмичните срещи или разговори често са норма, особено при стартиране, но честотата зависи от размера и срока на проекта и трябва да бъде приемлива и ценна за всички страни. - Том Траш, ръководител на проекти в Aptara

Направи срещите важни. Имайте дневен ред, придържайте се към дневния ред и приключвайте рано. Да губиш време на екипа на проекта е един от най-бързите начини да загубиш доверието на екипа. Ако това е среща за състоянието, уверете се, че тя остава на среща и не се превръща в сеанс на захват или мозъчна буря. И връщането на няколко минути време, които вече бяха отпуснати, е бърз начин за комуникация, че уважавате екипа и тяхното време. - Бил Сандърс, управляващ директор на Roebling Strauss, Inc. (дигитален проект и консултантски услуги за управление)

Изберете правилните инструменти за срещи. Когато седмичните телефонни срещи с външен изпълнител се оказаха непродуктивни, добавих електронна таблица на Google Drive към сместа. Той показа списък на грешките, които бях идентифицирал в един проект, и оценка за това колко важно мислех, че трябва да се коригират. Изпълнителят и аз съвместно редактирахме този документ, докато разговаряхме по телефона. Понякога дори би отстранил малки проблеми точно там и там. Хостингът на „работни срещи“, където работата се свършва по време на самата среща, оттогава се превърна в безценно допълнение към списъка ми с предложения за начини за поддържане на проект. Използването на инструменти за съвместно използване в реално време, системи за видеоконференции и старомодни срещи лице в лице, срещи между лаптоп са всички възможности. - Джил Дъфи

Ако "всичко е наред", продължете да копаете. Настаняванията са безценни. Много често намирам резултати за среща при проверка в отговор на „всичко е наред“. Тогава откривам последващи отговори от рода на: „Това е чудесно да се чуя, но наистина няма проблеми?“ може да ви накара да изпъкнете и където получавате обратна връзка, която можете да използвате. Този последващ въпрос често води до отговори на „Е, да, X се движи добре, но имаше това малко Y, което ме разтри по грешния начин“. Има много хора, които просто не обичат да се оплакват, така че ръководителят на проекта зависи да копае по-дълбоко. - Том Траш

Никога не стреляйте по пратеника. Когато нещата се объркат и те ще го направят, никой не иска да предаде лошите новини. Ако сте известни с това, че реагирате на лоши новини с нещо различно от положителна, "Благодаря ви много, че ми обърнахте внимание. Сега как да разрешим това?" почти гарантирате, че никога няма да получите лоши новини рано. И получаването на лоши новини рано ви дава много повече време за решаване на проблема (ите) и намаляване на отрицателното им въздействие върху проекта. - Бил Сандърс

Нека другите мислят, че те контролират. Мисля, че ми е необходима подправка, но едно нещо, което намерих за ценно, е да се науча да контролирам, а другите да мислят, че шофират. Мнозина искат да се почувстват като контролирани и това е добре, но министър-председателят трябва да разбере, че те в крайна сметка са отговорни за това как се оказва проекта. - Том Траш

Накарайте потребителя да определи критериите за качество. Всеки доставчик има потребител, било то друг член на екипа или евентуален краен потребител. Преди собствениците на тази продукция да могат точно да преценят времето и ресурсите, необходими за нейното завършване, те трябва да знаят как ще се измерват резултатите за качество и пълнота. Независимо дали това е под формата на пълна техническа спецификация или работен лист за критерии за качество на една страница, потребителят трябва да го определи предварително. Това е една от най-простите налични техники за управление на риска. - Бил Сандърс

Инструменти за ръководители на проекти

Освен най-основните многофункционални бизнес инструменти като Excel и Outlook, PM-тата на ad-lib може да открият, че специализираният софтуер за управление на проекти всъщност ги подтиква към най-добрите практики чрез интегрирани функции. Възлагането на отговорност, преценката на времената за изпълнение на задачите и поддържането на комуникация може да бъде по-лесно да се помни, ако има инструмент, който да ви преведе през движенията. Ето няколко, които можете да използвате за големи и малки проекти:

Асана наистина е мениджър на задачи, но поддържа множество потребители, е изключително гъвкав и може лесно да се удвои като леко приложение за управление на проекти.

Basecamp, нашият избор на редактор, е софтуер за управление на проекти, използван в много големи организации. Безплатна версия е пъргав и гъвкав вариант за екипи с много по-малки средства - стига да не се нуждаят от свързано съхранение.

Huddle е „инструмент за съвместно използване на облачно съдържание“, според компанията, което означава, че ви предлага място за поставяне на документи онлайн и сътрудничество между тях. Докато Huddle преди беше повече от приложението на PM, сега е проектирано да се използва заедно с друг софтуер за управление на проекти. Склонен е да се използва от маркетингови специалисти повече от всеки друг.

LiquidPlanner (29 долара на член на месец) има една основна сила: Той води до планиране на земята. Вместо да иска от потребителите да въведат меки дати за това, когато смятат, че работата ще бъде свършена, LiquidPlanner позволява график на PM-тата по приоритет. Това е различен начин на мислене и работа, но може да работи за вас.

Има много повече инструменти, които да използвате или кооптирате, когато управлявате проект, а понякога и най-простите правят работата по-ефективно от здравите и пълнофункционални. Ако имате чудесен съвет да споделите за управление на проекти или програма, която да препоръчате, моля, оставете коментар по-долу.