Организирайте се: как да копирате контактите си от едно приложение в друго

Къде са вашите контакти? Дали те са в софтуера за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), имейл акаунт, телефонът ви или приложение за маркетинг по имейл, като MailChimp? Списъците ви с контакти може да са разпръснати навсякъде. Ей, случва се. Понякога трябва да ги почистите, обедините или просто да копирате вашата база данни с хора и тяхната информация за контакт от едно място на друго.

Като цяло има три начина за копиране на контакти от едно място на друго.

1. Синхронизиране. Първо, можете да синхронизирате контактите си, което е най-лесният вариант, когато е наличен. Резултатът е, че имате две бази данни от контакти, които са абсолютно еднакви, завинаги и винаги, докато спрете да ги синхронизирате.

2. Използвайте приложение за контакти. На пазара има няколко приложения и услуги за контакти, като Contacts + (предишен Пълен контакт), които изсмукват данни за контакти от различни източници (Facebook, Gmail, LinkedIn), съпоставят ги и след това ги изплюват навсякъде, където се намирате го искат. С тези приложения имайте предвид поверителността на вашите и на вашите контакти. Не искате да предавате с желание цялата си информация за контакт в приложение, което само ще се обърне и продаде.

3. Експортиране / импортиране, последвано от опционално синхронизиране на нови промени. Вторият метод е да се извърши групово прехвърляне на контакти. Можем да наречем това методът на износ / внос. Тук изтегляте цялата си информация за контакт от един източник масово и след това я качвате в нов източник. Това е еднократен трансфер. По желание можете да добавите стъпка, така че от тук нататък цялата нова информация за контакт, която създавате или променяте при първата актуализация на базата данни във втората.

Нека да разгледаме тези опции, за да видим какво съдържат.

Синхронизиране на контакти

Кои са някои прости примери за това къде и как можете да синхронизирате контактите? Ако използвате iCloud, можете да синхронизирате контакти между устройствата си iPhone, iPad и Mac. Лесно, нали? Може да изглежда, че е просто въпрос на приложението Apple Contacts на всичките ви устройства, но всъщност трябва да активирате синхронизирането и чрез iCloud, за да работи. Ако не активирате синхронизиране, информацията в приложенията ви за контакти ще бъде различна на всяко устройство.

Този първи пример използва едно приложение. Ето пример с две приложения. Има опция за синхронизиране между MailChimp и Eventbrite, която можете да активирате да внесете информацията си за участниците в Eventbrite в MailChimp, за да можете лесно да създавате имейл кампании за тях. Можете да го настроите, като изберете групите, които искате да синхронизирате, и от този момент, докато не го деактивирате, всички избрани данни ще бъдат еднакви между двете приложения.

Когато искате да синхронизирате контакти, търсенето на интеграция е най-добрият вариант обикновено. Има товари от тях. Например, можете да интегрирате Outlook и Salesforce, за да синхронизирате информацията за контакти между тези две приложения и можете да синхронизирате контактите на Gmail с много CRM.

Използвайте приложение за контакти

На пазара има много приложения за контакти, които ще изтеглят данни от различни източници, ще ги съпоставят и обединяват и ще ви помогнат да ги осмислите. Ако имате информация за контакт в множество имейл акаунти, LinkedIn, Twitter и други места, които искате бързо и лесно да се слеят, приложението за контакти ще направи точно това. Тези приложения често синхронизират получените данни обратно, където искате. Така например, ако изтеглите информация от iCloud, Google Contacts, LinkedIn и Facebook, можете да го синхронизирате обратно с Google Контакти и iCloud, например.

Както бе споменато, не забравяйте да имате предвид поверителността, когато изследвате приложенията за контакти. PCMag не е прегледал много от тях и няколко, които имаме, вече не работят. Контакти + е единственото, което използвах до каквато и да е степен, което се чувствам удобно препоръчвам, но със сигурност има и други. Прочетете ги поне малко, преди да им се доверите.

Експортиране / импортиране плюс По желание синхронизиране на нови промени

Не винаги имате възможност да синхронизирате напълно контактите между две системи. В тези случаи изтеглете или експортирайте контактите си от едното приложение, качете ги в другото и след това по желание синхронизирайте всички бъдещи промени от едно към друго.

Прецизната информация за начина на експортиране на вашите контакти от едно приложение ще варира в зависимост от това кое приложение е. За имейл приложения като Gmail и Outlook експортирането на вашите контакти е доста просто. Най-належащият въпрос обикновено е какъв тип файлов формат искате да използвате, CSV или vCard. Затова нека обсъдим разликите, преди да ореш напред.

Какво е CSV файл?

CSV означава стойности, разделени със запетая, и това е най-често приеманият файлов формат за данни от адресната книга. Това са същите стойности, разделени със запетая, които получавате при експортиране на електронна таблица във файл за текстообработка. Всеки ред данни от електронната таблица се превежда в ред текст, като съдържанието на клетката се разделя със запетаи. CSV файловете са читави, гъвкави и леки в смисъл, че размерът на файла никога няма да бъде огромен. Така че защо да не го използвате? Е, експортирането в CSV може да доведе до загуба на данни, включително снимка, псевдоним на вашия контакт, уебсайт и понякога полето "бележки". CSV файловете са лоши при работа със специални символи, така че ако имате информация за контакт в друг скрипт или познавате хора с акценти в имената им, те ще бъдат изчезнали или изтрити.

Какво е vCard?

vCard е формат за електронна визитка. Това е по-обширен формат за експортиране на информация за контакт, което означава, че полученият файл вероятно ще бъде по-голям от CSV. Експортираната vCard не губи толкова много данни и поддържа повече (но не всички) специални символи и чужди азбуки. Все пак ще загубите прякори, уебсайтове и AIM данни, когато експортирате към vCard. vCard обикновено е свързан с приложения за OS X и iOS, въпреки че Outlook и някои други имейл програми, които също се изпълняват на Windows, също могат да го използват.

Обратно към експортиране / импортиране и по избор синхронизиране. След като разберете кой формат искате да използвате и проверите дали ще работи с приложенията и базата данни, които имате предвид, можете да изтеглите контактите си от едно и да ги качите в друга. Не е лошо да проверите на място няколко от получените контакти, за да се уверите, че работи правилно.

След като сте копирали контактите от едно приложение в друго, искате ли новите промени, които правите в едно от приложенията, автоматично да се показват в другото? Ако е така, ще ви трябва инструмент на трета страна за работата. Някои примери са IFTTT, Zapier и Microsoft Flow. Те понякога се наричат ​​заедно инструменти за автоматизация.

Инструментите за автоматизация могат да свързват приложения, които не е задължително да се интегрират самостоятелно. С други думи, имате приложения A и B и нито едно от тях не е изградило интеграция с едно докосване с другата. Инструментът за автоматизация влезе и изгради интеграция между A и B за вас и сега може да ви помогне да настроите и управлявате потока от данни между тези две приложения.

С инструментите за автоматизация често не можете да копирате маса от съществуваща информация от едно приложение в друго по същия начин, както можете да експортирате / импортирате самостоятелно. Има някои подли решения, включващи Google Таблици, но те могат да бъдат неприятни за създаване и трудно да се оправят. Можете обаче да използвате инструмент за автоматизация, за да настроите правило така, че всички нови промени в едното приложение да се копират в другото, което е методът, който препоръчвам.

• Организирайте се: Контакти по имейл Организирайте се: имейл контакти
• Как да получите достъп до вашите контакти в Windows 10 Как да получите достъп до вашите контакти в Windows 10
• 5 нови функции на Gmail за проверка сега 5 нови функции на Gmail, за да проверите сега

Например, можете да настроите правило така, че когато инструментът за автоматизация открие актуализация на вашите контакти в iCloud, той избира промяната и я копира в, да речем, в Google Контакти. Или обратното. Можете да го настроите между всякакви две приложения, които се поддържат от вашия инструмент за автоматизация.

Истинският трик е да се уверите, че разбирате какво е и не се случва, когато настроите автоматизацията. Трябва да сте сигурни, че знаете в каква посока се случва синхронизирането и дали има закъснение между това, когато извършите промяната и кога тя се показва във второто приложение.

Няма повече копиране и поставяне

Копирането на данни за контакт между две приложения е напълно възможно и не разчита да натиснете ctrl-c, ctrl-v отново и отново. Имате множество опции, в зависимост от това какво искате да направите, и всички те са доста прости.