Организирайте се: как да използвате софтуер за сътрудничество за картографиране на работни процеси

Още в първия ден на първата ми истинска работа най-старшият редактор на журналистическата издателска компания, която ме нае, ме заведе до огромен блок-схема, прикован на стена. "Ето как една статия преминава от писана в публикувана", каза тя. Тя ме преведе през целия процес, наблягайки на частите, в които аз и моят екип сме участвали. Това беше 2001 г., преди софтуерът за сътрудничество беше свободно достъпен, но уроците, които научих онзи ден, се прилагат дори в тази епоха на Асана и Слак.

Всяка статия в списанието влизаше в огромен поли плик с лист хартия, залепен отпред. Хартията беше цветно кодирана към списанието, в което ще се появи статията. Наричахме това сако за работа. Всеки път, когато статията отиде в различен отдел, независимо дали в редакторите за копиране за проверка, или в клавиатурния отдел за промени, историята на пътуването му се записваше на работното яке. Когато един служител свърши работа с нея, тя ще я назначи в нов отдел, като напише ред на листа. Всеки, който видя яке за работа, знаеше точно всички етапи, през които е преминала статията и накъде трябваше да премине следващия.

Като се замислим върху това, тези якета за работа са предшественик и физическо проявление на съвременния софтуер за работен процес, като Asana. Графикът на работния процес, който беше прикован към стената, беше отлична ориентация за мен, като нов служител и всеки друг, който е на борда. Това ми даде кристално ясна картина за това какво прави организацията и как.

В днешния свят, където се стремим към среда без хартия и до голяма степен сме се преместили в електронни файлове и папки, е по-лесно да се откажем от създаването на подобни видове документи на работния процес и да ги поддържаме актуални. Но за всички бизнеси и дори проекти за екипна работа на ниво любители е много важно да документирате работния си процес.

Защо документооборот?

Защо трябва да документирате работния си процес? Има няколко абсолютно критични причини, включително следните:

• Той помага на собствениците на фирми и мениджърите да обмислят и разбират какво се случва на всеки етап от бизнес процеса и защо;
• Той дава възможност за идентифициране на ненужни стъпки и прекъсване на процесите;
• Той напомня на служителите или членовете на екипа, които може да са отдалечени от определени етапи на бизнеса, защо съществуват и каква стойност предлагат;
• Това е от съществено значение за членовете на екипа;
• Това е един от най-добрите начини за обяснение на потенциалните колеги, клиенти и инвеститори как функционира бизнес; и
• Това позволява на екипа по-ефективно да започне да използва инструменти за сътрудничество.

До последния момент вече споменах Асана. Asana е инструмент за управление на работния процес, нещо като списък със задачи за стероиди. Много прилича на системата за сако за работа, която използвах в първата си издателска работа. Асана ви позволява да проследявате задачи, които трябва да бъдат изпълнени, и да ги прокарвате през процес. Всяка задача има история на всички стъпки или подзадачи, през които е преминала. Когато един човек приключи с подзадачи под ръка, той или той го възлага на следващата стъпка и го насочва към лице или отдел, който ще го вземе по-нататък.

Правих аналогия преди това Асана е като тесте карти, докато софтуерът за управление на проекти е като настолна игра. Когато отворите настолна игра, може да имате нещо като дъска, разнообразни игрални фигури и ясен правилник за това как да играете. Всички, които играят, са съгласни с тези предварително определени правила. Можете да се отклоните от правилата, но играта е създадена за максимално удоволствие, когато се придържате към тези правила, така че го правите.

Когато играете карти обаче, всеки, който играе, трябва да се съгласи каква игра ще се играе и какъв набор от правила ще следвате. Можете да играете сърца или да играете плюене. Някои игри с карти са добре познати с установени правила, като Texas Hold'em. След това има и други игри, които имат вариации, като роми (джин руми, прав руми, 500 руми и така нататък) и трябва да хеширате правилата с всички на масата, за да сте сигурни, че всички ще сте съгласни за как да играя. Има и опция за измисляне на вашата собствена игра с карти, с уникални правила, които трябва да научите на всички, които са готови да играят.

Асана (и много други инструменти за сътрудничество; ще дам още примери за момент), както казах, е като тесте карти. За да може Asana да работи, всеки трябва да знае как се играе играта, какви са правилата, каква е целта и как завършва играта.

Ами Канбан?

Kanban дъските са друг пример за инструменти за сътрудничество, които приличат повече на тесте карти. Trello е един пример за онлайн Kanban инструмент. Екипите за разработка на софтуер и програмиране често използват Kanban по точно определен, предварително определен начин (като играещ Texas Hold'em), докато тези, които използват kanban за лична употреба, могат да съставят всякакви правила, които харесват.

Ако имате документиран работен процес, можете лесно да го картографирате в Асана. Много по - лесно е да започнете да използвате Асана, когато вече имате документиран работен процес, защото това означава, че вече сте обмислили целия бизнес или екипния процес отгоре надолу. Приемането на Асана изисква някои опити и грешки, независимо какво, но ще бъде много по-меко и по-разочароващо, ако го направите, без някога да сте документирали работните си процеси преди това.

Картографиране на работни потоци

Със софтуера за работния процес обикновено има нещо, което се довършва, дори ако целият процес продължава. Каквото може да бъде завършено, обикновено са вашите задачи или подзадачи.

Идеята за завършване е много различна в софтуера за управление на проекти. Проектът по дефиниция е нещо, което е завършено и доставено на дата. Но не всички видове работа са проекти. В издателската къща, в която работех, една статия щеше да бъде пълна, когато беше отпечатана. По същия начин, всеки брой на списание има крайна дата, когато е бил доставен. Но редактирането на копия никога не е било пълно. Това беше непрекъсната работа. Все още трябваше да се проследи. Той имаше конкретни задачи - копирайте редактирането на тази статия - но самото редактиране на копията нямаше крайна дата или не може да бъде доставено.

Процесът на картографиране на работния процес включва също така да се идентифицира точно кои процеси или процедури трябва да бъдат изрично зададени и проследени. Тази прецизност и ниво на детайлност е много важна.

Помислете за рецепта за готвене. Рецептите не изброяват всяка една стъпка, защото много от тях се подразбират или разбират. Рецептите не ви казват да пукате яйца, да изпразвате съдържанието им и да изхвърляте черупките, защото „добавяне на яйца“ вече означава това и става излишно тромаво да изброите всички тези стъпки. По подобен начин в работна среда може да се разбере, че „редактиране на статия“ означава „проверете заглавието, проверете байла, копирайте редактирането на парче и оставете всякакви въпроси за автора“.

В някои ситуации обаче може да се наложи да бъдете изрични в по-фина степен. Някога работех във издаването на вестници, където проверяването на заглавия, надписи за снимки, датата в долната част на страницата и номерът на страницата трябваше да са отделни стъпки от копирането, защото често се пренебрегваха.

С други думи, трябва да разберете кое ниво на детайлност е необходимо. Твърде много стъпки и хората, които използват софтуера, ще игнорират процедурата. Твърде малко и критични грешки могат да се случат. Вероятно ще е необходим някакъв опит и грешка, за да го направите точно, но трябва да вземете някои решения, преди да започнете.

Картографиране на мисленето

Когато картографирате работните потоци, вие също ще отделите време като разберете как мисли вашата организация. Какво е мнението на вашата организация за проекти, хора или теми от интерес? Това е уместно в Асана, както и в други инструменти за сътрудничество.

Слабината е добър пример. Slack е платформа за съобщения, която набляга на издърпването, а не натискането на известия, така че всичко е свързано с включването в съобщенията, които искате да получавате. За да направите добри филтри за тези известия, трябва да разчитате отчасти на каналите. Каналите са като групи и за да направите каналите ефективно, трябва да знаете как мисли вашият екип за, добре, всичко. Мислите ли по отношение на отдели или проекти? Мислите ли по отношение на теми или клиенти? Ако управлявате компания за недвижими имоти, може би мислите по отношение на квартали или прагове на стойност на имотите или агенти. Трябва да разберете начина на мислене на вашия екип, преди да създадете канали, така че те действително да са ефективни за улесняване на екипната работа.

Инструментите за сътрудничество често включват повече начини за организиране на информация, като например използване на цветно кодиране, маркиране и понякога дори маркиране с цветно кодиране. Спомняте ли си онези работни якета с цветни кодове, които описах по-рано? Същата сделка. Когато се използва правилно, цветното кодиране е визуално означение, което незабавно предава информация ясно. По тази причина цветното кодиране увеличава производителността. Горещо препоръчвам да използвате цветно кодиране в инструмент за сътрудничество, стига първо да сте сигурни, че разбирате начина на мислене на екипа за това, защо на първо място трябва да бъде кодирано цветно. Каква информация трябва да бъде предадена незабавно и без думи? Трябва да разберете мнението на вашия екип, за да можете да отговорите на този въпрос.

Включително култура

Важно е да документирате работните процеси, преди да ги картографирате в инструмент за сътрудничество, а също толкова важно е да разберете и нагласите нагласите. Последното парче е културата.

Инструментите за сътрудничество отразяват фирмената култура и обратно. Наистина е важно да се установят общи правила за ангажираност по отношение на професионализма, нивото на официалност и къде е и не е подходящо да излизаме извън темата.

От гледна точка на служителя или члена на екипа, инструментите за сътрудничество много често се използват като място за издухване на пара. Според моя опит хората ще излъчват своите оплаквания, независимо дали инструментите за сътрудничество им дават специално място за това. Някои организации оценяват открития дебат и дори разгорещени дискусии относно работата, докато други смятат това за разсейващо и потенциално опасно.

Инструментите за сътрудничество сами по себе си не могат да диктуват дали хората ще излязат и несъгласни на подходящите места. Трябва да произхожда от фирмената култура. Хората на ръководни длъжности трябва да уточнят дали искат членовете на екипа да говорят с оплаквания и аргументи в контекста на работата или извън нея. Кой трябва да знае кога има проблем? Искат ли членовете на екипа анонимност, преди да изразят загриженост или оплакване? Дали оплакванията са направени от катарзис или да се подчертаят потенциални проблеми с работата и работните процеси? Ако това ще се случи така или иначе (и е така), по-добре е да го вземете предвид и да вземете решения за него, а не да се преструвате, че не се случва.

Допълнителни ресурси

Друг ресурс, който улеснява картографирането на работните процеси е софтуерът за картографиране на ума; вижте тези съвети за това как умната карта може да съкрати управлението на вашия проект. Ако сте в първите дни на използване на софтуер за управление на проекти, тези четири съвета за начало трябва да помогнат. А за по-задълбочен поглед към Асана помага да прочетете някои съвети за използването на Асана.