Организирайте се: как да настроите шаблони за имейл

съдържание

• Организирайте се: Как да настроите шаблони за имейл
• Използване на шаблони за електронна поща в Gmail

Както на работното място, така и в личния си живот много от нас изпращат отново и отново това, което по същество е един и същ имейл. Може да се каже нещо като "Ето седмичните номера на продажбите…" или "Скъпа, моля, не забравяйте да изпратите наема на или преди…"

Ако сте разумно организиран и ефективен човек, можете да копирате и поставите предишния имейл в ново съобщение, когато дойде време да изпращате редовно изпратения имейл. Това не е лош метод, но ви оставя отворен за въвеждане на грешки. Може да забравите да актуализирате темата, датата, финансовата цифра, точката с данни и т.н.

Когато за първи път започнах кариерата си в медиите и публикуването, по същество бях редактор на реда за някои академични списания, работех с наборници, които въведоха промените, които отбелязах във файловете. Най-важното правило, което научих как да маркирам статии за наборници, беше следното: Колкото по-малко натискания на клавишите трябва да направят, толкова по-малко са шансовете за въвеждане на грешки. С други думи, моята задача беше да коригирам всякакви печатни грешки и да вкарам промените на авторите в страницата, като същевременно минимизирах колко трябва да правят въвеждащите наборници.

По същите редове, когато използвате повторно стар имейл, трябва да въведете много ненужни натискания на клавиши, като изтриване и след това актуализиране на темата, промяна на ключови парчета информация и т.н.

По-добра система е да настроите имейли, които можете да използвате повторно и отново по-ефективно, „шаблон на имейл“ (терминът на Microsoft Outlook) или „отговор в консерви“ (терминът на Google)

Зареждане…

Шаблон на имейл е точно това, което очаквате да бъде, очертание на имейл с празно място, където ще се появи актуализирана информация. Когато си осигурите празно място вместо номер или част от данните за актуализиране, правите по-малко натискания на клавиши и по този начин намалявате броя на грешките, които бихте могли да въведете. Никога няма да изпратите номера на отчетите миналата седмица; най-лошото, което може да се случи, е да оставите нещо празно и в този случай получателите веднага ще забележат и ще ви помолят за липсващите данни. Ако изпратите грешна информация обаче, получателите може никога да не я знаят.

Ето как да настроите шаблони за електронна поща в две от най-често използваните имейл програми: Outlook и Gmail.

Как да настроите шаблон за имейл в Outlook

Outlook се отнася до тези видове редовно изпращани съобщения като „шаблони по имейл“. Функцията е достъпна в настолната програма на Outlook, но не е налична в Outlook.com.

В Outlook 2007 . Стартирайте ново имейл съобщение. Въведете в тялото на имейла и темата ред толкова информация, колкото ще ви е необходимо, за да използвате повторно, като не забравяйте да оставите ясно и видимо празно място, където и да въвеждате нова информация всеки път, когато изпращате съобщението. Ето един пример:

	Тема:		Седмичен отчет за преглед на страница за края на седмицата
	тяло:		Ето седмичния отчет за преглеждането на страници за уебсайта. Дата: показвания на страницата: Благодаря на всички! Моля, уведомете ме, ако имате въпроси.

В горния ляв ъгъл на полето за съобщения отидете на Файл> Запазване като.

В диалоговия прозорец, който се показва, трябва да промените типа на файла на шаблона на Outlook (*.oft). След това можете да дадете име на вашия шаблон, каквото искате.

Когато сте готови да съставите ново съобщение с помощта на шаблона, процесът за стигане до шаблона всъщност е малко неефективен, за съжаление.

Отидете на Ново> Изберете формуляр

и в горното падащо поле за избор изберете Избор на потребителски шаблони във файловата система. Всички шаблони, които сте запазили, трябва да има. Изберете желаното и то ще се отвори като ново имейл съобщение, което можете да актуализирате, когато е необходимо.

В Microsoft Outlook 2010 . Стартирайте ново имейл съобщение. Въведете в тялото на имейла и темата ред толкова информация, колкото ще ви е необходимо, за да използвате повторно, като не забравяйте да оставите ясно и видимо празно място, където и да въвеждате нова информация всеки път, когато изпращате съобщението. (Вижте извадката по-горе.)

Когато приключите с проектирането на шаблона си, отидете на раздела File и изберете Save As.

В диалоговия прозорец, който се показва, трябва да промените типа на файла на шаблона на Outlook (*.oft). След това можете да дадете име на вашия шаблон, каквото искате. Натиснете Запазване.

Когато сте готови да използвате шаблона, отидете на Нови елементи> Още елементи> Изберете формуляр

и в горното падащо поле за избор изберете Избор на потребителски шаблони във файловата система. Всички шаблони, които сте запазили, трябва да има. Изберете желаното и то ще се отвори като ново имейл съобщение, което можете да актуализирате, когато е необходимо.

Списък за разпространение Вероятно ще искате да сдвоите шаблон за имейл със списък за разпространение, така че да можете да изпратите съобщението до група хора в един кадър.

Отидете в секцията Контакти на Outlook. Изберете Ново> Списък за разпространение.

Ако използвате корпоративен или бизнес имейл, най-добре е да изберете членове, а не да използвате функцията, наречена Добавяне на нов. Избрани членове вероятно ще покажат списъка с потребители, налични в електронната система на вашия бизнес. От друга страна, Add New ви позволява ръчно да въвеждате имейл адрес.