Организирайте се: как да сканирате, запазвате и раздробявате данъчните си документи

Организирането на вашите данъчни документи е продължаващ процес. Първо, трябва да направите нещо с всеки документ, когато го получите, независимо дали става въпрос за разписка за бизнес разход или формуляр W-2 от работодател. Може да го сканирате. Може да го напишете в папка. Каквото и да правите с него, трябва да се обърнете към него отново, когато правите данъците си, така че трябва да можете да го намерите. Може да се наложи да предадете някои от тези документи на някой друг в даден момент, може би на счетоводител, но най-малкото на IRS до данъчния срок. В крайна сметка ще искате да изхвърлите документите си правилно, за да защитите поверителността си.

Ако разбиете целия процес, за да предвидите как ще използвате и се позовавате на данъчните документи на по-късна дата, можете да излезете с метод за сканиране, запазване и евентуално раздробяване на файлове, така че да не се случва по невнимание. направете повече работа за себе си по пътя.

Какви данъчни документи трябва да спестите?

Трябва да запишете всичко, изпратено по пощата от работодателите, както и всички документи, свързани с недвижими имоти, банкови сметки, дарения или инвестиции. С други думи, запишете документи, генерирани от други и предоставени за целите на данъка в края на годината.

Що се отнася до генерираните от вас документи, съветите на уебсайта на IRS отбелязват, че записите включват „сметки, кредитна карта и други касови бележки, фактури, дневници на пробег, анулирани, изображения или заместващи чекове, доказателства за плащане и всякакви други записи в подкрепа на удръжки или кредити искаш при връщането си."

Сканиране на данъчни документи

Вероятно ще вземете всичките си данъчни документи и ще ги приберете в кутия, чекмедже или папка. Това е добре, стига да ги намерите бързо по-късно, когато имате нужда от тях.

По-бърз и удобен начин да се уверите, че можете да намерите документи по-късно, е да ги оцифрите чрез сканиране. Сканирането на вашите документи също ви дава предимството да създадете резервно копие, така че ако нещо се случи с физическите копия (пожар, наводнение, четиригодишни), ще имате резервен комплект.

Можете да използвате голям настолен скенер или многофункционален принтер с включен скенер, което е полезно, ако имате големи купчини страници, които трябва да сканирате. Ако имате само шепа свободни документи, може да е по-добре да използвате приложение за сканиране на мобилни устройства.

Много приложения за сканиране на мобилни устройства са безплатни. Те превръщат телефона ви в скенер. Те намират ръбовете на документите автоматично и преобразуват изображения в PDF файлове. Ако никога досега не сте го използвали, аз абсолютно ви призовавам да опитате. Те са супер лесни за използване.

Запазване и именуване на данъчни документи

След като сканирате документите си, най-полезното, което можете да направите, за да си помогнете по-късно, е да назовите файловете интелигентно и да ги залепите в папка с много ясно име, като например „ДАНЪЧНИ ДОКУМЕНТИ 2016 г.“.

Използвайте както годината на подаване на данъка, така и думите „данък“ и „данъци“ в папката на вашия компютър и в имената на вашите файлове. По този начин, когато имате нужда от файловете по-късно, можете да ги търсите, дори ако не си спомняте къде точно сте ги поставили.

За имената на имената също включете името на формата, като например 1099-INT или W-2, и включете всички други специфични детайли, които сигнализират за вас или някой друг, който обработва вашите документи точно какво съдържа файла. Например, добро име на файл за 2016 1099-INT от Duffy Bank ще бъде: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Данъчни документи за раздробяване

Не вреди да запишете цифрови копия на вашите данъчни документи за неопределено време, но можете, разбира се, да изхвърлите хартиените копия след няколко години. Както споменахме, IRS има указания за това, кои документи трябва да бъдат запазени за колко време. Ако предпочитате да грешите от страна на предпазливостта, седем години е числото, което трябва да запомните, тъй като това е най-дългият период от време, който правителството изисква.

Тъй като тази година ще завеждате за 2016 г., можете спокойно да раздробявате всичко от 2009 г. или по-рано. Ако управлявате малък бизнес или имате много чувствителни документи, това е начинът да притежавате собствен шредер. Те не са толкова скъпи, с най-добрите шредери, тествани в PCMag, вариращи от $ 159 до $ 329. Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder е най-евтиният от най-високо оценените модели.

E-File Вашите данъци

Сега, когато разбирате как да се справите с данъчните си документи, е време да започнете действително да правите данъците си - и колкото по-рано, толкова по-добре. Макар че технически имате до 18 април да ги направите, по-рано данъците ви са полезни за спокойствието ви. Ако получите възстановяване, ще го получите по-рано - и кой не го иска? Ако трябва да платите, добре, ще имате повече време да разберете как да се справите и с това.

Освен това, ако ви липсва документ или някой от тях се оказва неточен, е много по-добре да разберете сега, отколкото в полунощ на последния ден. Винаги можете да получите удължаване, разбира се, но никой не иска да се справи с такъв стрес в последния момент, ако успее да го избегне. Помислете също, че ако трябва да се свържете с поддръжката по служба за подаване на данъци по ваш избор, шансовете ви да успеете да се свържете с някого са далеч по-добри, отколкото ако изпратите данъците си в последния момент.

Имаме две любими услуги за подготовка на данъци за вашите данъци за 2016 г. (тези, които трябва да подадете през 2017 г.). TurboTax Self-Employed е най-добрият избор за тези, които искат най-дружелюбния интерфейс и най-широката поддръжка, включително възможността за видеоконференция с професионалисти, които могат да прегледат вашето завръщане в реално време. TaxAct Online Premium е избор на нашите редактори за правене на данъци върху бюджета, ако не се нуждаете от толкова много държане на ръце. Вижте нашата обща информация за най-добрия софтуер за подготвяне на данъци за повече.