Организирайте се: как да управлявате работата си с електронни таблици

Един от най-простите организационни трикове, които използвам в работата, е да поддържам частни електронни таблици за моя собствен напредък. Никой не изисква да го правя. Никой не иска да видите моите електронни таблици. Поддържам ги изцяло заради себе си, за да ме накарат да работя ефективно и да мога бързо да видя какво съм постигнал.

В това издание на Get Organized ще споделя няколко от електронните таблици, които в момента съхранявам, и ще обясня какво правят за мен. Въпреки че съдържанието на електронните таблици е свързано конкретно с моята работа, много от принципите са универсални и адаптивни към други видове работа.

Запазване и планиране на идеи

Графата Get Organized е седмична, което означава, че трябва да измисля 52 идеи, които всъщност ще използвам след година… което означава, че вероятно ще ми трябват допълнителни 50 до 100 идеи, които в крайна сметка ще отхвърля (повечето от нас се нуждаят) за генериране на огромен обем идеи, за да намерите наистина добри).

Също така трябва да гледам напред няколко седмици наведнъж и да обърна внимание на датите, когато статиите ще се публикуват (всеки понеделник), за да помисля дали определена тема ще бъде в синхрон с нещо друго, което се случва в света. Например миналия май, когато новите специалисти търсеха работа, аз пуснах поредица от статии на тази тема: как да управлявам онлайн търсене на работа, как да създам чист и професионален онлайн профил, съвети за автобиографии и мотивационни писма и т.н.,

За да го направя, поддържам много рудиментарна електронна таблица с текущ списък с идеи в долната част и решетка в горната част с всички планирани дати за публикуване. Електронната таблица ми помага да мисля широко за това как да планирам теми в продължение на много седмици и месеци. Лесно мога да променя реда на бъдещите статии, за да поставя повече време между теми, които изглеждат твърде сходни, или да обединявам групи, които са свързани логически.

Тази конкретна електронна таблица живее в Google Drive, тъй като тази услуга ми е достъпна практически навсякъде и ако имам идея, докато съм извън офиса, мога да вляза и да я добавя без колебание.

Тъй като се връщам често в тази електронна таблица, за да регистрирам работата, след като я попълня, редовно разглеждам идеите, които мозъчно атакувам. Много хора записват бележки за своите идеи, но никога не ги връщат обратно. С тази система се сблъсквам със собствен списък от идеи поне веднъж седмично.

Записване на напредъка на проекта

Голяма част от работата ми в PCMag е да тествам софтуерни продукти и приспособления за фитнес и да пиша отзиви за тях, така че имам друга електронна таблица, посветена на тази работа.

(Извинявам се за малко количество замъглено съдържание в горното изображение.)

Нека просто обясня бързо колоните, които виждате на изображението по-горе. Колона първа, наречена ID, е идентификационният номер на статията на преглед на продукта, който е публикуван. Колона B е името на продукта. Колона С, Състояние запазва състоянието на рецензията, така че „публикувана 12-април-13“ означава, че статия е публикувана на 12 април 2013 г. Колоните от D до I са отметки, свързани с работата, която трябва да бъде попълнена преди преглед на продукта може да се движи през процеса на редактиране и публикуване.

Критериите (колони DI) включват регистриране на продукта в база данни ("QB"), изпращане на формуляр, очертаващ спецификациите на продукта ("Спецификации"), качване на изображение на продукта ("Изображение") и създаване на слайдшоу от допълнителни изображения ("Слайдшоу"). Всеки продукт също се нуждае от оценка от една до пет („Рейтинг“) и добавих още една колона за „Бележки“, където по принцип просто посочвам дали продуктът заслужава избор на редактор на PCMag.

Електронната таблица наистина е в основата й серия от квадратчета. Това ми позволява да видя с един поглед дали съм свършил всички необходими предшественици. Но има и други предимства.

По същия начин, по който регистрирам идеите си за мозъчна атака за бъдещи колони Get Organized, аз също влизам в долната част на продуктите на електронната си таблица Review, които потенциално бих могъл да се интересувам от преглед. Затова винаги имам текущ списък с свежи идеи.

Той също така служи като много бърза справка, ако трябва да потърся датата на публикуване или уникалния идентификационен номер на статията за продукти, които съм преглеждал (което правя доста често). Разбира се, имаме други системи в офиса, за да открием тази информация, но обикновено ми е по-бързо да я извадя от тази електронна таблица, защото я персонализирах, за да бъде специфична за моите нужди.

Проследяване на промененото

Последната електронна таблица, която искам да споделя, е тази, която използвам, за да следя конкретна статия, която пиша: 100-те най-добри iPhone приложения. Статията изисква сложна организация за управление, защото често актуализирам съдържанието. С други думи, на всеки няколко седмици няколко от 100-те най-добри приложения са нови. Трябва да внимавам кои приложения казах, че са най-добрите днес спрямо това, което казах, че са били преди шест месеца.

Методът ми е доста прост. Регистрирам всяко приложение в Excel, когато влиза в списъка със 100 най-добри. Записвам датата, когато е била добавена към статията или последния път, когато обнових текста, ако това е приложение, което все още е добро, но значително актуализирано от последния път, когато написах размазване за него. Също така поддържам текущ списък на приложенията, които преди са били в списъка, но оттогава са загубили своето място.

Тази електронна таблица също ми помага да видя дали съм попаднал на 100 приложения, защото Excel автоматично ги брои за мен. Аз също го използвам за групиране на приложенията в различни страници, като добавя рамки, които показват прекъсвания на страниците. Цветното кодиране също ми позволява да виждам кои приложения са нови в списъка (жълт), което е флаг по време на процеса на публикуване, което означава, че трябва да проверя тези секции по-внимателно от другите.

Позволете ми също да призная, че не използвам всички колони, които първоначално съм настроил в тази електронна таблица. По едно или друго време мислех, че някаква информация е важна, само за да разбера по-късно, че изобщо не ми трябва. Тъй като тази електронна таблица принадлежи само на мен, мога да изоставя области, които не се отплащат без последствия. Бих могъл да почистя електронната таблица и да се отърва от секциите, които не използвам, но е по-заслужава моето време да ги запазя и да не ги използвам, отколкото е да инвестирам в превръщането на електронната таблица малко по-подредена. Какъв е смисълът? Никой освен мен никога не го вижда.

Предимства от използването на електронни таблици, за да следите работата си

Простите електронни таблици могат да бъдат мощни инструменти за организиране на работата ви и не е нужно да сте чадър в Excel, за да ги направите. Предимствата на използването на електронни таблици за проследяване на вашата работа включват:

• да можете да видите какво вече сте направили, за да не го повтаряте (или ако трябва да го повторите, можете бързо да видите кога и как сте го направили за първи път, за да можете да използвате тази предишна работа)
• да има отделено място за запис на идеи и редовно да ги разглежда
• поддържане на запис на вашата работа, ако някога се нуждаете от доказателства за това, което сте постигнали
• улесняване на вашите собствени задачи чрез създаване на система за извличане на информация, която е изцяло персонализирана според вашите нужди.