Организирайте се: как да поддържате отпуснати, подредени, сканирани и не прекалено заети

Slack прави общуването в екип много по-лесно, отколкото използването на имейл, но приложението има тенденция да изглежда като разхвърляна детска стая за игра. Ако членовете на вашия екип имат дълбока страст към анимирани gifs или не обмислят как да кръстят каналите, вашият личен интерфейс вероятно страда от напълно неорганизиран. Тези девет съвета могат да ви помогнат да си възвърнете контрола над това най-добро бизнес приложение за съобщения.

1. Направете слабите съобщения по-компактни

Две настройки ще затегнат вашия Slack интерфейс, за да го направите по-рационализиран. Отидете на Предпочитания> Съобщения и медии. Под Тема изберете Компакт. След това, точно под него, изберете да видите просто показване на имена.

Заедно тези настройки премахват излишните знаци и бялото пространство от Slack. Може да не е предпочитаният от вас стил, но си струва да опитате, ако искате да направите вашето Slack пространство да изглежда по-изрядно и по-малко натоварено. Ако искате да можете да сканирате много информация без много превъртане, може би си струва да опитате това.

2. Очаквайте страничната лента на отпуснатата

Няма причина да трябва да виждате всеки канал и съобщение, които са посочени във вашата странична лента по подразбиране. Звездни канали и директни съобщения, които използвате най-често. Това ги кара да седят в горната част под заглавието със звезда, което ви позволява да фокусирате вниманието си върху този куриран списък.

Ако акаунтът ви в Slack е сериозно претрупан, помислете и за промяна на настройките си, за да показвате само съобщения със звезди и непрочетени съобщения. Отидете на Предпочитания> Странична лента> Настройки на страничната лента> Външен вид и изберете Непрочетени и със звезда разговори.

3. Потискайте струпването на изображението

Ако основното ви оплакване за Slack е, че вашите колеги публикуват твърде много анимирани gifs, емоджи и връзки с огромни изображения за предварителен преглед, можете просто да ги потиснете във вашия изглед. Погледнете в Предпочитания> Съобщения и медии. В долната част са поставени отметки, които ви позволяват да скриете различни видове изображения.

Ако искате най-доброто преживяване на Slack, настройте ги така:

4. Персонализирайте известията

Получаването на твърде много известия ги превръща в шум. Персонализирайте известията, които получавате в Slack, в три стъпки.

Първо, заглушете всички канали, при които по-голямата част от новите съобщения не са важни. Отидете до канала, щракнете върху иконата на зъбното колело до лентата за търсене и изберете опцията, за да изключите този канал.

Второ, променете предпочитанията си за известяване на директни съобщения, споменавания и само ключови думи или нищо. Ако изберете Нищо, ще видите значки, показващи нови съобщения, но няма да получавате звукови сигнали или други известия на екрана.

Трето, обърнете внимание на последните две опции, които се появяват в този раздел на вашите предпочитания: Уведомете ме за отговорите на теми, които следя, и използвайте различни настройки за мобилни устройства. В зависимост от това как вие и вашите съотборници използвате разговори с нишки, може да искате да изберете опцията за получаване на известия за конци. Що се отнася до опциите за мобилни устройства, изборът да имате различни предпочитания на телефона си може да ви помогне да се съсредоточите. Следващият път, когато трябва да работите без прекъсване, затворете настолното приложение Slack и излезте от уеб приложението, но дръжте телефона си наблизо за важни известия за Slack.

5. Използвайте префикси за клъстериране на подобни канали за отслабване

Ето една тактика, която редовно виждам екипи да използват в Slack: Създайте префикси за канали, които трябва да бъдат групирани. Всички канали, които са предназначени да се използват изключително от екипа по продажбите, например, трябва да приемат префикса „sales-“, така че да имате # продажби-контакти, # продажби-съвети, # продажби-печеливши и т.н. Каналите, които са само за забавление, могат да приемат префикса „fun-“ или „watercooler-“.

Използването на префикси кара подобни канали да се групират автоматично, както в страничната ви лента, така и в пълния списък на каналите, когато трябва да ги изследвате.

6. Използвайте Инструменти за анкетиране (или този хак)

Когато задавате на съотборниците си въпрос в стил анкета, като например „Колко време всеки може да се срещне днес следобед?“ използвайте приложение за анкети. Много по-лесно и спретнато е да четете отговори на анкета, отколкото да преглеждате страница чрез купчина коментари.

Polly for Slack е едно от най-известните приложения за проучване и проучване. Инсталирайте го като добавка за Slack и след това въведете „/ polly“, когато искате да създадете анкета.

Можете също да пропуснете инструментите за гласуване с този прост хак: Напишете въпроса си и дайте възможни отговори с reacji. Вашите съотборници ще разберат, че трябва да добавят подходящите реакции към въпроса, за да покажат предпочитанията си. За опции за анкети, които нямат очевидни икони за съвпадение, използвайте число reacji или цветни точки. Резултатите са плътни, подредени и лесни за четене.

7. Създайте етикет за нишки

Нишките на съобщенията са фантастични за поддържане на Slack организирани, но само когато ги използвате по начин, който работи за вашия екип. Нишка на съобщението е разговор, който се завърта от основния канал в странична лента. Хората могат да се включат в разговора или да останат извън него. В темата, вие и вашите съотборници можете да проведете сложен разговор по една тема, без тя да бъде прекъсвана.

Когато има твърде много нишки обаче, е трудно да сканирате канала и да наваксате какво се случва наскоро. Ето защо трябва да намерите правилния баланс на използването на конци и етикет за него. Няма правило как да го направите.

Работих с екип, който ще добави макара с емоджи на нишката в края на всяко съобщение, което искат да отклонят от основния канал. С течение на времето всички се запознахме с неформалните правила за това кога да предаваме теми и всички изглеждаха щастливи да ги следваме.

Съвет: За да добавите персонализиран емоджи, щракнете върху работното пространство горе вляво, изберете Персонализирайте слаби и качете изображение по ваш избор от раздела Emoji. Обърнете внимание, че администраторите могат да ограничат кой може да добавя персонализирани емоджи.

Ако сте за по-усъвършенствано майсторство, може да искате да научите как да изградите и слаба бота.

8. Организирайте мислите си с форматиране

Използвайте форматиране, за да организирате това, което пишете в Slack съобщения. Улеснява другите хора да сканират канала и да вземат предвид това, което е важно.

Slack използва форматирането на Markdown за удебелен шрифт, курсив, подчертаване и кодов формат. Когато въведете повече от няколко знака, в долната част на екрана се появява мамят, за да ви помогне.

Освен това добавете прекъсвания на реда във вашето съобщение, като използвате shift + return. Тази комбинация от натискане на клавиш ви позволява да създавате абзаци, без да публикувате съобщението (ако натиснете връщане без изместване, вашето съобщение ще публикува). След като направите това, можете да пишете по-дълги съобщения, които са лесни за четене и редактиране, вместо да се налага да публикувате пет или шест последователни. Тази практика може да се възползва от резултатите от търсенето ви с Slack, ако използвате безплатен акаунт, който е ограничен до търсене само на най-новите 10 000 съобщения.

9. Създайте автоматизирани сигнали

Автоматичен сигнал в Slack е известие, което получавате автоматично, когато се случи някакво действие. Например, можете да създадете сигнал за това, когато някой попълни уеб формата на вашата компания. Няколко други идеи: Можете да получавате сигнал при всяко приключване на продажбата във вашия онлайн магазин, всеки път, когато на вашия уебсайт се появи нов коментар или веднага щом някой от вашия екип отвори или затвори проблем в Github.

Има няколко начина за настройка и контрол на автоматизирани сигнали. Най-простото е чрез интеграцията на Slack с други инструменти в неговия App Directory. Например, свържете Slack към Freshdesk и можете да получите сигнали за билети за поддръжка, изпратени на вашия екип.

Друг начин е да използвате приложението Slack Incoming Webhooks, което изисква малко техническо ноу-хау за настройка, но ви позволява да получавате сигнали за дейности, които може да са извън сферата на Slack приложенията. Последната опция е да използвате инструмент за автоматизация на трети страни, като IFTTT, Workato или Zapier. Тези услуги ви позволяват да свързвате приложения помежду си и в случай на Slack можете да свържете приложение, дори ако Slack не го поддържа. Инструментите за автоматизация също могат да ви дадат повече възможности за персонализиране на сигнала.

Сигнал срещу шум

Slack обеща да помогне за коригирането на някои от проблемите между сигнал и шум, които са присъщи на имейла. Освен това обеща да даде на хората начин да общуват, което беше по-забавно. Това се превърна в приложение, което най-вече успява и в двете области, но по този начин се превърна в различен вид звяр, такъв, който може да се почувства зле. Почиствайки вашия Slack интерфейс, можете да намалите значително шума и да създадете по-фокусирано пространство за комуникация.

Ако всичко друго не успее, винаги можете да скочите кораб, като погледнете в тези 17 алтернативи на Slack. Ако сте решени да се придържате към приложението, не забравяйте да научите още няколко съвета и трикове за Slack.