Видео: Маленькое королевство Бена и Холли - Вылазка ⭐Лучшие моменты (Ноември 2024)
Спомняте ли си обещанието на Тиери Бретон да елиминира вътрешния корпоративен имейл на 100 процента от компанията си Atos до 2014 г.? По времето, когато той обяви амбицията си - беше 2011 г. - много хора от технологичния и бизнес света също се подиграват. Те нарекоха плана му смешен. Казаха, че ни трябва имейл. Разчитаме на него. Необходимо е!
Бързо напред към днес, а климатът вече се е променил. Все повече и повече чувам от офис служители, че имейлът е основата на тяхното съществуване. Това е толкова загуба на времето им, колкото думата „m“: срещи. Когато ме питат защо е такава тежест, хората обикновено казват нещо от рода на „получавам тонове имейли, които нямат нищо общо с мен“ или „Половината теми, на които съм, изобщо не са от значение за моята работа“. Дори започнах да чувам същото мнение от няколко души относно личен имейл: "Получавам девет последващи имейла от членове на моя книжен клуб, потвърждаващи следващата дата на клубния клуб! Здравейте, хора! Беше в първия имейл!"
Ето някои стратегии за реално подстригване или ефективно отрязване на имейлите за пропуск, от които просто нямате нужда. (Въпреки че тази статия не обхваща Graymail, имам много други съвети как да управлявате електронни бюлетини и ежедневни сделки.)
1. Помолете да бъдете премахнати от групови имейли, лице в лице
Колкото повече разчитаме на имейла, толкова по-удачни сме да забравим, че някои проблеми се справят най-добре с кратък разговор. Този съвет може да ви звучи луд и много нискотехнологичен, но може да бъде изключително ефективен. Ако сте част от обикновен групов имейл (да речем, ежедневен отчет или седмично регистриране на проекти) и не искате да бъдете повече, проведете разговор с човека, който управлява или инициира този имейл, за предпочитане лице в лице, лице или по телефона, ако трябва. "Здравей", ще кажете: "Знаеш, че ежедневно имейл за такива и такива? Трябва ли да съм на него? Продължавам да получавам съобщения, но те всъщност никога не се отнасят директно към мен или моята работа. бихте могли да ме премахнете?"
Най-лошото, което бихте могли да направите в тази ситуация, е да отговорите на всички с съобщение, че чете „отпишете се“. Грубо е. Това показва, че нямате никакъв социален такт или нетикет. И това доказва, че не знаете как да управлявате собствения си имейл.
Когато водиш разговор лице в лице, отново ставаш човек. Ти си приятен човек с разумна и пряма заявка. Плюс това, ако има причина да имате намерение да получавате съобщенията, човекът ще ви обясни защо сте били включени към днешна дата.
2. Използвайте социални мрежи, инструменти за управление на проекти и IM
Според мен социалните мрежи (включително бизнес мрежи като Yammer и Podio) обработват съобщения за отказване много по-добре, отколкото имейл. Вземете случая с моята приятелка, която обикаляше за книжния си клуб. Ако организаторът беше задал поредната покана за среща на клуба във Facebook, а не по имейл, получаването на информацията би се почувствало по-малко задължително за членовете. Събитията във Facebook не са задължителни. Можете да стигнете до тях и да усвоите информацията, когато се почувствате като нея. Когато същото покана за събитие пристигне по имейл, четенето му веднага се чувства задължително.
В бизнес организациите алтернативните инструменти за комуникация също могат да помогнат значително да се намалят нежеланите имейли. Тук в PCMag сме склонни да използваме програма за незабавни съобщения, когато имаме нещо за комуникация бързо и искаме еднакво бърз отговор. Ние използваме Yammer, за да управляваме някои задачи, които работят на принципа „всеки, който може да отговори първо, моля да го направи“. Използваме платформата за управление на проекти Basecamp, за да поместваме дискусии за текущи проекти за изкуство и дизайн на едно място.
Затова използвайте всички различни инструменти, с които разполагате, и ако сте на мениджърска позиция, насърчете и другите. Застъпването за решение с няколко инструмента ще помогне за намаляване на необходимите имейли.
3. Използвайте автоматизирано сортиране или филтри
Най-често срещаното решение за управление на нежелани имейли е да настроите автоматизирани правила за сортиране или филтри, както понякога се наричат, които да поставят нежеланите съобщения на определено място (обикновено папка, но понякога и боклук), преди те дори да ударят вашата пощенска кутия, Всички основни имейл програми имат тази функция.
Намерете имейла, който вече не искате, идентифицирайте нещо конкретно и поправено в него (напр. Винаги една и съща ключова дума в темата, подател и т.н.) и създайте правило, което сортира всички тези съобщения в ново и подходящо етикетирано. папка за вас.
Друг вариант в Microsoft Outlook е, че можете да „отпишете“ грациозно и без забележка от нишка, като просто „заглушите“ разговор (вижте съветите ми за Outlook за това как да го направите), въпреки че това ви оставя да се задържите, ако някой повторно използва същия предмет линия на по-късна дата, тъй като това е целта за извършване на операцията. (С други думи, когато заглушите нишката, Outlook автоматично премества в папката „изтрити елементи“ всички съобщения, съдържащи един и същ ред на темата на нарушителния имейл.)
Аз лично не използвам автоматизирано сортиране много, защото разчита на ново поведение: редовно проверявайки определените папки. В миналото винаги, когато задавах сортиране, веднага забравих, че го направих, и няколко дни по-късно забелязах купчина имейли, които може да са включили нещо важно, изтласкано към пътя. Предпочитам просто да изтрия нежеланите съобщения, докато ги получавам. Ако решите да изберете този маршрут, просто внимавайте да обработвате редовно тези сортирани имейли.
4. Кажете на хората да не пишат обратно "Благодаря"
Първият път, когато чух колега на бивша работа, казвам на глас на друг колега: „Бихте ли против да не отговаряте с„ благодаря “на съобщение, когато всичко, което прави, потвърждава, че знаете, че направих това, което трябваше да направя? Ще ми помогне да запазя времето си за електронна поща “ , взриви ми съзнанието! Можете да го кажете? Разбира се, може да излезете като леко мърморещи, но горната страна е, че няма да получите много наистина ненужни имейл съобщения.
Можете също така да го префразирате като изключително пасивно-агресивен - „Наистина няма да се обидя, ако ми благодарите по-рядко по имейл. Вече знам, че оценявате работата ми“, но не я препоръчвам!
Допълнителни ресурси
Други инструменти, които ще ви помогнат да останете на върха на имейла, включват Sanebox (който автоматично настройва автоматично автоматизирано сортиране) или приложението Mailbox за iOS (много полезно за поддържане на върха на имейла, докато сте извън офиса), но те са по-общи триаж по имейл от намаляване на нежелани съобщения.
