Организирайте се: как да почистите входящата си поща | Джил Дъфи

Имейлът създава сериозни проблеми за нашата производителност и за психиката ни. Преливащата входяща кутия тежи на ума. Връщането към него отново и отново създава повече „работа за работа“, както се казва, която е силно неефективна и рядко всъщност е централна за реалната работа, която трябва да вършим. Ако това ви звучи като живота ви, е време да почистите тази пощенска кутия.

Моят метод за поддържане на здравословна връзка с имейла разчита на много малки и конкретни действия, които провеждам всеки ден - вижте моите 11 съвета за управление на имейлите. С други думи поддържането на входящата ми поща не е еднократна работа за почистване. Но какво можете да направите, ако входящата ви поща е толкова ужасна, че не можете да видите първо огромното и непосредствено препятствие за справяне с нея? В такъв случай е време да седнете и да ремонтирате входящата поща.

Ето как да го направите.

Стъпка 1. Почистете входящата си поща

Забравете за обработката на всяко съобщение във вашата пощенска кутия. Това няма да се случи и няма да има голямо изплащане. Извършването на почистване е по-добре.

„Подметане“ означава масово преместване на цял куп претрупвания към друг. Настройте няколко нови папки в програмата си за имейл и ги назовете по година, тримесечие или месец (с изключение на текущата година, тримесечие или месец; т.е. не създавайте папка „2013“ все още), в зависимост от състоянието на вашата Inbox и как сте склонни да мислите за времето. Например, можете да създадете тези папки:

• 2010
• 2011
• 2012

Или може да имате:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

Причината да не създадете папка за текущата година, тримесечие или месец е, защото входящата ви поща ще бъде текущата папка.

След това сортирайте или извършете търсене, в зависимост от това коя програма за електронна поща използвате, за да изолирате всички съобщения от определен период от време и да ги преместите масово в съответната папка.

Всичко, което е останало във входящата ви поща - това са съобщенията, за които всъщност можете да се притеснявате за обработка, може би днес, може би утре, но по-вероятно, това ще бъде малко по малко през следващите няколко дни. Не искате да поемате твърде много наведнъж.

Всички ваши стари съобщения все още присъстват - те просто са на път. Може би един ден ще се справите с тях, но се обзалагам, че няма да го направите. Това е един от най-тежките проблеми на имейла. Смятаме, че ще заобиколим да четем, отговаряме или реагираме по друг начин на толкова много съобщения, но никога не го правим. Почистването ви позволява да ги извадите от пътя, без всъщност да се отървете от тях. Така че можете да продължите да вярвате, че може един ден да обработите всички имейли за 2012 г. (въпреки че вероятно няма да го направите).

Вижте видеото за това как да почиствате в Gmail.

Стъпка 2. Разделете

„Почистването“ се грижи за съобщението, което вече имате, но не прави нищо за съобщенията, които ще се търкалят във всяка секунда. Така че след като имате входяща кутия, която не се задушава, трябва да създадете някои филтри или други начини за автоматично разделяне автоматично напред.

Един от начините да го направите е да използвате различни имейл акаунти за различни цели, а не един за всичко. Всъщност имам четири различни имейл акаунта, които използвам редовно: един за бизнес, един за лична комуникация, един за пазаруване онлайн (където пазя разписки, проследявам пакети, получавам сигнали за подаване на банкови и електронни данъци) и един за това, което наричам " боклуци ". Моят боклучен акаунт всъщност не е за боклуци в най-строгия смисъл. Това е адрес, който използвам, за да се регистрирам за бюлетини или нови онлайн услуги, които искам да опитам, но в крайна сметка не са важни. Друго име за този вид съдържание е Graymail. Това не е съвсем спам, защото сте го поискали и някак си искате. Нищо, което е критично за мисията, никога не влиза в този боклучен акаунт, така че ако не го проверя няколко дни, няма голяма работа. Също така рядко отварям акаунта за боклуци или акаунта за пазаруване, докато съм на работа, така че никога не е дори в полезрението да ме изкушават.

Втори начин за постигане на същия ефект е чрез папки и автоматизирано сортиране. Това е особено полезен начин за управление на бюлетини и ежедневни сделки. Outlook.com е доста сложен в това отношение и Gmail също е доста добър в това.

Независимо дали настроите филтри и папки или започнете да натискате бюлетини и разписки за пазаруване към различен имейл адрес, тази стъпка отнема известно време. Вероятно ще ви трябват 30 минути до час, за да настроите основен метод за разделяне.

Стъпка 3. Изтрийте

Да се ​​надяваме, че това, което е останало във вашата пощенска кутия, е само част от това, което е имало преди. Следващото нещо, което бих направил, е да се опитам да изтрия всичко, което просто не е важно. Тази стъпка може да отнеме известно време, но не бих губила много време за това.

Сканирайте съобщенията във входящата си поща и когато кацнете на едно, което ще изтриете, опитайте да сортирате входящата поща по подател и вижте дали има други съобщения от същия човек, които си струва да изтриете. Често получавам множество имейли за последващи действия от един човек, които казват едно и също, и всички те трябва да бъдат в блока за рязане.

Изтрийте колкото можете, без да се захващате със съдържанието на което и да е съобщение. Ако не сте сигурни в съобщение, просто го оставете за сега.

Изтриването е важно за мен, защото представлява пускане. Ако съобщението не е важно и не съдържа критична информация, изтриването му е знак, че никога повече не трябва да мисля за него. Той психически ме освобождава от задължението, което имейлът представлява.

Можете също така да искате да създадете папка, наречена „По-късно“, където да изпращате съобщения, които не са много важни, но към които все още имате някаква психологическа привързаност. Това са съобщения, с които възнамерявате да се справите „по-късно“. Според моя опит, по-късните съобщения обикновено са боклук, които все още не бях готов да пусна.

Фантастичната услуга, наречена SaneBox (6 долара на месец), всъщност ще сканира входящата ви поща и автоматично ще избута несъществени имейли в нова папка, наречена „@SaneLater“. При тестване на SaneBox установих, че свърши невероятна работа да идентифицира кое е важно, а не важно.

Стъпка 4. Разработете система, превърнете я в навици

С управляема входяща поща и основна структура за подаване на имейл, сега ви е необходима система за това как ще подадете имейла си - извън основното правило на „имейлите, свързани с статиите от юни 2013 г., влизат в папката 1306_JUN“, но кога ще поставите те там? Колко често ще ги гледате? Какво ще правите със съобщенията преди да ги заредите?

Тази стъпка е най-трудната, защото ви моли да създадете правила и да развиете навици за спазването им в дългосрочен план. Правилата, които създавате, трябва да бъдат изрични. Трябва да можете да ги артикулирате. Но те не трябва да бъдат идеални или абсолютни. Добре е, ако се отклонявате от тях от време на време. Искате система, която прощава лош ден тук-там, такава, която ви позволява да отскачате лесно, ако се подхлъзнете.

За да ви дам представа как се изпълняват правилата, ето някои от моите правила за обработка на имейл.

Изтрийте бързо. Ако имейл не изисква действия, включително повторно четене или архивиране за справка, го изхвърлям веднага. Създавам бързо изтриване на съобщения като навик, като всяка сутрин изтривам съобщения в насипно състояние. Когато пристигам на бюрото си, изтривам толкова съобщения, колкото сметна за добре с един мах. Обикновено това е около 60 процента от новите ми непрочетени съобщения.

Отговорете незабавно на критични съобщения или ги съхранявайте във входящата поща. Ако имейл е критичен - което означава, че изисква незабавно действие или задълбочено препрочитане и евентуално отговор - действам незабавно върху него или го оставям да остане във входящата поща, докато не действам, обикновено в рамките на ден или два. Може да остане във входящата поща до месец или около това. След месец трябва да действам. Това е крайният срок.

Файл до края на деня. Ако съобщението съдържа информация, която ми е необходима, но не изисква незабавни действия, трябва да бъде преместена в съответната папка (или запазена локално на моя работен плот) до края на деня - или в края на седмицата, ако съм наистина заета, Почистете входящата поща петък следобед. В петък следобед, давам си от 10 до 20 минути, за да подредя всичко, което е във входящата поща и може би ще действам върху елементите, които не изискват дълъг отговор. Докато напусна офиса, бих могъл да видя инч или два бяло пространство в долната част (помещение, което да запълня отново през уикенда).

Вижте дъното на входящата кутия. Ежедневно това правило е това, на което живея, на най-фундаменталното ниво: винаги виждайте дъното на входящата поща. За разлика от Inbox Zero, аз се стремя да няма повече входящи съобщения, отколкото виждам на екрана. Просто е. Прощава. Гъвкава е. Това е разумна и постижима цел. И не е нужно много, за да следвате това правило последователно. Играе се като навик, тъй като след като започнах да се стремя да видя дъното на входящата си поща, тя се превърна в подсъзнателна цел.

Дългосрочно решение за управление на имейл

Цялата организация наистина се свежда до правила, а линчпинът, който държи правилата заедно, е навици. Навиците са как правите правилата. Ако в края на деня правилото е празно, кошчето за електронна поща, навикът винаги е да щракнете с десния бутон, за да изхвърлите кошчето, преди да излезете от програмата за електронна поща (или да настроите вашата програма за електронна поща, за да изтриете боклука при напускане). Ако правилото е винаги да отговаряте на имейл от шефа си до края на деня, навикът може да бъде автоматично сортиране на съобщения от шефа ви в специална папка и проверка на тази папка всеки ден в 16:00

Доброто и ефективно управление на електронната поща се отнася до системата, която използвате, а не софтуера, който използвате. Приложения, функции и приставки могат да помогнат за решаване на конкретни проблеми, които имате с имейла, но ако те не са съставени от по-обширна система от правила или метод за вграждане на навици, те няма да имат дългосрочно изплащане.