Организирайте се: как да почистите небрежните сървъри

Никога не съм срещал споделен мрежов диск в бизнес, който поне не беше малко помия. Общите сървъри обикновено са проектирани така, че да позволяват сътрудничество, както и да правят файловете и информацията свободно достъпни за нашите колеги. Те също така помагат на предприятията да събират и архивират данни лесно и ефективно - на теория, това е така.

В действителност те се превръщат в мястото, където се съхраняват снимки на фирменото празнично парти от преди шест години. В последното изречение използвах умишлено пасивния глас, тъй като изглежда никой никога не поема отговорност за поставянето на нещо на споделено устройство, което не бива да има. Нещата просто се появяват. Никой не знае как или защо са стигнали до там. И следователно никой не ги отстранява от страх да не стъпят на краката на някой друг или да изтрият нещо, което някой друг има нужда.

Споделените пространства трябва да бъдат проектирани по начин, който съответства на работния процес на отдела или фирмата. Нещата, които имат паралелен характер, като два екипа, които докладват на едно и също ниво на управление, трябва да имат паралел в структурата на папките. Когато нов човек се присъедини към отдел, той или той трябва да могат бързо да разберат къде живеят важни файлове в споделена мрежа, тъй като тяхното местоположение (име на папка и как е вложен в други папки) трябва да отразява как е проектиран бизнесът. Истински червен флаг е, когато някой, който е работил дълго време, не може да намери неща, защото не знае къде е, или още по-лошо, дори не знае къде трябва да бъде.

Сигурно съм бил скърцащото колело за нашите помия на сървърите тук, в редакционния отдел на PCMag, защото един ден директорът на онлайн съдържанието - който е високо организиран човек - инициира проект за почистване на сървъра и поиска моята информация. Бях развълнуван да чуя за това и още по-развълнуван от участието и воденето на бележки по процеса, за да мога да ги споделя с читатели на графата Get Organized.

Ето всичко, което направихме, стъпка по стъпка, за да изчистим помия си сървъри. В края ще намерите обобщение на резултатите, както и бележки за това какво се е объркало и какво е объркало.

Проектът за почистване на сървъра

Стъпка 1: Комуникирайте. Първо, говорихме за проблема с наличието на помия сървър, включително защо това е проблем (неефективност, несъответствия, обтягане на мрежовото ни пространство), възможни решения и процедури за прилагане на тези решения.

После поговорихме още. Тогава говорихме за кого още трябва да говорим. Не мога да карам вкъщи достатъчно важността на комуникацията за успеха на този проект. Говорихме много, както лично, така и по имейл.

По време на тези разговори разбрахме колко важна е и комуникацията с ИТ персонала. Така че ние ги закрепихме в нашия план и предложената времева линия. ИТ екипът ни даде един основен съвет, който в крайна сметка се превърна в истинската ни отправна точка за проекта. Те казаха, не се опитвайте да почистите това, което имате; по-скоро започнете с празно платно и създайте структурата на папките, която искате, и копирайте само върху файлове, които искате да запазите. Всичко останало, казаха те, ще архивират.

Стъпка 2: Прегледайте съществуващите данни. Второ, всички заинтересовани страни - предимно мениджъри на екипи - седнаха на маса с лаптоп и проектор. Свързахме се с въпросното сървърно пространство и заедно прегледахме някои от съществуващите файлове, само за да сме сигурни, че никой не е пренебрегнал някои партиди файлове, които трябва да запазим.

Помислихме и за съществуващите данни от гледна точка на това как са го направили или не отразяват текущите ни работни процеси. Общите пространства обикновено се използват за сътрудничество при работа. Структурата и имената на папките трябва точно да отразяват този работен процес, за да бъдат полезни.

Много от това, което намерихме на сървърите, беше ужасно остаряло. Имаше имена на папки за служители, които не са били с компанията от години. Открихме файлове, датиращи от 2003 г. Имаше останки от проекти, които никога не слизаха от земята. Никой не се нуждаеше от тези неща.

Стъпка 3: Начертайте новата структура. Докато все още седяхме около тази маса, скицирахме структурата на папките, за която смятахме, че трябва да е на мястото си. Всички мениджъри имаха бай-ин по отношение на дизайна, който трябваше да отразява структурата на нашия екип и работния процес. Ето какво сме проектирали, въпреки че направих имената общи, така че да имат смисъл за някой, който не е запознат с вътрешната работа на нашия офис:

На най-високо ниво имаме папки за всеки екип и специален проект или задача, както и една за „Ресурси“, които се прилагат във всички екипи.

Всеки екип има подмножество от папки: няколко, които показват работния процес, по една за всеки член на екипа и допълнителни папки, тъй като имат смисъл за нуждите на този екип. Например подпапките на моя екип изглеждат така:

Използвахме подчертавания и числа, за да направим папките на работния процес да седят в горната част на структурата и да се показват в същия ред, в който се извършва работата. Папката, наречена „1_EDITING“, е мястото, където файловете, които са готови за редактиране, отиват и остават, докато редактирането не приключи. След това преминават към "2_RTP", което означава "готов за производство" - с други думи, редактирането е завършено и тези файлове са готови за следващия етап. След като се създаде файл, той трябва да бъде преместен в „3_PRODUCED“, който по същество става нашият жив архив. Всичко в тази папка на теория би могло да бъде архивирано, така че винаги ще имаме кеш на файлове, които знаем, че можем да премахнем, ако някога се наложи да спечелим малко пространство.

Стъпка 4: Създайте правила. Както вече започнах да обяснявам в предишния раздел, всяка папка има някои правила, свързани с нея по отношение на това, което може и не може да влезе в тях, или как те трябва да бъдат използвани. Ако някой иска да сподели снимки, например, трябва да го постави в собствената си папка с имена. По този начин става ясно кой е отговорен за данните.

Също така обсъдихме дали имаме файлове, които трябва да бъдат достъпни за няколко екипа (направихме и създадохме папка Resources за тях) и дали някаква информация трябва да бъде заключена (да: всичко в папката на Management Team).

Стъпка 5: Осигурете консистенция. Докато проектирахме нашите папки и правила за използването им, ние също така търсим области, в които бихме могли и трябва да бъдем последователни. Когато структурите на папките и работните процеси могат (и трябва да бъдат) последователни, това се прави по време на преходи на персонал, например когато някой напусне компанията, отиде в отпуск по майчинство или неочаквано се разболее. Последователността на споделено сървърно пространство помага на всички в организацията да разберат състоянието на текущите проекти, както и какво е важно, каква работа вече е приключила и т.н.

Последващ проект (който ние сега реализираме сега) е да създадем по-добра последователност и в нашите конвенции за именуване на файлове. Решихме да спрем с прилагането на тази промяна в именуването на файлове, докато всички не свикнат да използват новите споделени папки, за да не претоварват никого с твърде много нова информация наведнъж.

Стъпка 6: Проверете последен път с всички заинтересовани страни. Преди да приложим каквото и да било, ние извършихме една последна проверка за плана с всеки заинтересован участник, включително няколко души, които първоначално не сме мислили да включим, но чиито имена попаднаха в нашия преглед на съществуващите данни. "Това не е ли сферата на знания на Ариел? По-добре да я попитаме какво смята, че трябва да се направи в този раздел."

Стъпка 7: Финализиране и предаване на времевата линия. Последните стъпки бяха за финализиране на срока и след това стартиране на проекта. Това бяха финалните части на пъзела:

• Решете кога и как да разпространявате информацията: Изпратете имейли на всички служители в средата на седмицата относно новата структура на сървъра, правилата и цялата свързана информация, включително дати (вижте следващия елемент).
• Задайте дати за: когато хората трябва да копират файловете, които искат да съхраняват (в края на седмицата); кога трябва да започнат да използват новата структура (в нашия случай веднага, след получаване на имейла); когато старият сървър ще бъде прекъснат (казахме им в края на седмицата, но в действителност, ние подплатихме този срок с няколко допълнителни дни).
• Планирайте няколко имейла за напомняне, преди всъщност да изключите достъпа до стария сървър.
• Оставете ИТ да извърши действителното изключване.

Резултати от почистване на сървъра

Този имейл в средата на седмицата, съдържащ цялата информация за проекта за почистване на сървъра, излезе в 11:27 една сряда. Няколко души имаха горещи въпроси, но темата за отговор на всички утихна до 11:57 ч. Това означава, че всички основни въпроси бяха отговорили в рамките на 30 минути.

В моя екип продължиха допълнителните разяснения по отношение на нашия работен процес - но последното, което имам, е от 13.05 ч. Същия ден. Без съмнение няколко души зададоха допълнителни въпроси, без да отговорят на всички, но по-голямата част от въпросите бяха отговорили в рамките на два часа.

През следващите няколко дни завършихме времевата линия без прекъсване. ИТ екипът изготви бърз доклад, който показва, че намалихме общите данни със 76 процента. Цифрите говорят сами за себе си.

Преди

• Общо пространство: 250GB
• Брой файлове: 447, 249
• Брой папки: 36, 773

След

• Общо пространство: 59.2GB
• Брой файлове: 58 624
• Брой папки: 2, 962

Проект Postmortem и обратна връзка

Няколко седмици след като приключихме с миграцията и преструктурирането на сървъра, попитах ръководителите на проекта, мениджърите и ИТ мрежовите администратори дали имат обратна информация или бележки след смъртта. Никой не го направи. Всичко вървеше забележително гладко. Ето какво трябва да каже водещият ИТ човек:

„След 10 и повече години, когато бях тук, за първи път екип на отдела предприема подобен проект от свой интерес и го изпълнява толкова добре. Това помага както на другия администратор на ИТ мрежата], така и на по-добре да поддържам мрежата и съм сигурен, че това помага на вашия екип с работен процес и организация. Буквално помолихме няколко поколения ръководство да възлагат какво е постигнал вашият екип на ниско ниво и това е много оценено."

От моя гледна точка имам едно нещо, което бих искал да направим малко по-различно. Иска ми се първоначално да сме казали на служителите за проекта лично на бърза импровизирана среща, а не чрез имейл. Имейлът е наред и със сигурност, никой не харесва срещи, но имах чувството, че хората биха се почувствали по-включени в процеса, ако им беше казано по време на открита дискусия, а не чрез „ВАЖНО!“ електронна поща.

Сега имаме по-добър, по-последователен, по-ефективен и по-прост сървър за споделяне. Правилата как да го използвате са ясни с вградена отчетност. Мениджърите на екипи са отговорни за папките на екипа, а хората са отговорни за това, което се съдържа в папките им с имена.

Ако мислите да стартирате свой собствен проект за почистване на сървър в организацията си, надявам се, че можете да потърсите някои съвети от тази статия за важността на получаването на съвет от вашия IT отдел и общуването обстойно на всеки етап е от решаващо значение за успеха.