Организирайте се: как да каталогизирате притежанията си

съдържание

• Организирайте се: Как да каталогизирате вашите притежания
• Продукти за правене на личен инвентар

Находки като мен ще продължат и за това как трябва да архивирате най-важните си данни, за да не загубите незаменима информация, като единственото копие, което имате на снимки на вашите деца, целостта на контакти в кариерата, цяла музикална библиотека и скоро.

Но рядко някой споменава да прави цифрови записи на вашите физически притежания. Говорим за описи на физически ценности по-рядко, защото изглежда само неразривно свързан със света на технологиите.

Не е вярно.

В случай на бедствие, като пожар, наводнение, взлом или метеорит, разкъсващ шестметров отвор в покрива си, последното нещо, което искате да направите, е да опитате да изброите всичко, което притежавате, парче по парче и оценете стойността на всички повредени или липсващи вещи за застрахователно вземане.

Други причини, поради които може да искате да регистрирате своите притежания и документи, свързани с тях, са лесният достъп и търсенето за неща като гаранции или доказателство за покупка или дарение за отписване на данъци.

Не се забавлявайте: Това е много голяма работа

В деня, в който започнах да описвам притежанията си, слънцето пронизваше през прозорците и ме привличаше навън във летния въздух. Иска ми се да беше студена зимна събота сутрин, така че можех да започна с чаша силно кафе в ръка и всичките ми документи се разнесоха на пода около мен, като няма къде да отида цял ден. Фактът е, че може би ще имам уютната си зимна сутрин на каталогизиране, тъй като това е работа, която ще отнеме месеци, за да свърша. Не се опитвайте да вярвате, че можете да го завладеете следобед.

Това, което можете да направите сега, и какво първо трябва да направите, е да подготвите вашата структура.

Настройте вашата структура

"Структура" в този смисъл означава влагане на папки или система за класификация или някакъв друг йерархичен ред за организиране на вашите ценности и документи. Софтуерът, който можете да използвате, понякога ви помага при разработването на вашата класификационна стратегия, но всяко софтуерно решение го прави много различно. За предпочитане е първо да разберете от какво се нуждаете и след това да намерите подходящия софтуер, вместо първо да изберете софтуер и после да осъзнаете, че се чувства неловко, защото се опитва да ви накара да мислите по различен начин за вашите неща.

От друга страна, вие ще научите много и ще направите по-обещаващи намерения във вашата структура, ако работите чрез опит и грешка поне малко със софтуерното решение, което поне звучи правилно. Обобщих няколко от вариантите по-долу. Прочетете ги, за да получите представа каква настройка ще ви подхожда най-добре.

Препоръчвам да отделите около час и половина, за да настроите структурата си.

Докато изпробвах различни решения, това, което работеше най-добре за това как мисля и притежанието ми, беше NeatCloud поради своята гъвкавост. Ето пример за това как стартирах структурата си:

• Домашна (споделена) електроника (телевизор, Wi-Fi рутер, Roku кутия, DVD плейър)

• Домакински уреди (хладилник, фурна, климатични устройства)

• Мебели за дома (основни мебели)

• Документи за собственост на дома

• Кооперативна и управляваща информация за компанията

• Проекти за подобряване на дома

• Ипотечни и застрахователни книжа на собствениците на жилища

• Лична електроника

• Лични ценности: Неелектронни (бижута, спортно оборудване)

Тази структура се промени, тъй като намерих все повече и повече важни елементи и каталог, така че за мен беше важно да намеря решение, в което е вградена добра гъвкавост. Също така ми харесва, че Neat ви позволява да назовавате и гнездите папки, колкото искате. Някои други опции, като например отделенията за приложение на Mac, дават много повече насоки, като сегментирате притежанията си в стаята, в която ги съхранявате. Лесно мога да си представя как този метод на каталогизиране на това, което притежавате, би бил много по-лесен за много хора.

Дали това ще е организацията, на която се придържам в целия проект, е трудно да се каже. Вече идентифицирах няколко липсващи области (данъци и особено данъчни удръжки, като благотворителни вноски) и преосмислям дали простото разделение на електронни и неелектронни ценности ще ми помогне.

Сканиране и правене на снимки

След като разберете структурата си, повече или по-малко (можете да я промените, докато вървите, но първо се опитайте да получите груб контур), ще искате да започнете да сканирате документи, да щракате снимки и да качвате всички тези файлове в системата ти избираш. Това е трудната и отнемаща време част, въпреки че някои от софтуерните доставчици (по-специално чист) имат услуги за добавяне на поща. Вие пакетирате кутия, пълна със стари данъчни декларации или разписки или гаранции, и ги изпращате до център, където те се сканират и въвеждат в системата. Чистът използва двойно-сляп метод, за да запази сигурността ви непокътната по време на това ръчно сканиране.

Ако сами сканирате и качвате изображения вкъщи, оставете структурата ви да ръководи как работите. Опитайте се да попълните „комплекти“ наведнъж. Комплектът може да бъде всичко, което ви е необходимо за каталога, което е в една стая, един гардероб или един шкаф; или може да бъде всичко, класифицирано като "бижута" или "колекционерска стойност" или "антики". Помислете кой комплект възнамерявате да завършите, преди да се спуснете на килима в удобната зимна пижама и изхвърлете всичките си документи и цялото съдържание на кутията си за бижута, за да започнете да описвате предметите.

Един от проблемите, с които се сблъсках при работа с "комплекти", бяха разписки. Разписките са изключително ценни за доказване на стойността на вещ, за която може би не знаете „направете и моделирайте“, като по-новите мебели и бижута; за по-стари бижута и мебели на стойност, бихте искали оценка. Не пазя разписки с закупените от мен артикули (не мога да си представя, че някой би искал). Съхранявам всички мои разписки, прибрани в пликове и папки, обозначени по година на покупка… с изключение на постъпленията, необходими за данъчни декларации, които се зашиват с копията на моите данъчни декларации. Така че тук всичко стана малко объркано и сложно. За да бъда честен, все още работя върху него и чакам онзи снежен ден, за да се справи с доказателствената част на проекта.