Организирайте се: как да избегнете претоварване с имейл

Последното парче от пъзела на организацията - и това, което хората са склонни да се страхуват най-много - е управление на електронната поща.

Както при управлението на папки и именуване на файлове, управлението на имейли изисква лайфстайл решение. Трябва да разработите правила и принципи, с които можете да живеете всеки ден. Не забравяйте, че да останете организирани е подобно на поддържането на режим на диета и упражнения. Ако това не се прави и да се лекувате с организация, сякаш това е еднодневен проект за пролетно почистване, е подобно на преминаването към катастрофа. Всички резултати, които виждате, ще бъдат много краткотрайни.

Преди да се потопите в проекта за реорганизация на имейли, отделете малко време, за да разберете, че не е нужно да сте перфектни. Целта е да се изградят правила за живот, които можете разумно да спазвате и които да улеснят работата, личния живот, по-продуктивен и по-добър. Ако инсталирането на прекрасен нов плъгин за Microsoft Outlook е нещото, което ще запали двигателя ви за почистване на входяща кутия, опитайте Xobni (безплатна, 29, 99 долара плюс версия, 4 звезди), която индексира вашите файлове, или Evernote за Windows Premium (45 долара на година, 4, 5 звезди), което ви позволява да изпращате имейл до вашия Evernote, където имате предимството на изключителните възможности за търсене на този софтуер.

Вижте дъното на кутията

В момента, в който разбрах, че се нуждая от систематичен подход към електронната поща, за първи път отворих входящата си поща и имах повече от три страници неща, които просто седяха там. Повечето файлове бяха отбелязани като "прочетени", но понеже не бях действал по тях, ги оставих във входящата поща. Спомням си, че се почувствах претоварен и си мислех, че ако не започна да изхвърлям имейли още тази секунда, проблемът ще се задълбочи в рамките на час и със сигурност ще бъде непоносим до следващата сутрин.

В резултат на това си поставих една проста цел за себе си: Винаги да мога да виждам и дъното на входящата си поща. С други думи, искам да мога да виждам записи на най-скоро полученото съобщение и най-старото съобщение в един екран.

Не се държа на този стандарт всеки момент от всеки ден. Това би било невротично и контрапродуктивно. Но имам за цел да видя дъното на входящата си поща, преди да напусна работа всеки ден, и ако това не успее, поне в петък. Също така съм сигурен в претоварването на електронната поща, когато съм болен за един ден или си почивам. След като се върнах от ваканция, си давам поне седмица, за да настигна имейла и се опитвам да не се стресирам към него първия или два дни обратно в офиса.

От началото на месеца Месец

Начинът, по който управлявам моя бизнес имейл акаунт, е точно по същия начин, по който управлявам електронните си файлове в папки. Всичко отива в папка.

Първо, създавам няколко основни папки по проект, като Project A, B и C. В рамките на всяка папка на проекта създавам подпапки за всеки месец, обозначени с двуцифрената година и месец, подчертаване на абревиатурата на буквите за месец. Например папката за юни 2011 г. носи името 1106_JUN.

Когато влизат нови имейли, те често седят във входящата ми по няколко часа, ден, може би дори седмица или две. Но никога не ме затрупват, защото имам система, която поддържа всичко на управляемо ниво. Ето правилата за моята система. Те може да не са подходящи за вас, но те могат да дадат пример за едно решение. Направете свое собствено решение с правила, които отговарят на вашия начин на живот.

Правило 1. Ако имейлът не изисква действия (включително повторно четене), го изхвърлям веднага.

Правило 2. Ако имейл е критичен - това означава, че изисква незабавно действие или задълбочено препрочитане и евентуално отговор - той остава във входящата поща, докато не действам върху него. Може да остане във входящата кутия до един месец. След месец трябва да действам. Това е крайният срок. След като предприеме действия, имейлът се подава в съответната папка.

Правило 3. Ако имейлът съдържа информация, която ми е необходима, но не изисква незабавни действия, трябва да бъде преместена в съответната папка до края на деня или в края на седмицата, ако съм заета. Ако се страхувам, че ще забравя да действам по него, тъй като не се вижда веднага във входящата поща, мога да създам елемент от календара като напомняне. Имейлът трябва да бъде подаден в папка. Без изключения.

Правило 4. Петък следобед, давам си от 10 до 20 минути, за да подредя всичко, което е във входящата поща и може би ще действам върху елементите, които не изискват дълъг отговор. Докато напусна офиса, бих могъл да видя инч или два бяло пространство в долната част (помещение, което да запълня отново през уикенда).

Правило 5. След една година го архивирайте или мачкайте. Склонен съм да съхранявам данните за електронна поща за около година и архивирам всичко останало, което е изключително лесно да се направи, когато информацията ви е сортирана в папки по месец и година.

Друг метод на организация, който бе популяризиран още в деня на физическата документация, е създаването на 31 папки, обозначени като цифри, като всяко число съответства на ден от месеца. Вместо да създавате ежедневен списък със задачи, трябва да подавате документи и напомняния (и карти за рожден ден, и сметки за плащане и т.н.) в папките, съответстващи на подходящата дата на действие. Когато датата пристигне, отваряте папката и вече имате задачата да се грижите за всичко, което е вътре.

Още един метод е отделението. Ако използвате инструмент за управление на проекти като Basecamp (безплатен, 4 звезди и избор на редактор), никога не е необходимо да запазвате имейли, свързани с проекти, които се управляват в тази система. Basecamp прави това за вас. Много хора използват отделението в личния си имейл живот, като посвещават един уеб базиран акаунт на listservs и пощенски списъци, докато резервират другия за комуникация с приятели и семейство. Защо да не използваме същата концепция в бизнеса?

Отървете се от тревожност по имейл

В никакъв случай не се застъпвам за това, че моята система или системата с папки от 31 дни е подходяща за всички. Системата ми работи за мен, защото съм склонна да си спомням неща въз основа на кога са възникнали. Освен това всъщност очаквам онези няколко минути в края на всяка седмица, когато правя своя веднъж във входящата поща. И накрая, основната цел винаги да мога да виждам дъното на входящата си поща ми дава комфорт. Виждайки информация, кървяща отвъд един визуален екран, удря някаква преломна точка в мен. Чувства се непоносимо, сякаш не мога да намеря нищо и никога няма да изкопая пътя си.

Други хора обаче могат да се почувстват притеснени от това, че трябва да управляват повече от дузина папки или да спазват сроковете, които се налагат от само себе си. Може да бъде по-продуктивно да можете да виждате пощата си в един единствен превъртащ се панел. С риск да станете прекалено докосващи, не е лошо да напишете видовете неща, които ви карат да се чувствате претоварени, защото ако можете да идентифицирате това, което не искате в своя имейл, можете да създадете правила и указания за предотвратяване то.

Каквато и организационна система да създадете за себе си или бизнеса си, съсредоточете се върху навиците, подобни на начина на живот, и общите правила. Не е нужно да сте идеални всеки ден. Просто трябва да излезете със система, която да ви държи на път.

Отнеси

Важните идеи за отнемане от тази статия са:

1. Наличието на управляемо количество имейл ще улесни и по-добър работния ви живот.

2. При разработването на принципи за работа с електронна поща се съсредоточете върху начина на живот, а не върху твърдите и бързи правила.

3. Определете как ще обработвате имейли всеки ден, седмично и месечно, както и колко често ще архивирате данни за имейл.

4. Разберете какво не искате от имейла си и след това създайте навици, които пречат да се случи.