Организирайте се: документирайте работния си процес

Новите служители и свежите лица в работната сила, включително скорошните завършили, обикновено имат допълнително време на ръцете си, когато започват нова работа. Обучението може да отнеме седмици или месеци, а колегите и колегите мениджъри искат да ви дадат място за дишане, докато се аклиматизирате. Един от най-ценните начини за използване на времето за прекъсване е документирането на работния процес и процесите.

Документирането на работния процес и процесите не означава нищо друго, освен да запишете точно това, което включва работата ви, стъпка по стъпка. Това е точно всичко, на което се учиш, когато си нов в работна среда. Това също включва всички промени и промени, които бихте могли да направите в тези процеси с течение на времето или докато откриете по-добри или по-ефективни начини да си свършите работата.

Фирмите и правителствените организации, които са много големи и добре утвърдени, може вече да разполагат с изобилие от ръководства за работа и друга документация - но според моя опит по-малките компании и екипи обикновено не са, или ако го правят, те са сериозно остарели.

Когато сте изправени пред престой на нова работа, документирайте работния си процес и процесите или актуализирайте получените ръководства. Ползите са огромни и много.

Предимства от документирането на работния процес

Като начало, документирането на работния процес ще засили обучението на работното място, което сте имали досега. Всъщност вие ще научите работата по-бързо.

Второ, тези документи са злато за мениджърите и ИТ отдела, които може да не знаят стъпките и хората, участващи във вашата работа - които те ще трябва да знаят всеки път, когато правят промени или въвеждат нови инструменти и трябва да обмислят всички възможни ефекти, Позволете ми да кажа от опит, че няма да чуете нищо, освен похвала, ако можете да предадете подробен и подреден документ, който съдържа всичко необходимо. Алтернативата е да ги изговаряте през работната си програма ad hoc, когато може да забравите стъпка или да пропуснете грешно или просто да я объркате.

Трето, мениджърите и колегите ви ще се вкопчат в документите ви, ако някога се наложи да вземете неочакван отпуск. По същия начин, когато бъдете повишен на нова длъжност или преминете в друга компания, колегите, които оставяте след себе си, ще ви бъдат благодарни да имат актуализирани наръчници, които да предадете на човека, заел вашето място.

Как да документирате работния си процес

Документацията, която пишете, трябва да бъде проста, лесна за разбиране и достъпна. В повечето случаи препоръчвам да създадете текстов документ (като например Word документ) с няколко вградени изображения.

Вместо да правите един масивен документ, който очертава всичко, създайте документи, които обхващат само една процедура, или които очертават поредица от свързани процедури, които трябва да бъдат направени по ред. Лично аз съм затрупан от документация, която е по-дълга от около 11 или 12 страници. Много предпочитам да виждам 4 или 5 страници на прости, лесни за четене инструкции. „Dos and Don’ts“ в края на тази статия ще ви помогне да насочите към изготвяне на кратки, но задълбочени наръчници.

Много просто казано, водете си бележки, когато провеждате обучение на работното място, и прехвърлете тези бележки в документ. Когато започнете да вършите работата самостоятелно, добавете към бележките си или ги коригирайте, за да отразяват по-точно задачите, които вършите.

Ако има "голяма картина" към вашата работа, някои обзорни контури, поставете това в началото на документа. Точките, които съдържат голямата картина, са това, което трябва да запишете по-задълбочено, или в същия този документ, или в няколко по-малки документа, ако трябва да го разбиете. Например в маркетинговия бюлетин обзорът може да изглежда така:

• Копирайтър пише копие и го подава на маркетинг мениджъра.
• Маркетинг мениджърът преглежда и редактира копието и получава одобрение от старши маркетинг мениджър.
• Маркетинг мениджърът изпраща заявка за изпълнение на актуализация на списъка.
• Маркетинг мениджърът предоставя окончателно копие на асистент.
• Асистентът изготвя бюлетин и изпраща тест за осигуряване на качество.
• Екипът на QA преглежда бюлетини и изпраща промени. Асистент осъществява промени, проверки и освобождаване на графици.

Всеки един от тези елементи може да има наръчник на три страници, описващ стъпките, необходими за извършване на работата. Къде и как се представя копието? Какъв формат трябва да бъде копието? Кой управлява актуализацията на списъка и какво означава това? Или няколко от тези елементи може да се комбинират в едно ръководство, например трите задачи, които започват с „маркетинг мениджър…“

Какво ще ти трябва

За да напишете стъпките, ще трябва да сте обучени по тях поне веднъж. Когато трябва да свършите работата отново, използвайте първия си проект на вашите собствени процедури, за да ви преведе през стъпките, за да видите дали те са точни и лесни за разбиране.

Заснемане на екрана. Направете скрийншоти на всичко, което изглежда трудно за обяснение в текст или което е най-добре илюстрирано визуално. Запишете първо всички скрийншоти в папка и ги добавете само в документа, ако са необходими. Наличието на твърде много скрийншоти ще изглежда непосилно за всеки, който чете вашите ръководства.

(Има няколко метода за заснемане на екран, но най-бързите са: в Windows използвайте бутона PrtScn и след това функцията за поставяне, за да пуснете изображението си в програма за редактиране на изображения, където можете да го изрежете и редактирате; на Mac използвайте Apple + Shift + 4 и плъзнете целта около зоната, която искате да стреляте.)

Софтуер за заснемане на екрана. Използваният редактор на изображения може да включва инструменти за маркиране на вашите екранни снимки, ако искате да добавите стрелка, сочеща към нещо подходящо или да подчертаете определена част от изображението. За 50 долара програмата за заснемане на екрана Snagit и Snagit за Mac ще направи почти всичко, което може да ви е необходимо.

Инструменти за диаграма. Някои работни процеси и процедури се изразяват най-добре чрез малки диаграми. Софтуерът за картографиране на ума може да ви помогне бързо да изготвите блок-схеми и подобни, въпреки че в Microsoft PowerPoint можете да намерите много от същите тези инструменти за диаграмиране и по-ограничен избор в Word в раздела Вмъкване.

Какво да правим и какво не

• Създайте индивидуални документи за различни процеси и процедури, а не един масивен документ, който обяснява цялата ви работа.
• Бъдете внимателни, но и кратки.
• Включете скрийншоти.
• Отнемайте няколко седмици, за да попълните документите. Дайте си време за размисъл върху процесите и се върнете към документите, за да проверите дали сте ги записали точно.
• Поставете печат за дата в горната част на страницата, показващ кога файлът е последно актуализиран.
• Използвайте заглавия на задачи вместо имена на хора, когато документирате работния процес.
• Съхранявайте главните копия на споделено място, така че другите хора да могат лесно да ги изтеглят.
• Пазете локално архивиране на файловете на работния си плот или в частна облачна система (или и двете).
• Преглеждайте и ревизирайте документите си веднъж годишно. Мислете за тях като за живи документи, които никога не са „завършени“. Те непрекъснато се развиват.
• Кажете на своя шеф и колеги, че създавате и поддържате тези нови записи, тъй като те също могат да имат полезен принос.
• Не включвайте картинки, просто за да джаз нагоре страниците. Всички го мразят.
• Не полудявайте при форматирането на текста. Не го усложнявай. Използвайте удебелен шрифт за подпозиции. Използвайте куршуми и номерирани списъци, както е подходящо, за да помогнете на хората да виждат съответната информация лесно. Поддържайте абзаците много кратки.
• Не използвайте имената на хората. Обърнете се към хората според техните длъжности. Казах ли това вече? Да, аз го направих, но наистина е важно, така че го казвам отново.
• Не бъдете прекалено предпазващи от документите си. Вие сте ги създали, за да помогнете на организацията, а не в единствена полза.
• Не изпращайте документите си в PDF файлове. Оставете ги във формат, който може да бъде редактиран (вижте по-горе).