Организирайте се: дигитализиране на лични документи

съдържание

• Организирайте се: Дигитализиране на лични документи
• Какво да не дигитализирам

Компютрите са много добри в търсенето. Компютрите също са отлични при извличането. Без значение колко бързо и ефективно мислите, че можете да намерите и извлечете информация в къщата си от парчета хартия, бъдете сигурни, компютрите могат да го направят по-бързо.

Това е причината A-number-one, която трябва да дигитализирате много от личните си документи.

Има и други причини, като например факта, че дори не можете да стигнете до информацията за документа за застраховка от наводнения, когато е на лист хартия в кухнята ви, докато отмененият полет ви остави в капан в Сейнт Китс, поради ураган обратно у дома. Не би ли било удобно време да имате цифров документ, достъпен от вашия лаптоп, смартфон или таблет?

Ето още: През последните няколко години сте сменили лекари, застрахователни програми и аптеки и фармацевтът вече трябва да ви знае дали някога сте приемали определено лекарство. Не би ли било полезно да влезете в някаква защитена система, която има записи на всички предписания, които вашите лекари са написали, защото сте щракнали с камерата на телефона си, преди да ги напълните?

Или може би сте мотивирани да дигитализирате повече от личните си документи, просто за да се освободите от затруднения. Причините да го правите са безкрайни, а извиненията да не започнете също са. Ето няколко съвета и трикове, които ще ви оставят без извинение за отлагане на задачата.

Какво да дигитализирам

Преди да можете да намалите количеството хартия в дома си, трябва да решите кои документи имат стойност, за да бъдат цифрови. В много случаи ще искате да запазите оригиналните документи, което прави цифровия по същество резервен. Този списък може да ви помогне да генерирате идеи:

• данъци

• данъчни облекчения

• paystubs

• дела и договори за наем

• гаранции

• паспорти (много държави имат много специфични правила за създаване на копия на паспорти; консултирайте се с правителството си)

• семейни архиви, като свидетелства за раждане, документи за осиновяване, удостоверения за брак, свидетелства за смърт и документи за имиграция

• застрахователни форми

• медицински и стоматологични записи и рецепти

Ако вашият работодател не предоставя електронни разплащателни номера, трябва абсолютно да запазите оригиналите поне шест месеца, ако не и цяла година. Банките и наемодателите често изискват тези документи в допълнение към данъчните формуляри (W2 в САЩ), когато попълват финансови или жилищни документи.

С паспортите и някои други официални правни документи внимавайте за правилата за правене на копия. Обикновено е добре да свиете или увеличите изображението поне с 10 процента (така че да не изглежда, че се опитвате да го фалшифицирате).

Дори и да не мислите, че някога ще се наложи да предоставите реплики на някой от тези документи, със сигурност ще има моменти, в които трябва да посочите номера на паспорта си (за заявление, да речем) или някаква друга информация от тях. Толкова по-ефикасно е да търсите тази информация от вашия компютър, отколкото да започнете да копаете в килер, пълен с документи.