Организирайте се: инструментарият за сътрудничество

съдържание

• Организирайте се: Инструментариум за сътрудничество
• Управление на задачи, управление на проекти, споделяне на екрани

Наскоро двама от приятелите ми ми казаха, че съм взривил ума им. Как? Лесно. Прикрепих нишката на имейла, която имахме относно организирането на голям излет за вечеря (нали знаете как тези нишки се нахвърлят и никой не може да бъде в крак с това, който каза, че са свободни на тази дата) и вместо това използвах Doodle. Doodle е безплатен уебсайт, който ви позволява да създавате онлайн анкета за неща като кой ден и час хората са свободни да се събират. Използвам го от години за сътрудничество, най-вече за насрочване на срещи с хора, които живеят по целия свят и са в различни часови зони.

Толкова много невероятни приложения са там, за да ви помогнат при сътрудничество. Може би съм взривил умовете на приятелите си с ефективността си, но това взриви съзнанието ми, за да разбера, че никога досега не са попадали на Doodle!

За да помогна на хората с това старателно задължение да бъдат организатор на сътрудничество, исках да споделя някои от най-добрите инструменти, които намерих за събиране на страхотни умове и идеи.

Планиране

Doodle се превърна в моето приложение за планиране на планове, тъй като е безплатно и не изисква участниците да се регистрират, за да го използват. Създайте анкета, изпратете линка и оставете хората да отговарят, като просто отидете на уебсайта и поставите отметки в квадратчета. Това е безценно за насрочване на срещи или социални събития с голяма група.

Когато всички използват една и съща календарна система, като например календара на Outlook, обикновено можете да направите календара си видим за други членове на екипа, което може да помогне при планирането, но тези обстоятелства не винаги работят за всички. Друга опция е Tungle.me, която съдържа някои от същите елементи на Doodle, както и възможността да направите свободното си и натоварено време обществено достояние или видимо за определени хора.

Споделяне на документи и папки

Как да направите файлове достъпни за всички хора, с които си сътрудничите? Не ги изпращайте по имейл! Това е помия и трудно за проследяване. Трябва ви по-добър начин за споделяне на документи и папки.

Най-простите решения идват под формата на услуги за синхронизиране на файлове, като Dropbox или SugarSync. Всъщност използвам и двете, SugarSync за работни файлове и Dropbox за лични файлове. Използвал съм ги за споделяне на документи с всякакви хора, включително с редактори и дори с моя адвокат.

Намирам Dropbox и SugarSync много по-прости за настройка и използване - и убеждавам други хора да използват - от FTP сайтове, което е по-старият начин за споделяне на файлове и папки в училище.

Редактиране съвместно, асинхронно

Още една причина да използвате Dropbox, SugarSync или друга услуга за синхронизиране на файлове за организиране на сътрудничество е, защото те позволяват на множество хора да редактират един документ, макар и обикновено асинхронно. С други думи, не можете да гледате как друг човек редактира файла в реално време. Промените се извършват локално и стават видими за групата само когато лицето, извършващо редактирането, качи документа обратно на споделеното място.

Тези услуги не ви дават фина подробност какво могат и не могат да правят сътрудниците (не можете например да дадете възможност на Kate да редактира файлове X и Y, но не и Z ), но те предоставят основни разрешения. Например, можете да споделяте, като изпратите връзка само за четене, или можете да поканите хора за пълен достъп до всичко, което се намира в определена споделена папка.

Редактиране съвместно, синхронно

Google Drive (преди Google Docs) има една от най-впечатляващите функции за сътрудничество, които съм виждал: възможността за редактиране на съвместна работа в реално време.

Веднъж работех с един сътрудник, който беше в друга държава и имахме седмични телефонни срещи, които трябваше да бъдат „работни срещи“. Тоест, обсъждахме състоянието на проекта, като едновременно с това получавахме работа, която подпомагаше състоянието на проекта. Използвахме обикновена електронна таблица в Google, за да регистрираме задачите, които трябва да се свършат, и да ги маркираме с оценка на приоритет. През седмицата можем да добавим бележки според нуждите. След това по време на срещата ни можехме да преминем през списъка, да изпълним задачите в реално време, докато сте по телефона, и да ги отбележим. Понякога обаче той щеше да види нещо в списъка и да каже: "Какво означава това?" Бих обяснил. И той би променил начина, по който беше написана задачата, точно пред очите ми, така че бях сигурен, че преводът на задачата означава същото нещо, което аз и аз. Това беше съвместно блаженство.

Инструментите на Google работят не само за електронни таблици, но и за представяне и текстови документи.