Организирайте се: най-добри практики за gmail

съдържание

• Организирайте се: най-добри практики за Gmail
• Gmail архиви, групови действия, лаборатории

Gmail е една от най-популярните имейл услуги. Независимо дали го използвате за лична комуникация, работа или и двете, ще извлечете повече от него, ако разберете как работят няколко основни функции.

В това издание на Get Organized, седмична поредица, се обясняват няколко функции за подпис на Gmail и се обяснява как най-добре да ги използвате, за да поддържате ефективно организирания си имейл акаунт, за да можете да бъдете по-продуктивни.

Теми за съобщения

Както знаят всички потребители на Gmail, непрекъснатата обмяна на имейли се подрежда в нишка. Броят на съобщенията в нишка винаги се появява в скоби до обобщението на имената на борсата, броя на нишките, ако желаете.

Нишката на съобщението е една от любимите ми функции на Gmail, защото когато шест души отговарят на един групов имейл, виждам само една непрочетена тема, а не шест непрочетени съобщения. Това, което интернализирам е, че има дискусия, която изисква от мен внимание. Ако видя шест непрочетени съобщения, вместо това получавам усещането, че шест неща изискват моето внимание.

Когато отворите тема, съобщенията, които вече сте чели, остават свивани, докато непрочетените съобщения се разширяват.

Най-добра практика: Един от най-добрите трикове в управлението на нишките е да ги поддържате непокътнати, стига да не се отклоняват от темата. Когато променят темата, започнете нова тема, просто като промените темата, когато отговорите. Не е нужно да стартирате съвсем ново съобщение. Всички получатели ще бъдат включени в новата тема и историята на вашата комуникация все още ще бъде архивирана в рамките на самото съобщение, под елипсиса, който казва „покажете подрязано съдържание“, когато задържите курсора върху него (вижте по-долу), така че всеки може да се позовава то.

Етикети

Ако имаше една единствена функция, която означава Gmail, това ще бъдат етикети. Начинът за разбиране на етикетите е да се опише какво не са: папки. Етикетите в Gmail често изглеждат като папки и до известна степен постигат същата цел. Но етикетите са коренно различни от папките и грешката им за папки наистина ще ограничи това, което можете да направите с Gmail.

Нека започна като обясня малко за папките. Електронните папки, често проектирани в дървовидна структура с възможност за добавяне на подпапки, работят подобно на това, как правят папките в реалния свят. Вие подавате нещата в тях. Ако имате съобщение за подаване, можете да го подадете само в една папка.

Етикетите в Gmail изглеждат страшно много като папки на пръв поглед. Когато създадете нов етикет, той се появява в лявата шина, подобно на това, където ще видите папки (с настройките по подразбиране така или иначе) в Yahoo! Поща, Hotmail и Outlook. Тези етикети на Gmail могат също да имат зададени цветове, което ги прави да изглеждат още повече като папки.

И така, каква е разликата?

Всяка дадена нишка на съобщение може да има повече от един етикет, като „работа“, „октомври 2012 г.“ и „спешно“. Gmail също така ви дава автоматично два етикета: звездички и „важни“, обозначени с жълт маркер от лявата страна на съобщенията, които се изпращат директно до вас, т.е. не listservs, s или друга масова поща.

Мислете за етикети повече като маркери. А визуалните етикети, които виждате на лявата шина - помислете за тези като бърз бутон, за да сортирате всички съобщения, които имат определен маркер. Обърнете внимание, че дори и вашата пощенска кутия е само етикет. Когато щракнете върху етикет от лявата шина, в полето за търсене в горната част автоматично ще се появи нов текст.

Този текст ви помага да прецизирате търсенето само до съобщения с въпросния етикет. Не забравяйте, че Google е компанията зад Gmail, а Google тази компания е основана като инструмент за търсене.

Най-добра практика: Използвайте етикетите в Gmail либерално, защото те не са заместител на папки, а по-скоро начин да категоризирате или маркирате елементи и да ги направите по-търсени.

Потребителите на захранване трябва да изследват областта Настройки, за да конфигурират по-модерни атрибути за етикетиране. Например, можете да настроите правила или филтри, за да пренасочите определени видове поща към етикет и да го покажете в левия панел само когато съдържа непрочетени съобщения.