Организирайте се: счетоводство и финанси за фрийлансъри и smbs

Когато малките фирми за първи път слязат от земята - а това е особено вярно за фрийлансъри или други видове самостоятелно заети лица - система за счетоводство и фактуриране не винаги е необходима. Намирате работа. Вие завършвате работата. Получавате плащане. Достатъчно просто. Но постепенно, понякога неусетно така, ситуацията се променя.

Представете си този сценарий: Да речем, че сте на свободна практика. Вие получавате първите си няколко работни места, разпределени в продължение на много месеци - така се разпределят в действителност, че те дори не се припокриват. Работите по един проект по едно. След това получавате хапка за нов проект, преди да приключи текущия, но все още не сте виждали договор, така че все още не сте твърде заети. Няколко седмици по-късно клиент, с когото сте работили преди, ви казва за някои нови възможности, но бюджетът й все още не е финализиран. Продължавате да виждате обещанието за нови работни места, но действителната работа все още се променя. Няколко месеца по-късно имате шест работни места в ход, вие сте в краен срок за всички тях и трима нови клиенти чакат да чуят дали ще приемете техните оферти. Кога се случи това?

Въпреки че самата промяна беше постепенна, сега ви се иска да сте закупили система за счетоводство и фактуриране преди години, че ако сте задали само един път назад при първата си работа, сега ще бъдете в много по-добра форма… въпреки че времето, не можехте да си го позволите, нито бяхте сигурни, че искате да се ангажирате с целия начин на живот на свободна практика, помниш ли? Подобно на обещана проверка, която никога не се появява в пощенската ви кутия, настройката на система за финансово управление е просрочена.

Организирайте себе си или своя микро бизнес, като изберете правилния вид система и го въведете сега, дори и да искате да сте го направили отдавна.

Финансов софтуер за фрилансери и самостоятелни операции

На самостоятелни лица на свободна практика и други самостоятелно заети хора в магазин за един човек вероятно няма нужда от високо усъвършенствано финансово приложение за управление на сметки и фактуриране. Нещо повече, не трябва да плащате ръка и крак за дълъг списък от функции, които просто няма да използвате.

Придържайте се с проста програма, която свършва работата и не струва много. Потърсете безплатно приложение или изисква само еднократно плащане, а не решение, което се таксува по месец или по проект. Също така има смисъл да използвате една програма за проследяване на проекти и управление на вашите фактури, а не две отделни системи (стига да покрива основите за вашите нужди).

Нашата любима безплатна опция за общ счетоводен софтуер е FreshBooks (4, 5 звезди, избор на редактори). Разполага с клиентски и продуктови / обслужващи записи, лесно създаване и изпращане на фактури и солидни функции за изготвяне на отчети. Ако нямате служители или изпълнители, няма да се нуждаете от включените функции за споделяне на документи, но поне не плащате за тези неизползвани функции.

Малко по-опростен вариант, който е чудесен за всеки, който таксува по час е OfficeTime ($ 47, 4, 5 звезди). Той следи колко време отделяте за проекти, докато работите, и може да създава фактури въз основа на тези данни. Компонентът за фактуриране е достатъчен за повечето солови операции. Друг огромен плюс: Можете да закупите настолния софтуер OfficeTime веднъж и никога да не плащате абонаментни такси или други такси за добавки.

Други добри безплатни опции включватZoho Invoice (4 звезди), който няма следене на време или таблици, и Outright (3, 5 звезди), който е специално създаден за много малки фирми, които не обработват инвентар или ведомост.

Изберете един и се придържайте към него

След като изберете решение, подходящо за вас, започнете да го използвате в следващия си проект. Една от моите основополагащи философии относно организирането е по-важно да гледате напред, отколкото да гледате назад, така че не се притеснявайте твърде много за въвеждане на изоставане на данни в новата счетоводна система, която сте създали. По-важно е да започнете да използвате системата сега за активни проекти, отколкото да каталогизирате всичко от миналото. Направете свой приоритет настоящето.

В някакъв момент обаче ще искате да наваксате, като регистрирате минали фактури и работни места, извършени през текущата данъчна година. Дайте приоритет в обратен хронологичен ред, като първо въведете най-новите фактури и информация за работа. Можете да се справите с работа от предишни години по-късно - или не. Отново е много по-важно да се придържате към системата, която сте внедрили сега за текущи работни места и да наваксате текущата данъчна година.