Организирайте се: 7 начина за автоматично организиране на контакти | Джил Дъфи

Колко имейл адреси използвате? Колко бази данни за контакти имате в резултат? Поддържането на текущата ви адресна книга е болка, тъй като изисква често актуализиране. За щастие има някои начини за автоматизиране на процеса на актуализиране и архивиране на списъка ви с контакти.

Тук ще споделя с вас седем начина, по които можете да организирате автоматично списъка си с контакти. Пет от триковете използват IFTTT, безплатен уебсайт и услуга, която означава „ако това, то това“. IFTTT работи така: Вие го упълномощавате да има достъп до различни онлайн акаунти, които използвате, като Gmail, Evernote, iOS Контакти и т.н. След това създавате сценарии „ако това, тогава онези“ сценарии (или „рецепти“, както се наричат), които услугата извършва. Ще ви покажа няколко примера след малко. Не е необходимо да знаете как да кодирате или пишете скриптове, за да създадете рецептите. Наистина е много просто.

Предпочитам да използвам уебсайта на IFTTT на екран с пълен размер компютър или лаптоп, но има приложение IFTTT iPhone и наскоро пуснато приложение IFTTT Android, ако предпочитате да работите на мобилно устройство.

Ето тук са пет начина да използвате IFTTT (и два начина за бонус с помощта на инструменти, различни от IFTTT), за да ви помогне да организирате, архивирате и като цяло да поддържате своята адресна книга. Регистрирайте се за безплатен акаунт на IFTTT и потърсете тези рецепти в секцията „Преглед“ на сайта. Ще забележите, че включените тук рецепти са сходни по своята същност, но използват различни услуги. За повече предложения за автоматизации вижте 101 най-добри ifttt рецепти.

1. Ако пристигне нов имейл на Gmail, след това добавете „От адрес“ към Google Диск

Активирайте тази рецепта и когато пристигне ново съобщение в Gmail, автоматично ще имате запис на имейл адреса на изпращача, добавен към електронната таблица на Google Диск. При тестване на тази рецепта забелязах, че ще получите дубликати, което е нещо досадно и по-малко от идеалното. Ако имате интелигентен, автоматизиран начин за премахване на този списък, моля, споделете го в коментарите!

2. Ако е добавен нов контакт към iOS контакти, след това добавете „От адрес“ към Google Drive

Тази автоматизация работи същата като тази преди нея, само че използва iOS контакти, а не нови входящи съобщения в Gmail. В резултат на това той не страда от дублирания проблем, посочен по-горе. От долната страна е предназначен само за потребители на Apple.

3. Ако е добавен нов контакт към iOS контакти, след това поканете за свързване в LinkedIn

Включете тази рецепта и тя ще ви помогне да поддържате базата си данни за LinkedIn връзки. Можете да го използвате в допълнение към други рецепти за контакт с iOS (не сте ограничени само до една), но отново, само ако сте потребител на Apple.

4. Ако в Gmail идва нов имейл, след това добавете имейл адреса на подателя към бележка в Evernote

Тази рецепта е единствената в този списък, която не е направена предварително в IFTTT и е налична в секцията „Преглед“, но съм я споделила, така че тя трябва да бъде обществено достъпна сега. Както при предишната рецепта за Gmail (номер едно в този списък), ще имате дублиращи се записи, тъй като новите имейли пристигат, но поне ще имате резервно копие на вашите контакти.

5. Ако е добавен нов контакт към iOS контакти, тогава добавете бележка към Evernote

Ето още един за потребителите на iOS. Архивирайте своите iOS контакти в Evernote. Както е написано, тази рецепта ще включва името на изпращача, телефонен номер, имейл адрес, адрес, принадлежност (организация / компания), заглавие на работа, бележки и дата. Можете да редактирате рецептата, за да изключите някое от тези полета, ако желаете.

Два бонус трика

Въпреки че IFTTT е отлична услуга, лесна за използване, имам две други тактики за организиране на информация за контакт.

6. Препращайте съобщения до персонализирана вариация на вашия адрес в Gmail

Човек използва стар трик в Gmail. Оказва се, че периодите във вашия Gmail адрес не засягат пощата да ви бъде доставена. И така, и двете доставят към една и съща сметка. Номерът е да настроите правило в Gmail, което филтрира различни варианти на вашия адрес в Gmail. Зададох правило такова, че ако входящата поща бъде изпратена до моя личен адрес в Gmail с два специално поставени периода в името, съобщението прескача входящата кутия и е обозначено с „Контакти“. Използвам този адрес, когато получа имейл, изпратен на работния ми адрес, че от човек, който също се превръща в личен контакт: Препращам съобщението до моя специален вариант Gmail адрес или отговор. Резултатът е, че тези хора и историята на имейлите вече са в личния ми Gmail, напълно търсен, но изваден от полезрението ми от входящата ми поща.

7. Автоматично добавяне към контакти Входящ и съществуващ имейл

Втори трик е да използвате безплатното приложение EasilyDo за Android или EasilyDo за iPhone. Това е приложение за личен асистент с десетки автомати, които по желание можете да активирате. Той разполага с автоматизация, наречена Контактна информация, която търси нова и съществуваща информация за контакт от имейл акаунти, които й давате разрешение за достъп. След това той добавя хората, които намира за вас, акаунти за контакти, Evernote, Salesforce и LinkedIn или което и да е от избраните от вас. Обикновено EasilyDo разпознава, когато контакт вече съществува, като се отърва от проблема с дублирането, който отбелязах в някои от другите автоматизации, и дори има автоматизация за премахване на дублиране, която можете да стартирате, за да изчистите съществуващите си контакти.

Поддържането на вашите контакти, организирани, архивирани и актуални, е една от тези работи, които изискват известно поддържане. Но когато автоматизирате това поддържане, на практика не остава работа върху раменете ви.