Организирайте се: 5 прости стъпки за започване на графики на gantt

Преди да започнете нов проект, ви помага да имате пътна карта, някакъв ясен преглед на всички необходими стъпки и реда, в който тези стъпки трябва да се извършат. Това е по същество графиката на Гант. Няма значение дали проектът е личен, като добавяне на тесте в задната част на къщата ви или бизнес, като например създаване на нов уебсайт. Трябва да знаеш

• кога и къде започвате,
• всички стъпки по пътя и колко време ще продължат,
• кой е отговорен за всяка стъпка,
• редът, в който стъпките трябва да се извършат, и
• кога проектът ще бъде завършен.

Графиките на Гант, кръстени на инженера и консултанта Хенри Гант, който ги е разработил и използвал през 1910 г., са визуализация на проект от началото до края. Те са изключително често използван инструмент за производителност и са ключова част от много услуги за управление на проекти. Всъщност отличната услуга на TeamGantt дори взема своето име от класациите., Обяснявам какво представляват класациите на Гант, какво правят и как хората ги използват и предоставя пет стъпки за започване на работа с тях.

Какво е диаграма на Гант?

„Графиката на Гант е визуализация на стъпките, които са необходими за завършването на вашия проект“, обясни Кайвон Гафари, водещ мениджър на програмата в LiquidPlanner, когато наскоро го помолих да сподели някаква представа за това как да започнете с класациите на Гант. LiquidPlanner е приложение за управление на проекти и съвместно сътрудничество на работното място с редактор на избор, което набляга на диаграмите на Гант.

Ghaffari ми напомни, че един проект е различен от другите видове работа. „Проектът е набор от работа, който има начало и край, а изпълнението на създаването на този проект е набор от задачи“, каза той. Графиките на Гант работят конкретно за проекти, а не за текуща работа. Те ще ви помогнат да стигнете от началото до края, така че е важно да има край.

Графики на Гант, четени отляво надясно, отгоре надолу. (Вижте изображението по-горе от TeamGantt.) Оста x е време. Графиката започва, когато проектът стартира, и завършва, когато проектът бъде доставен. Изпълнението на дължината на y-оста са задачи, въпреки че те са само в списък. Точното им разположение на оста y е без значение, въпреки че те са склонни да попадат в хронологичен ред.

„Задачата има три компонента: какво е, колко време ще отнеме и кой ще го изпълнява“, каза Джафари. На диаграма на Гант всяка задача е представена с лента. Дължината на лентата показва колко време ще отнеме задачата. Често лентите със задачи са цветно координирани, което показва кой човек или отдел е отговорен за изпълнението на задачата. Що се отнася до "какво", името на задачата обикновено се появява на лентата или става видимо, когато щракнете върху нея.

Освен че показват всички задачи за даден проект и колко време ще отнемат, диаграмите на Гант показват последователност и зависимост. С други думи, те показват реда, в който трябва да се случват задачи и дали едно нещо трябва да се случи пред друго. Защо това е толкова важно?

Какво правят диаграмите на Гант?

„Графиките на Гант визуално показват, че не можете да правите всичко едновременно“, казва Крис Савойе, директната продуктова стратегия на Workfront. Той използва примера за изграждането на къща с дървета. Можете да купите едновременно ноктите и дървения материал, но трябва да изрежете дървото, преди да го забиете в дървото.

Диаграмите на Гант показват зависимости между задачите, обикновено с нещо като линия, която ги свързва.

Преди да се присъедини към Workfront (който, подобно на LiquidPlanner, е инструмент за сътрудничество на работното място и управление на проекти), Savoie работи по някои изключително сложни проекти с United Space Alliance във връзка с космическия център на Джонсън в НАСА. Той спомена, че макар последователността и зависимостите да са важни дори за прости проекти, като например изграждането на къща с дървета, те са от решаващо значение за масивни, дълги години проекти, като например изграждането на Международната космическа станция.

Друго нещо, което правят диаграмите на Гант, е да помагат на организации или ръководители на проекти да управляват ресурси. "Само защото една задача съществува, не означава, че има човек, който е свободен да я изпълни", каза Джафари.

С диаграма на Гант лесно можете да видите кога хората или отделите са планирани да работят по задачи спрямо кога са безплатни. "Трябва да можете да отчитате графиците на хората и колко часа има през деня", добави той. Графиците на Гант създават ефективен начин да видите време, задачи и ресурси.

Първи стъпки с диаграмите на Гант

След като разберете на високо ниво какво представляват класациите на Gantt и защо са полезни, можете да започнете да ги правите за вашите собствени проекти. Тези пет стъпки ще ви помогнат да започнете.

1. Изберете шаблон или изградете такъв от нулата

Като цяло, когато стартирате нова диаграма на Гант, имате възможност да използвате шаблон или да започнете от нулата. Шаблоните могат да идват от външен източник, в случай на тези, предоставени от софтуер за управление на проекти, или могат да произхождат от предишен ваш собствен проект.

Едно от предимствата на използването на собствената ви предишна работа за създаване на шаблон е, че често можете да научите много от случилото се в миналото. Шаблонът ще предостави информация за не само задачите и последователността, но и дали някои задачи са отнели повече време от очакваното.

2. Маркирайте своите основни етапи

Повечето софтуер за създаване на диаграми на Гант включва възможността за добавяне на етапи. Основен етап е маркер, който показва, че фазата на проекта е завършена. Например при създаването на уебсайт заключването на телените рамки е типичен момент.

Когато изграждате диаграма на Гант от нулата, често е полезно да очертаете всички основни етапи, преди да добавите каквито и да било задачи. Изброяването на всички основни етапи помага да се раздели проектът на по-малки парчета, а тези по-малки парчета са по-лесни за концептуализация от целия проект наведнъж.

3. Добавете задачи, последователности и създайте зависимости

Следващата стъпка е добавяне на задачи, последователност на събития и създаване на зависимости. Когато добавяте задачи, не забравяйте да погледнете историческите доклади или да говорите с хората, които ще изпълнят задачите, за да получите точни оценки за колко време трябва да отнеме.

Когато извършвате последователни събития, имайте предвид, че е възможно едновременно да се изпълняват множество задачи, но не и от един и същи човек. В изграждането на уебсайт един човек може да работи върху телени рамки, докато друг човек събира примерно съдържание за прототипа. Но дизайнерът на телени рамки не може едновременно да създава табла за настроение.

Добавете зависимостите само след като сте изброили всички задачи и ги поставите в правилния ред и бъдете внимателни с тях. „Нещото, което наистина може да ви обърка, е, ако отидете на половината път в схемата на Гант и видите, че, да речем, задача 12 вече не зависи от задача 5“, каза Савойя. Той добави, че начинаещите трябва да бъдат изключително внимателни да не премахват зависимостите, освен ако не са сигурни, че е правилно да го правят, защото връщането им е много трудно, ако създадат дълга верига от събития.

4. Гледайте вашите ресурси

„Задачите трябва да са в правилния ред и тогава трябва да контролирате кой е на разположение, за да изпълни тези задачи“, обясни Джафари. Както бе споменато по-горе, само защото има задача, която трябва да свършите, не означава, че има някой свободен да го направи.

Ghaffari отбеляза, че софтуерът на диаграмата на Gantt на неговата компания не позволява презаписване, което означава, че LiquidPlanner няма да ви позволи да зададете някого на задача, ако този човек вече е назначен за друга задача по едно и също време.

Диаграмите на Гант ви помагат да видите не само дали даден ресурс е презаписан, но и какви са последствията върху останалата част от графика на проекта, когато е коригирана.

5. Сътрудничество

„Наистина е важно хората да разберат, че диаграмата на Гант не е магия“, каза Гафари. "Само защото сте планирали нещо, не означава, че има нещо общо с реалността."

Начинът да се уверите, че диаграмата на Гант е в тон с реалността е чрез сътрудничество. Често софтуерът на диаграмата на Гант е част от по-голям пакет за управление на проекти или за сътрудничество на работното място. Всеки от екипа трябва да има възможност поне да вижда диаграмата, ако не актуализира задачи и друга информация, която се подава в нея. По този начин, ако правоприемник приключи дадена задача рано и тя има силата да актуализира напредъка си, за да отбележи изпълнението на задачата и да коригира прогнозираното време, и като направи това, може да помогне на други правоприемници да изпълнят и задачите си рано. Или може също така да се сигнализира като наличен ресурс, за да помогне с някаква друга задача до следващото си планирано задание.

Ghaffari обобщи силата на сътрудничеството по този начин: "Ако диаграмата на Гант е във вакуум, кой знае дали е точен? Ако е съвместна, тогава има вградени проверки и е по-вероятно да отразява реалността. Ето къде е стойността на Грантът на Гант свети."

Не разчитайте твърде много на класациите на Гант

И Ghaffari, и Savoie ми казаха, че използват диаграмите на Gantt за планиране и да се регистрират в даден проект, но не обичат да управляват ежедневната работа в него. "Обикновено това е план, а не график за изпълнение", каза Савойя.

Savoie отбеляза също, че начинаещ може да не осъзнава, че хората рядко, ако изобщо някога, поглеждат цялата диаграма на Гант наведнъж, тъй като те обикновено са огромни. "Ще ви трябва билборд, за да го отпечатате", каза той.

Според Гафари, "Изграждането на диаграмата на Гант не е крайната цел. Това е визуализация на плана за задачите и последователността. Диаграмата на Гант помага на хората да разберат как планът ще работи."

Ако се интересувате от диаграмите на Гант, вероятно също се интересувате от управление на проекти като цяло. За няколко отлични съвета за добавяне за водене на вашия проект на място, вижте 4-те ми съвета за започване на работа с управление на проекти, както и моите съвети как да подобрим комуникацията за по-добро управление на проекти.