Организирайте се: 5 удобни трика в дума на Microsoft

Мой приятел изнасяше съдържание от Excel в Microsoft Word и постоянно се задействаше от различните опции за експортиране. Независимо какво е направил, полученият документ Word имаше ненужни раздели, където трябваше да има единични интервали. Той ми се обади и ме помоли да се отбия и да помогна.

"Просто намерете и заменете интервалите с раздели с единични интервали", казах.

"Как правиш това?"

Това е определено проста функция, но това е един от тези трикове на Microsoft Word, които, ако никога не сте я виждали досега, нямаше да знаете как да го направите или дори как да го изразите правилно в търсене с Google.

Така че му показах как, плюс няколко други удобни трика, които използвам в Microsoft Word през цялото време. И ще ги споделя с вас тук.

1. Намерете и заменете раздели на раздели

Пробелите на раздели в Microsoft Word се превеждат на ^ t.

За да ги намерите и замените с едно пространство, използвайте бутона Find / Replace. Въведете ^ t в първото поле и едно интервал във второто. Натиснете „замени всички“ и, voilà .

2. Намерете и заменете връщането на абзац

Кой не е получил документ с двойни връщания на абзаци, когато имаме нужда само от един?

Връщанията на абзаци или връщането на превоз, както понякога се наричат, могат да бъдат представени в Microsoft Word като ^ p.

За да намерите и замените двойните връщания на абзаци с единични, използвайте бутона Find / Replace. Въведете ^ p ^ p в първото поле и ^ p във второто. Натиснете „заменете всички“ и сте готови.

3. Автоматизирайте често въвеждания текст с макроси

Изповед: Страхувах се от макроси от години, защото не разбирах какво представляват и изглеждаше, че трябва да науча код, за да ги използвам. Не е вярно. Макросите са ваши приятели. Иска ми се обаче да имат различно име, като бутона Често въвеждан текст, защото всъщност това са.

Много хора използват макроси за котлони, фирмени откази от отговорност или правен текст, който се изисква за всички документи с определен характер. Използвам ги за автоматизиране на изключително основен текст, който трябва да въвеждам отново и отново, включително някои HTML кодове, които ние от PCMag използваме при публикуването на статии онлайн.

Задаването на макрос за първи път отнема няколко стъпки, но си струва за времето, което ще спестите след това.

Ето как да го направите (инструкциите са отпечатани под двуминутното видео, което също ви показва как да използвате макроси):

Версия на Windows 2010: От раздела Изглед натиснете бутона Макроси вдясно и изберете Запис на макроса.

Word: Mac 2011 версия: От горното меню отидете на Tools> Macro> Record New Macro.

Дайте име на макроса си в полето Макро име - и обърнете внимание, че имената не могат да имат тирета или други специални символи, а само букви и цифри (което е глупаво, но има го). След това можете да зададете бутон или клавишна комбинация за макроса, но това не е задължително. Винаги ще можете да стартирате макроса си от менюто, ако предпочитате. Назначаването на пряк път на клавиатурата може да бъде сложно, защото трябва да знаете всички останали съществуващи клавишни комбинации, за да не отхвърлите случайно един, който може да се наложи. Добавете описание, ако искате, но не е задължително.

Когато щракнете върху OK, Word ще запише всичко, което пишете и правите. Въведете текста, който искате да автоматизирате и форматирате по желание, или запишете действието, което искате да заснемете, след което се върнете към бутона Macro и натиснете Stop Recording.

Сега тествайте вашия макрос, като се върнете към бутона Макрос и изберете Преглед на макроси и след това изберете "Изпълни" за създадения от вас; или просто натиснете клавишната комбинация или бутона, който сте задали. Трябва да видите, че текстът ви магически се появява с един замах.

4. Изчистване на форматирането на поставен текст

Копирате и залепвате текст от онлайн източници, други документи, имейл и т.н., и припомняте, когато изскочи на страницата с червен цвят на шрифт 18 точки в Verdana? Обличането на това форматиране, което неволно идва с поставен текст, е голяма болка във врата. Можете да промените настройката в Word, така че форматирането никога да не се пренася от други текстове.

В Microsoft Word за Windows започнете, като отидете на File и изберете Опции. Потърсете Word Options и щракнете върху Advanced. Някъде в този масивен списък (знам, че е дълъг) е запис, наречен Pasting от други програми. Изберете Запазване само на текст и щракнете върху OK. Опитайте пробно устройство, като поставите текст от уеб документ и вижте как ще съответства на съществуващото ви форматиране за този документ.

Друг начин да го направите, без да промените трайно настройките си: Потърсете икона на картонена кутия, която се появява при поставяне на текст. Здравейте "запазете само текст" и сте добре да продължите.

Ако не виждате тази икона (в Mac), отидете на Предпочитания> Редактиране и след това потърсете опциите за изрязване и поставяне. Щракнете върху бутона Настройки в този раздел и се уверете, че квадратчето е поставено за бутони Показване на опция за поставяне.

5. Изтрийте линия

Страшната линия! Удряте серия от тирета или подчертаване плюс клавиша за въвеждане и Microsoft Word се спуска с дебела линия през цялата страница, която не можете за живота си да разберете как да премахнете!

Номерът да се отървете от тази линия е да я наречете "граница", а не линия. Кликнете директно над тази линия - е, „граница“. От раздела Начало изберете иконата за рамка (изглежда като мрежа от четири по четири). Трябва да видите, че е избрана долната граница. Просто го сменете на No Border и сте готови. Ако искате да промените настройките на Word, така че тази граница да не се появява отново, отидете на Файл> Опции> Опции за автоматично коригиране. Изберете AutoFormat докато пишете и потърсете „Прилагане, докато пишете“. В този раздел можете да премахнете отметката от полето за гранични линии.