Организирайте се: 3 метода за по-добро управление на времето

За да бъдете по-продуктивни, трябва да управлявате ефективно времето си. Как да се подобрите в управлението на времето си? Независимо къде се намирате с уменията си за управление на времето, първото нещо, което трябва да направите, е да проследите как прекарвате времето си в момента. Не можете да промените начина, по който прекарвате времето си, ако не знаете как го използвате сега.

Има три основни начина да проследявате времето си и всеки от тях има плюсове и минуси. Начинът, който по принцип се смята за най-лесен, е най-малко точен. Този, който е най-точен, отнема много време. И накрая, има начин да проследявате времето си, използвайки технология, която е изключително лесна, но точна само за определени видове задачи.

Ето какво трябва да знаете за тези три метода:

1. Прогноза за времето (известен също като метод за оценка на работната седмица)

Какво е оценка на времето? Оценка на времето е списък на всичко, което сте направили през определен период от време, заедно с колко часа и минути сте преценили, че сте прекарали да го правите.

Как да направите оценка на времето: Оценките на времето често се правят в края на седмица. Сещате се за седмицата си или каквото и да е период на гледане назад и изчислявате колко часа смятате, че сте работили, спали, изпълнявали поръчки, готвали, почиствали или гледали филми, например. Помага да се консултирате с календара си за насоки, ако го запазите.

Плюсове: Оценките на времето отнемат много малко време за създаване. Тъй като можете да ги запишете до края на седмицата, ежедневието ви не се прекъсва от досадни задачи за записване на време.

Минуси: Оценките на времето са най-малко точният начин за измерване на начина, по който прекарвате времето си. Изследователите са установили, че когато хората преценят как прекарват времето си, използвайки подход за поглед назад, те често завършват с общо повече часове, отколкото има в действителна седмица (168). Хората са склонни да надценяват колко работят и подценяват свободното си време.

2. Дневник на времето (известен също като подход за обща дневна дневност)

Какво е дневник на времето? Дневникът на времето е запис на това, което сте правили през целия ден, разпределен по блокове от време, които се отчитат за целия ден. Идеята е да се отчита всеки блок от време за период от 24 часа.

Как да си направите дневник: За да направите дневник, се нуждаете от малко повече от лист хартия или електронна таблица. Създайте колона и въведете в нея последователни блокове от време с стъпки от 15, 30 или 60 минути. Можете да комбинирате няколко блока време за часовете, когато обикновено спите. Или периодично през целия ден или в края на деня, попълвате пространството до всеки времеви блок с това, което правите през това време. Доколко конкретно получавате описанието си, зависи от това какво искате да знаете за себе си или какъв вид трансформация за управление на времето, което искате да направите.

Плюсове: Времевите дневници са по-точни от дневниците. Те са повече, когато ги попълвате по-често и по-малко, така че колкото по-дълго чакате да ги попълните. Много е лесно да класифицирате времето си в категории, да сумирате числата и да анализирате резултатите.

Минуси: Записването на един отговор за това, което сте направили между, да речем, между 9 и 10 часа сутринта, може да не е реалистично отражение на това как наистина сте използвали този час. Да речем, че сте работили. Напуснахте бюрото си и пиете вода през това време? Проведохте ли бързо телефонно обаждане? Прочетохте ли новини онлайн за няколко минути по средата на работата си? Журналите за време се обобщават за блокове от време, без да навлизате в реалните подробности за това, което правите.

3. Приложения за проследяване на времето

Какво е приложение за проследяване на времето? Приложение за проследяване на времето е софтуер, който използвате, за да проследявате колко време прекарвате в различни неща, най-вече на вашия компютър и телефон. Има пасивни приложения за проследяване на времето и активни. Пасивните, като RescueTime, измерват колко време прекарвате в различни приложения и на различни уебсайтове. Активните приложения за проследяване на времето, като Toggl, ви дават таймер на екрана, който работи, докато работите, така че можете да използвате множество приложения и уебсайтове, докато работите върху една задача.

Как да използвате приложение за проследяване на времето: С пасивен тракер за време го инсталирате на вашия компютър или мобилно устройство и просто го пускате да работи. Той автоматично улавя цялата ви дейност, за да я запише, категоризира, изчисли и анализира. Обикновено можете да поставите на пауза тези приложения, когато пожелаете, и можете да ги настроите да се изключват по време, в което не искате да проследявате вашата активност. Активните таймери разчитат на вас, за да натиснете бутон, за да ги стартирате и спрете. Те ви позволяват да въвеждате информация за това, което сте правили, докато е работило, и приложението автоматично добавя тази информация към запис, който можете да преглеждате и допълнително анализирате по всяко време. Версиите за мобилни приложения на проследяващи активно време могат да бъдат полезни, за да ви позволят да пускате таймер, когато сте на срещи, пътувате за работа и извършвате други некомпютърни работи, които искате да измервате.

Има някои мобилни приложения за проследяване на времето, които следят вашето местоположение и уж ви помагат да класифицирате времето си по този начин, но все още не са много умни и изискват твърде много ръчно въвеждане, за да бъде много полезно в този момент. Може би някой ден ще се подобрят.

Плюсове: Приложенията за проследяване на времето са отлични, когато става въпрос за подробности за вашите цифрови дейности. Те разполагат с инструменти за категоризиране на вашето време и изплюване на диаграми и графики. Най-добрите от тях са много лесни за използване и повечето от тях имат безплатна опция.

Минуси: Приложенията за проследяване на времето ви дават богат анализ на това, което правите на компютъра си, но те не са направени да проследяват цялото ви време, така че ще ви липсват часовете ви, прекарани в сгъване на пране, готвене, четене, игра с децата ви или домашни любимци, или каквото друго правите.

Проследявайте две седмици, след това анализирайте

Ако сте нов за проследяване на времето, препоръчвам да комбинирате метода на дневника на времето с приложението за проследяване на времето. По този начин можете да получите преглед на това как прекарвате всички часове в деня си плюс подробен анализ на вашето компютърно време.

Ще искате да регистрирате времето си поне две седмици, преди да го анализирате. През първите един или два дни може да промените леко поведението си, защото мислите за факта, че проследявате времето си. Вашето поведение бързо ще се върне към нормалното.

Освен това, ако откриете, че казвате: „О, този ден не трябва да се брои, защото беше крайно необичаен“, спрете. Колкото повече проследявате времето си, толкова повече ще осъзнаете, че имате повече необичайни дни, отколкото вероятно сте осъзнали. Идеята е да разберете по-добре как всъщност прекарвате времето си, а не какъв е средният ден. След като знаете как прекарвате времето си като цяло, можете да започнете да вземате информирани решения за това какво искате да правите повече, по-малко или ако искате да започнете да правите нещо съвсем ново.