Организирайте се: 15 съвета за производителност от експерти

съдържание

• Организирайте се: 15 съвета за производителност от експерти
• Интервюта 3 и 4
• Съвети за производителност 1-15

Една от недостатъците на това да сме организирана личност е, че сме склонни да се затваряме в собствените си организационни навици и техники, като грешим твърдостта си за строгост. За тази седмица в графата Get Organized реших да се разтягам далеч отвъд собствените си граници, като интервюирах четирима души, които разработват приложения за производителност и ги попитам за техните собствени съвети и трикове, за да останат организирани и ефективни.

Тези изпълнителни директори, учредители и разработчици прекарват работното си време в мислене за това какво трябва да направят неорганизираните хора, за да станат по-организирани. Те изграждат своя софтуер въз основа на тестване на данни, лични наблюдения и обратна връзка от огромна общност от потребители.

В тези четири интервюта ще намерите размисли какво означава да бъдете организирани и продуктивни, както и някои конкретни съвети и трикове, които тези експерти използват сами.

Амир Салихефендич, основател на Doist

Амир Салихефендич е основател на Doist, компания, специализирана в софтуер за производителност. Двата водещи софтуерни продукта на компанията - Todoist и Wedoist, помагат на повече хора да управляват своите лични задачи и съвместни проекти. По-долу е откъс от по-дълго интервю, което направих със Salihefendic относно организацията и ефективността.

JD: Вашият продукт Todoist има за цел да помогне на хората да поемат контрола върху задачите, които трябва да изпълняват. Развивайки приложението, какво научихте за това, от което повечето хора се нуждаят от помощ и насоки при изпълнение на задачите си?

AS: Хората наистина са лоши в създаването на задачите си. Повечето хора създават задачи, които наистина са трудни за изпълнение. Например „отслабването“ не е задача; това е по-дълъг проект, който включва стотици задачи. И все пак повечето хора ще добавят „отслабване“ като задача.

По-хубавото е да гледате на "отслабване" като проект, който има задачи като яде по десет плода всеки ден, ходете на фитнес всеки ден и т.н. Разбирането на сложността на задачата и разбиването й на управляеми и изпълними парчета е наистина важно за вашата организация и производителност. Това е също така мотивиращо, тъй като можете да изпълнявате подзадачи по пътя и да се чувствате сякаш се доближавате до целта.

JD: Можете ли да споделите с нас два или три съвета или трика за повишаване на производителността?

AS: Мисля, че имейлът наистина е убиец на производителността. На ден получавам стотици имейли и управлявам това по следния начин:

• Аз проверявам и обработвам имейл само три пъти на ден (сутрин, обед и следобед).
• Отговарям на имейл, ако това ще отнеме по-малко от една минута.
• Архивирам, ако имейл не е важен.
• Делегирам имейл [, на който искам да отговоря по-късно] като задача на Todoist (чрез нашия плъгин за Chrome) и посочвам срок за изпълнение, за да не го забравя.
• Следобед, когато енергийните ни нива са ниски, отговарям на по-дълги имейли.

JD: Бихте ли споделили изображение на работното си пространство или екранна снимка на работния си плот?

Микаел Бернер: Наистина е важно. Друго измерение, което виждам, че мисля, че подкрепя вашето предложение, е, че организирането не означава, че сте дисциплинирани или можете да предприемете действия. Мисля, че дисциплината в основата на организацията е важна.

Също така смятам, че фокусът може да бъде разбран погрешно, тъй като трябва да бъде дълъг [периоди на непрекъсната работа].

Прочетохме и намерихме проучвания, които казват, че средният човек се превключва на всеки три минути, но не се връща към задача в продължение на 27 минути. Производителността е много за превключване на контекста и за това как четете и обработвате информация. Трябва да сте в състояние да отговорите на важни неща, които идват. Организирани ли сте по това, че имате телефонни номера на правилните места и точното време? Или трябва да отскачате, за да ги намерите?

JD: Когато разработвате програмата EasyilyDo, какви изследвания или данни разкрихте за това, което хората трябва да бъдат по-ефективни, по-организирани, по-продуктивни?

МВ: В нашите проучвания установихме, че никой от нас не е наясно колко време и енергия влагаме в малка задача, за която дори не знаем, че са задачи. Хронометърът отнема колко време отнема да вършите тези малки задачи и ги сравняваме с колко време отнема интелигентен агент, за да ги направи за вас.

Всички ни тежат и дори не знаем, че ни тежи, чрез разпространени приложения и данни.

JD: Можете ли да споделите с нас два или три свои съвети и трикове за повишаване на производителността?

МВ: Разчитам на инструменти, които ми помагат да разкрия най-важната информация. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - много неща, които дебютят имейл - препоръчвам някой от тези инструменти.

Най-доброто правило и понякога се отказвам от това е „Ако ще отворите имейл, или направете нещо с него, като отговорете на него, или го изтрийте, или го попълнете“. Дори не отваряйте имейл, освен ако не можете да го обработите веднага. Това е част от двуминутното правило.

В момента седя в нашата конферентна зала, в която има тези маси от Ikea, но те са стъклени маси, които можете да рисувате със маркери за сухо изтриване. Тя обединява груповата работа заедно на масата, а не изпраща един член на групата на борда. Засилва работата в екип.