Разширете преглед и оценка

Грабнете данни за управление на разходите отвсякъде

Expensify се опитва да направи възможно най-простото да влезете и да настроите акаунт. Когато се регистрирате за безплатната пробна версия, например, бот от портиер ще ви преведе през стъпките на настройката.

В по-голямата си част, ако имате парче хартия с номер върху нея, тогава Expensify има начин да усвои тези данни. Expensify ви позволява да добавяте разходи чрез мобилното си приложение (достъпно за Android и iOS), което използва OCR SmartScan. Или можете да изберете качване на уебсайтове, разписки, изпратени до специален имейл адрес и конкретни сметки на кредитни карти (както лични, така и корпоративни). Можете също да заснемате изображения на разписки от уеб браузър, като използвате разширение Google Chrome, или да ги импортирате с помощта на Dropbox или Evernote. Уебсайтът има екран, на който можете да въведете няколко разходи наведнъж, като попълните формуляр, подобен на електронна таблица, и след това качите или прикачете свързани разписки. Първият избор за улавяне на данни е мобилно приложение. Правите снимка на разписката на мястото на продажба, присвоявате я на отчет и след това оставяте софтуера да направи тежко повдигане. Expensify върши добра работа в това (макар и не чак толкова лесно, колкото точката и стрелбата на Receipt Bank).

По-важна от забавния потребителски интерфейс (UI) обаче е точността. Способността на Expensify да тълкува текста върху сканирана разписка е примерна. Правилно е идентифицирал общо написан код и името на продавача, без да се издава (екранната снимка по-долу го показва в "сурово" състояние, без да прави предположения за категории). Потребителят или одобряващият може да раздели разходите, като например да отдели престоя в хотела от определени такси за хранене; и това прави, използвайки процес, достатъчно прост и интуитивен, за да направи способността за разделяне на разходите в ExpensePoint да изглежда неудобна.

В допълнение към категориите за счетоводство (например хотел или храна), можете да маркирате разходите с всеки текст, който считате за значим (като име на проект или „кандидат за работа на интервю“). Уеб таблото на потребителя предоставя скромно отчитане на сумата, която сте похарчили за категория, маркери и периоди.

Не всичко зависи и от заснемане на снимка на разписка. Разходите за пробег могат да бъдат проследявани чрез въведени разстояния или показания на одометъра или с помощта на GPS. Кажете на приложението, че е добре да проследявате пътуването си в началото на пътуването си и разширете цифрите докъде сте стигнали. Докато другите приложения измислят изминатото разстояние с Google Maps, понякога не преминавате от точка А до точка Б (да не говорим за това разрушаване на магистралата, което трябваше да избягвате).

Уеб потребителският интерфейс е толкова чист и лесен за разбиране, колкото мобилното приложение. Наскоро беше надстроен и сега предлага четири възможности за избор: Входяща кутия, Разходи, Отчети и Настройки в лявата част на екрана. Всеки разход е възложен на отчет и след това може да бъде изпратен за одобрение от екрана Отчети. Expensify позволява на мениджъра да реши колко често трябва да бъдат "пакетирани" приходите на служителите, така че мениджърът не се притеснява постоянно от входящите разписки.

Expensify поема и някои счетоводни задачи за малък бизнес. Например, можете да фактурирате клиенти за час от пътуването. С функцията му за фактуриране (разчита на Stripe) можете да създавате и изпращате фактури на всеки, дори и да няма акаунт Expensify. Можете да започнете фактура от нулата или да използвате съществуващ отчет за разходите и ако инструментите, включени в Expensify, не са достатъчни, софтуерът улеснява интеграцията с повечето системи за фактуриране и фактуриране на трети страни.

Софтуерът демонстрира добро мислене за пътни разходи, интегриране с други приложения, за да улесни това. Например, когато правите резервации за пътуване, използвайки NexTravel, Egencia, Locomote или някоя от множество други услуги, информацията за получаване и пътуване автоматично се попълва в Expensify. Всичко, което трябва да направите, е да попълните няколко подробности. И дори тогава голяма част от работата може да бъде свършена за вас като функция за автоматично категоризиране, която автоматично открива типа на търговеца на кредитни карти, свързвайки таксите на авиокомпанията с категорията на транспортните разходи.

Това е печалба от интеграцията и в други сфери, като например автомобили и паркинг услуги, услуги за доставка на храна, фирми за кетъринг и системи за POS (POS). Въпреки количеството на функционалността, той никога не е зашеметяващ и полезните му видеоклипове с практически инструкции ви превеждат през всяка опция.

Автоматизирайте колкото искате

Автоматизацията е ключова характеристика, когато става въпрос за проследяване на разходите. Услугите по счетоводство като поддържащи стратегии използват функциите на автоматизираното отчитане на разходите на Expensify.

Както и при други приложения, администраторът задава фирмени правила и определя някои потребители като одобряващи. Сред множеството персонализируеми настройки са стандартните тарифи за пробег, часовите тарифи по подразбиране, дневните такси, ограниченията на категорията (например 2 000 долара за хотелски такси) и валутата.

Expensify организира постъпления в отчети, номинално. Служителите не се интересуват от идеята за доклад. Те просто искат да обърнат разписки и да си върнат парите. По този начин, Expensify по желание може да създава доклади автоматично всеки ден, седмица или месец, когато "Conference in Las Vegas" няма смисъл. Когато служителят изпрати разписка на имейл идентификатора или чрез мобилното приложение, той автоматично се добавя към отворения отчет. С включената опция за автоматично събиране на реколтата Expensify проверява отворени отчети всяка вечер (или по график, който можете да зададете) и одобрява тези, които съответстват на политиките на компанията (задържайки тези с нарушения, които се премества в следващия отчет, за да бъде адресирано).

Одобряващите не е необходимо да посещават уебсайта, за да прегледат доклада на служителя; те могат да одобрят директно от електронната си поща, включително да отхвърлят един-единствен разход. Нарушенията на правилата са ясно маркирани и идентифицирани, така че счетоводството може да реши дали да вика служителя за предаване на разписка с повече от 90 дни или да постанови, че той е на куката за това.

Но повечето разходи са вътрешнополитически и тривиални. Expensify ви позволява да включите функция за автоматично одобрение, която автоматично одобрява и възстановява всеки отчет без нарушение на правилата. Това позволява на счетоводителите и администраторите да обърнат внимание на съмнителните разходи, вместо да прекарват времето си в разглеждане на разписки за паркиране на $ 5. В допълнение функция за автоматично синхронизиране позволява на администраторите директно да се синхронизират с счетоводния инструмент на компанията.

Ние наистина харесваме дълбочината на функциите в Expensify, но понякога нейната простота пречи на увереното използване на софтуера, като например да разберем какво означава това, че даден доклад е „затворен“, а не „обработен“. По-голямата част от това е крива на обучение, която няма да продължи дълго, но все пак генерира няколко „А?“ моменти. Така или иначе, инструментът е достатъчно богат, за да спечели най-високата чест на PCMag като победител в избора на редактора.