Преглед и оценка на разходни точки

Всеки софтуер, който възнамерява да играе в пространството за отчитане на разходите, трябва да обслужва две потребителски общности: администраторите и счетоводителите, които управляват парите на компанията, и служителите, които искат да получат плащането за парите, които са отпуснали от името на компанията. В идеалния случай и двата типа потребители са щастливи, но когато се нуждаят от конфликти, администраторите обикновено печелят. В крайна сметка това са хората, които избират софтуера. Това е дългодушен начин да се каже, че ExpensePoint (който започва от 7, 50 долара на месец) може да накара броячите на боб да се извиват като щастливо кученце, което коремът му се търка.

От гледна точка на потребителя, което означава онези нещастни пътни воини, които се опитват да изстържат различните си разписки за вечеря и да ги поставят чрез OCR процес, ExpensePoint не е най-дружелюбното приложение, което видяхме в този обзор. Това го държи зад нашите победители в избора на редактори Certify и Rydoo.

Разумно ценообразуване

ExpensePoint ви дава много удар за долара. Той струва $ 7, 50 на потребител на месец, без сложни нива на абонамент, необходими за допълнителни функции. Всички абонаменти ви позволяват да улавяте разписки и други разходи, като използвате мобилното приложение, импорт на кредитна карта и сканирани изображения, както и като използвате работен процес на пълно одобрение (потребител, одобрител и администратор).

Лесно е да експериментирате с него, като използвате 15-дневната безплатна пробна версия; това ще ви преведе през основната функционалност с лесни за следване уроци. След като се включите повече, очаквайте повече взаимодействие едно към едно от компанията. Въпреки че приложението е предназначено да бъде универсално, служителите на ExpensePoint персонализират кодовете и категориите на главните книги на всеки клиент, а също и бордовите клиенти с обучение на администратор; което го прави много подобен на приложенията за корпоративно планиране на ресурси (ERP), където услугите с добавена стойност могат да приключат, като изискване, което може да увеличи общите ви разходи за собственост.

Въвеждане на данни, Old-School стил

Както при повечето приложения в тази обща група, имате няколко начина да получите постъпленията си в ExpensePoint, започвайки от мобилно приложение, интерфейс на уеб браузър и поток от данни за корпоративна кредитна карта. ExpensePoint също има настолно приложение за Windows, до което можете да получите достъп офлайн (например при пътуване със самолет) и след това да синхронизирате данни с облака по-късно. А ExpensePoint дори ви позволява да изпращате факс разписки, като използвате специален титулен лист, снабден с баркод. Това е отлична функционалност, въпреки че интерфейсът му беше малко труден за овладяване, дори повече от Expensify, който има свои проблеми.

За разлика от повечето си конкуренти, освен ExpensePath, ExpensePoint не използва оптично разпознаване на символи (OCR) за четене на разписки. Вместо това тя използва функция, наречена Reader Reader, която използва разпознаване на човешки характер на живо - с други думи, доставчикът, датата и общата сума на разписката се предават, четат от реални хора и след това се попълват в съответните полета. Изненадващо е, че това не отнема много повече време от някои продукти, които използват OCR като Certify, въпреки че процесът може да се почувства малко неудобно и потенциално инвазивен. След като сте уведомени, че разписката ви е прочетена, след това я присвоявате на отчет и попълвате всички останали необходими полета, които могат да включват GL код, проект, който може объркващо да се отнася или за клиента, или за действие. Оттам можете да изпратите доклада.

Има неща, които много харесвам в ExpensePoint, достатъчно, че със сигурност правят решението си струва да се разгледа внимателно. Например, когато създавате разход за пробег, можете да въведете началния и крайния адрес. ExpensePoint изчислява пробега въз основа на Google Maps, показва изображението на картата като документация. Той може да прилага различни разходи на километър (тъй като газът струва повече във Франция, отколкото в САЩ). Освен това се справя много добре като запомня настройките, които сте използвали за предишни разходи, така че не е нужно да казвате на софтуера отново, че Marriott трябва да бъде категоризиран в хотела. Разходите могат да бъдат свързани с проект или клиент. Можете също да разделите разходите, за да извадите таксата за обслужване по стаите от цената на хотела. И е по-лесно от обикновено да сравнявате разписките за разходи с информацията, изтеглена от корпоративните кредитни карти, като използвате мобилното приложение.

Освен това одобряващите могат да излязат от отчета за разходите от настолни или мобилни клиенти, без да се налага да посещават уебсайта. Ако шефът е на път, това може да ускори възстановяването. Табло за управление показва изчакващи отчети за разходите, както и тенденции в разходите по месец и категория. Администраторът може да избере кои наистина полезни видеоклипове с как да се показват на таблото на потребителя, което може да сведе до минимум времето, прекарано в измислянето на начина, по който да се разделят разходите.

Всичко, което счетоводните професионалисти биха могли да искат - почти

Докато другите приложения предлагат някакво ниво на контрол върху сумата, която служителят може да похарчи за кола под наем, ExpensePoint отива много по-далеч. Всяка категория може да има свързани с нея уникални етикети на полета (например изискване на име на проекта или списък на участниците); той може също така да идентифицира предварително одобрени доставчици (принуждавайки служителя да обясни защо е избрал Sixt над Hertz) или да ограничи кои групи служители могат да поемат такъв разход (защо портиерът наема кола?). И както при всички други приложения, полетата могат да бъдат маркирани като задължителни, така че отчет за разходите не може да бъде изпратен, освен ако не са попълнени.

Има много подробности и във видовете плащания: корпоративни кредитни карти (фирмата плаща сметката или служителят прави и получава възстановяване), заплащане на служител, служител за възстановяване на компанията, плащане с паричен аванс или дневна такса. ExpensePoint е също така запознат с международните проблеми като регионални данъчни структури и превод на валута. Има повече контроли за сигурност, отколкото в други приложения, като например възможността да се принуди промяна на паролата на всеки "n" дни или да се откаже повторно използване на парола.

Целият софтуер за управление на отчетите за разход, който прегледах, може да запазва или експортира данни в CSV файл, но е трудно да си представим по-мощен начин за персонализиране на експортирането на данни от това, как го прави ExpensePoint. Например, за всеки създаден от вас шаблон можете да кажете на ExpensePoint да преименува полета или да контролира реда, в който се представят данните, като всичко това ще улесни импортирането в избраната от вас счетоводна система.

ExpensePoint няма стандартна интеграция към Intuit QuickBooks или друга стандартна счетоводна програма. Вместо това компанията използва мениджър за автоматизация, който може да автоматизира експортирането на данни към счетоводните системи на компанията, което е почти толкова добро. И дори без специален мост за интеграция, можете да възстановите на работниците и служителите от софтуера, като използвате пакетния процесор на автоматизирана клирингова къща (ACH), който ще изпраща пари от корпоративна сметка и ще ги депозира в сметката на служителя (обикновено в рамките на три дни, според към ExpensePoint). И все пак, макар че това означава, че възстановяването на суми ще се извърши бързо, тя все още оставя на счетоводството ви ръчен процес за импортиране на бек-енд данни.

И все пак можете да простите тези слабости, когато изследвате 30-те странни персонализирани отчета, вградени в ExpensePoint, в комплект с графики и филтри, от отчет за остаряване на одобрение до анализ на плащането с кредитна карта. Те са доста впечатляващи.

ExpensePoint е създаден главно за счетоводния отдел и въпреки че е омагьосан от последния ни преглед, за да го направи по-приятен за крайните потребители, той все още може да бъде малко обезсърчителен. Той има невероятно количество информация за тези, които трябва да проследяват разходите, между подробното персонализиране и контрол по категории и отчетите за анализа, но ExpensePoint не струва повече от основните си конкуренти. Процесът на разпознаване на човешки характер е интересен, ако е малко неудобно; след като това бъде изгладено и интерфейсът е опростен за ежедневните потребители, ще бъде сериозен претендент да се конкурира с инструментите за избор на редактори Certify and Expensify.