Безжичен скенер за документи на Epson за работна сила es-500wr - преглед и оценка на счетоводно издание

Безжичният скенер за документи на Epson WorkForce ES-500WR - издание за счетоводство ($ 499, 99) е лек за среден работен плот скенер за документи с хартия, подходящ за използване в малки офиси и работни групи. Това е разновидност на WorkForce ES-500W, опаковане в модернизираната помощна програма за сканиране и обработка на документи на Epson, ScanSmart и добавката, подходяща за счетоводното отчитане на ScanSmart Accounting Edition. Ако вашият бизнес изисква периодично ръчно въвеждане на финансови данни, ES-500WR ще бъде атрактивна алтернатива на нашия избор на редактори сред скенери за документи на първо ниво, Brother ADS-2700W.

Преподаване на старо куче на нови трикове

Най-голямата разлика между ES-500WR и ES-500W е в софтуера на счетоводното издание, така че тук няма тона на хардуерни актуализации. Подобно на ES-500W, той измерва 6, 6 на 11, 6 на 6, 9 инча (HWD) със затворени тави и тежи 8, 1 килограма. Това е малко по-голямо и с 2, 5 килограма по-тежко от Brother ADS-2700W, близък по размер и с 2, 1 килограма по-лек от Panasonic KV-S1026C-MKII и малко по-малък във всички измерения от редактора Choice HP ScanJet Pro 3000.

Имайте предвид обаче, че докато са затворени и не работят, никоя от тези машини не заема много място на бюрото. Но с автоматичните си подавачи на документи (ADF) и изходните тави са отворени и готови за работа, те обикновено се удвояват по височина и тройна (или повече) дължина.

ADF на ES-500WR съдържа до 50 оригинала, а дневният му работен цикъл е 4000 сканирания. Конкуриращите се модели, споменати тук, също се предлагат с ADF-та на 50 листа. По отношение на работния цикъл ES-500WR попада в средата на пакета, като ADS-2700W и KV-21026C-MKII поддържат още 1000 ежедневни сканирания, а ScanJet 3000 обработва 500 с по-малко.

Можете да се свържете към ES-500WR директно чрез USB 3.0, чрез мрежата си, окабелена или безжично с Ethernet или Wi-Fi, или от вашия смартфон или таблет с комуникация в близост до полето (NFC). NFC е партньорски мрежов протокол, който ви позволява да сканирате листовете, заредени във входната тава на вашето мобилно устройство, като го докоснете до горещата точка на NFC, разположена срещу контролния панел от лицевата страна на скенера. Можете да се свържете към мобилните си устройства с Wi-Fi Direct или да сканирате към флаш паметта и други устройства за съхранение чрез USB порт на гърба на шасито.

Контролният панел е прост, със седем бутона: Power, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi включване / изключване, Double Detection Devicection Skip, Slow Mode, Stop, Start и NFC. Има и седем светлини на състоянието: AP режим (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, Грешка, Автоматичен режим на захранване, Готов, Двойно разпознаване на пропускане Пропускане и Бавен режим. Забележете, че няма бутони или дисплей за избор на профили, избор на едностранно или двустранно сканиране или за предоставяне на скенера с всякакви други инструкции. Всичко, което се обработва от ScanSmart, ръчно след сканиране на страниците или автоматично, съгласно набор от предварително конфигурирани инструкции, запазени в профили на работния процес, които Epson нарича Действия.

Здрав бизнес софтуер

ES-500WR се доставя с достъп за изтегляне до ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (за Windows), Nuance PDF Converter (за Mac) и Presto! BizCard. Вместо действителен интерфейс на скенера и програма за обработка и управление на документи, ScanSmart е повече обвивка, която интегрира съществуващи помощни програми и програми, като им помага да взаимодействат със самия скенер и един друг по-плавно. Epson Scan 2 и Document Capture Pro са в комплект с ScanSmart.

С ES-500WR получавате добавката за счетоводно издание, известна още като Мениджър на получаване. В допълнение към способността на ScanSmart да приема разширения за добавки и да интегрира приложения, според Epson той научава и как да идентифицира повтарящи се данни, като имена и лога на доставчици, месечни разходи и т.н. С други думи, колкото повече го използвате, толкова по-ефективно Receipt Manager се справя с финансовите ви сканирания. Той разпознава и извлича данни от сканирани разписки, фактури и други финансови документи и след това ги запазва в собствената си вградена база данни. След това Receipt Manager може да експортира данните в QuickBooks Online или съвместими с Microsoft Excel файлове, които след това можете да импортирате в една или много други програми за счетоводство, с, тоест, някаква манипулация на колоните с данни в Receipt Manager или експортирания CSV файл в Excel или и двете.

Единственото ми истинско оплакване относно изданието ScanSmart Accounting Edition е, че не поддържа директно други популярни програми за счетоводство.

Пред гърба

Epson оценява ES-500WR на 35 едностранни страници в минута (ppm) и 70 двустранни изображения в минута (или ipm, където всяка страна е изображение). Тествах ES-500WR през Ethernet при 300dpi с ScanSmart Accounting Edition на стандартния ни Intel Core i5 тестван компютър, работещ под Windows 10 Professional. Новият софтуер не увеличи скоростта на сканиране и обработка на документи над ES-500W, който вече беше добър производител.

Вижте как тестваме скенери

Дисконтиране на времето между когато последната страница удари в изходната тава и когато ScanSmart записва документа в използваем файлов формат - това, което наричаме „изоставащо“ време - ES-500WR сканира нашия 25-странен едностранен текстов документ с 40ppm и нашия Двустранен документ с 25 страници със скорост 75, 7ipm, значително по-бърз от оценките на Epson. ES-500WR сканира, обработва и записва същите тестови документи, за да изобрази PDF с 37, 7ppm и 67, 7ipm, респектиращо представяне в сравнение с неговите оценки и с конкурентите си.

Това е с 2.5ppm по-бързо и 1.5ipm по-бавно от ES-500W, 3ppm по-бързо и 2.3ipm по-бавно от ADS-2700W на Brother, 2.4ppm и 2.5ipm по-бързо от ScanJet 3000 на HP, и 6.1ppm и 7.7ipm пред KV- на Panasonic S1026C-MKII.

Когато сканирате до PDF файл с възможност за търсене, формат, по-благоприятен за приложенията за търсене и извличане на документи, ES-500WR сканира и записва нашия двустранен (50 изображения) тестов документ за 44 секунди. Този резултат завърза братята му ES-500W и е секунда-две по-бърза от моделите Brother и HP. След 1 минута 6 секунди Panasonic вдигна задната част.

Солиден бизнес сканиране

Каква полза е пламенно бърз скенер, ако полученият редактируем текст изисква часове за корекция на грешки? За щастие, днешната OCR технология е много по-точна от това. ES-500WR например сканира и преобразува стандартните ни страници Arial и Times New Roman без грешки до 6 точки, което е повече от достатъчно точно за повечето бизнес приложения. Това бие 8 точки на предишния ES-500W и за двата шрифта без грешки.

На 5 точки без грешки на нашата тестова страница Arial и на несравнимите 4 точки на страницата на Times New Roman, огромният ADS-2700W на Brother остава най-точният скенер, прегледан тук за около година. Междувременно Panasonic KV-S1026-MKII завърза ES-500WR, а HP ScanJet 3000 успя да сканира до 8 точки с двата шрифта без грешки.

Сканирах също няколко стека от постъпления и фактури с кредитни карти и след това използвах профил на ScanSmart Action, за да преместя данните в и да отворя мениджъра на получаване.

Следващата фаза включва експортиране на данните към QuickBooks онлайн или към CSV файл на Excel. Интеграцията на Мениджър на получаване с QuickBooks е добре автоматизирана. Когато след отваряне на QuickBooks на вашия компютър щракнете върху Експортиране в QuickBooks в ScanSmart, той отваря прозорец, който ви кани да влезете в QuickBooks и след това следвате инструкциите, които ще ви преведат през останалата част от процеса.

Когато експортирате в CSV файл, просто изберете това действие в ScanSmart, и името и запаметете файла. Какво ще стане по-нататък, зависи от това какво искате да направите с данните. За да го подготвите за внос в счетоводна програма, най-вероятно ще е необходима поне известна манипулация в Excel. Ако имате основни познания за Excel, подготовката на CSV файлове за импортиране в друга програма е проста. В зависимост от това в каква програма искате да импортирате данните, процесът може да бъде описан в документацията на този софтуер.

Ако не, на сайта на Microsoft и на други места има документи от документи, обхващащи етикетиране на CSV записи и манипулиране. Макар че понякога това може да бъде сложна работа, всъщност не е сложно. Но би било много по-лесно, ако ScanSmart Accounting Edition поддържаше още няколко популярни приложения за счетоводство.

Спестяващ време софтуер

Когато управлявате бизнес в домашни или малки офиси, може би една от по-досадни повтарящи се задачи е въвеждането на данни от разписки на хартиен носител, фактури и други финансови документи в счетоводна програма. Със своята поддръжка за сканиране на финансови документи, извличане на съответните данни и след това го подготвяйки и експортирайки в електронни електронни таблици QuickBooks онлайн или Excel, Epson ES-500WR предприема прилична стабилност при автоматизирането на този процес. Интеграцията на QuickBooks е добре развита и трябва да спести време на вас или вашата организация, като автоматизира голяма част от процеса на въвеждане на финансови данни. С интеграцията в Excel, от друга страна, може да се наложи да масажирате данните в CSV записи, съвместими с вашето счетоводно приложение.

Докато по-широката интеграция с други програми за счетоводство би осигурила по-голяма полза за организации, които не използват QuickBooks, процесът на подготовка на CSV записите за импортиране в Excel е основен. Въпреки че струва 100 долара повече от избора на редактора ADS-2700W на редактора, ES-500WR си струва по-високата цена, ако възможността за сканиране и експортиране на финансови данни ще спести ценно време за вашия бизнес.