Донесете свой собствен облак: какво трябва да знаете днес

Тъй като потребителите стават по-запознати с устройства и софтуер, традиционно запазени за работното място, ИТ ще трябва да установят най-добри практики и строги правила, за да поддържат ефективни и безопасни операции на служителите. Софтуерът за управление на мобилни устройства (MDM) съществува, за да помогне на ИТ да следи и управлява как служителите използват лични смартфони и таблети за работа от разстояние. Въпреки това, нито един магически инструмент не може да помогне на ИТ да контролира как служителите използват продуктите на Софтуер като услуга (SaaS) на работното място.

Например, облачните инструменти за съхранение и споделяне на файлове като Box и Dropbox, както и инструментите за създаване на документи като Google Документи и Microsoft Word са лесно достъпни облачни инструменти, които хората изнасят на работното място всеки ден. Как вашата компания избира да се справи с тези различни инструменти, зависи от това, което се опитвате да постигнете. Можете A) да ограничите използването на софтуер, който не съответства на философията на вашата компания или B) да оставите служителите да избират свои собствени облачни продукти въз основа на собствените си предпочитания и опит.

Последното явление, което беше наречено Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), носи със себе си специфичен набор от предизвикателства. Разговарях с Shyam Oza, старши мениджър на продуктов маркетинг в AvePoint, специализирана компания за миграция в облак, за това как компаниите могат да се подготвят да прилагат собствените си политики на BYOC.

Предизвикателство 1: Сигурност на данните

„От широка гледна точка BYOC може да бъде благословия и проклятие“, каза Оза. „Box, Dropbox и OneDrive могат да бъдат чудесни за споделяне на регистър със семейството ви и за качване на файлове и снимки. Но това, което тревожи големите организации, е, че е също толкова лесно да плъзнете и пуснете нещо като чувствителна интелектуална собственост и предварително издаване на съдържание."

С осигурен от бизнеса софтуер компаниите могат да затегнат ограниченията и да наблюдават използването. Организациите могат да възлагат многофакторна автентификация (MFA), криптиране на данни, сложни пароли, документи с воден знак и дори отдалечено изтриване на данни. Въпреки това, когато се използват без надзор върху ИТ, тези инструменти ограничават възможността на компанията да контролира къде отива съдържанието. Освен това губите видимост какво се случва със съдържанието, след като то напусне защитната стена и как може да бъде защитено, след като бъде качено в облачния акаунт на служителя.

Решение: "ИТ трябва да бъде пряко интегриран с бизнес", каза Оза. "Те трябва да бъдат пред бизнеса, евангелизирайки технологията, която предпочитат… и след това се надяваме да се опитат да постигнат стандарт."

Например, ако 80 процента от компанията използва Dropbox, а 20 процента от компанията използва друга платформа за съхранение и споделяне, компанията трябва да предложи обяд и учене, които насърчават малцинството да се преобразува в предпочитаната от мнозинството система. „Освен ако не сте готови да възложите конкретен инструмент (в този случай всъщност не практикувате BYOC), трябва да прецените предложението за стойност на предпочитания инструмент на вашата компания“, каза Оза. „Не е като да влезеш в нечий куб и да кажеш„ Трябва да използваш този инструмент “. Трябва да им обясните, че е по-лесно да ги използват или да ги попитате какви са болките, които изпитват, за да можете да подходите към нея от гледна точка на решаването на проблеми, а не да сте диктатор."

В края на деня ИТ знае, че има приемливо ниво на риск за всички достъпни за служителя данни. Лаптопите изчезват. Телефоните се открадват. Но, ако можете да преобразувате колкото се може повече хора в предпочитаната от вас система, можете да поддържате малцинството щастливо, като не премахвате напълно вашата политика на BYOC.

Предизвикателство 2: Сътрудничество

Със стотици или хиляди хора във вашия бизнес, използващи множество платформи за онлайн сътрудничество, непременно има сценарий, при който необходимостта от достъп до данни бързо става по-важна от предпочитания софтуер на вашите служители. Помислете за това: Вашият екип по продажбите на West Coast иска да прехвърли файл на вашия маркетинг екип на East Coast. Тъй като и двата екипа са в различни системи за споделяне на файлове, преди да може да се получи достъп до файла, някой ще трябва да създаде нов акаунт и след това да се научи да навигира нова система в движение.

Какво ще кажете за страхови среща с клиенти? Какво се случва, когато един служител създаде презентация, има спешна ситуация и не може да присъства? Може да се свържете с някой друг, който не е запознат с формата на презентация, тромаво се опитва да получи достъп и да представи файла, и то докато клиентът се взира в часовника си.

Решение: „Един от основните проблеми е ИТ да се избягва от голяма част от работния поток“, каза Оза. „ИТ не може просто да изчака хората да се оплакват. ИТ трябва да разбира отблизо бизнес процеса и работния процес, за да се поставят в средата, за да се опитат да убедят служителите да използват същите инструменти или да ги информират за потенциалните проблеми, които могат да се натъкни “.

Ако служителите са наясно да внимават за проблемите, преди те да се появят, тогава те могат да определят съответните непредвидени ситуации, за да гарантират, че операциите никога не претърпяват. Така че, ако знаете, че двама от потенциалните ви презентатори използват различни инструменти за презентация, ИТ могат да обучат и двамата презентатори в двата инструмента преди срещата с големия клиент. Независимо какво ще се случи, презентацията ще излезе без проблем.

„Тук, в рамките на Avepoint, ние отчаяно се опитвахме да насърчим нашия екип по продажбите да актуализира съдържание в OneDrive for Business, вместо да изпращаме имейли или да добавяме към Dropbox“, обясни Oza. „Всеки път, когато получим имейл с прикачен файл, ще отговорим със снимка, на която пише„ Качете това в SharePoint или котето го получи. “… Няколко седмици по-късно започнахме да получаваме имейли с надпис„ Вижте, споделих чрез SharePoint. ' Това беше забавен начин за решаване на проблем."

Предизвикателство 3: Интеграция

Повечето от проблемите, които обсъждах в предизвикателства 1 и 2, са специфични за по-малките компании без зададени ИТ политики. Въпреки това, в малко по-големи компании, които работят в множество офиси и региони, е възможно ИТ да функционира в силози, а не като един глобален екип. В този случай ще откриете, че се използват множество версии на бизнес софтуер като управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) и управление на разходите, било защото някой предпочита конкретна система, или защото регионалните служби никога не са се събрали да вземат решение за един инструмент. Това е огромен проблем, който в крайна сметка може да се наложи да бъде отстранен от някой на ниво С, вероятно чрез силно въоръжаване на компанията да избере една система.

Ако обаче вашата компания иска да даде на конкретни офиси и дори отдели свобода да избират каквато и система да предпочитат (или искате инструменти, които се свързват с други видове софтуер, предназначен за конкретни задачи на служителите), тогава има начини да гарантирате, че вашите данни няма “ не се засича.

Решение: "ИТ трябва да взема решения за инвестиране в доставчици на технологии, които са отворени и желаят да се свързват… Решенията, които трябва да бъдете в кратък списък, са тези с най-здравите конектори", каза Оза.

Това включва системи за избор на интерфейси с отворено програмиране на интерфейси (API), които позволяват на вашите разработчици да създават конектори, които не съществуват органично между две части софтуер. Ако нямате разработчици на персонала, трябва да потърсите инструменти, които предлагат най-много интеграции с наследения ви софтуер. За това потърсете интеграция с всеки софтуер, който вашите служители са решили да използват самостоятелно.