Организирайте се: 7 прости стъпки за почистване на вашия google диск

Както всяко друго място, където съхранявате нещата си, Google Drive може да се обърка. Правите файл или два, импортирате няколко документа от Gmail, приемате споделена папка и преди да го знаете, цялото място е катастрофа.

Можете да организирате файлове във вашия Google Drive, като ги поставяте в папки и използвате други инструменти, както концептуални, така и действителни, за да гарантирате, че винаги можете да намерите това, от което се нуждаете. Тези съвети и съвети ще ви покажат как да организирате файлове в Google Drive и те също трябва да работят добре, ако използвате Google Drive for Work.

1. Задайте изглед по подразбиране

Можете да преглеждате файлове и папки в Google Drive куп различни начини. Например, можете да покажете всичко в изглед на списък или мрежа, както и да зададете разстоянието между линиите да бъде удобно, уютно или компактно. Решете как искате да гледате вашия Google Drive, като си играете с настройките, докато не сте доволни. Харесва ми изглед на списъка с удобно разстояние, така че това ще видите в повечето скрийншоти тук.

Не пренебрегвайте лявата странична релса. Много хора се фокусират върху центъра на екрана, когато гледат Google Drive. Когато става въпрос за организиране на вашите папки и файлове обаче, не забравяйте да се уверите в тази лява шина. Можете лесно да видите папките и подпапките си и резервирате центъра на екрана за съдържанието на папката, която решите да видите.

2. Създайте скелет на папки

Създайте скелет от папки за себе си, като използвате каквато структура и имена да работят най-добре за вас. Как организирате вашите файлове и папки в други приложения? Какво ви идва на ум, когато мислите за някакъв документ, от който се нуждаете? Най-добрият начин да разберете как да настроите папките си е да отговорите на тези два въпроса.

За много хора това, което идва на ум първо, е съдържанието на тяхната работа, така че те използват тематични имена като Project X или School Work за папки. Лично аз се вкопчвам в дати. Когато трябва да намеря файл, било то лист или картина, винаги мисля за това кога го създадох. В резултат на това използвам дати силно в моята папка и конвенции за именуване на файлове. Например имам папки за 2019, 2018, 2017 и т.н. Използвам и номера, които съответстват на години и месеци. Например 1906 означава 2019 година и шестият месец, или юни. Когато гледам папка, която започва с някои числа, знам точно какво означават и това ми помага бързо да намеря нужните файлове.

Виждах някои хора онлайн да ви препоръчват да добавите емоджи към имената на папките си, за да ви дадат повече визуални сигнали. не! Emoji не винаги преобразува добре в други формати, така че когато се опитате да създадете споделена връзка към папка или да я експортирате, изображенията могат да я прекъснат.

3. Създайте подпапки

Подпапките са организационна криза. Направете ги и ги използвайте! Те ви помагат да сортирате и класифицирате вашите файлове в по-малки и по-специфични групи.

Ако сте създали папки, но сте заседнали, опитвайки се да разберете кои подпапки да направите, тогава може би още нямате нужда от тях. Можете също така да направите папка, наречена ДОСТЪПНА или СТАРА, така че когато работата е завършена или папка да не се използва, можете да я плъзнете и пуснете там.

4. Използвайте Цвят

Цветовете са чудесен визуален знак и Google Drive ви позволява да добавяте персонализирани цветове към папките си. Щракнете с десния бутон върху която и да е папка от страничната лента или от главния прозорец и изберете Промяна на цвета. След това изберете цвета, който искате.

Номерът, който използвам, е да направя зелените си активни папки. Понякога имам папки или подпапки, които седят на празен ход известно време, но една или две папки сред тях все още се използват. Подчертавам активните папки в зелено, а останалите оставям сиви. По този начин, когато искам да скоча право в работата си, имам зелена светлина, която ме насочва към папката, в която се съхраняват моите работи, които са в ход.

5. Добавете звезди към често използвани файлове и папки

Google Диск ви позволява да добавяте звезда към файлове и папки. Правите го по същия начин, по който добавяте цвят: щракнете с десния бутон върху файла или папката и изберете Add to Starred.

Препоръчвам да добавите звезда към често използвани файлове. По този начин можете да изтеглите списък с всички материали, до които редовно получавате достъп, независимо къде се намират в Drive, като щракнете върху заглавието със звезда в лявата шина.

6. Преместете важни файлове „Споделено с мен“

Погледнете заглавката в лявата релса, наречена Споделено с мен. Щракнете върху него и може да се появи каша от файлове и папки. Не се тревожете твърде много за тях. Ако има нещо важно в тази партида от неща, има три полезни неща, които можете да направите с тях:

Добавете звезда. Добавянето на звезда към файл, който е споделен с вас, прави същото като добавянето на звезда към един от вашите собствени файлове. Той го показва в списъка със съдържание със звезда.

Запазване в Диск / Преместване в папка. Друга възможност е да добавите файла във вашия Google Drive и да го поставите в папка. Можете да щракнете с десния бутон върху файла и да изберете Move To. След това в прозореца, който се показва, отворете папката, в която искате да запазите този файл. Друга опция, която прави същото, е да изберете елемента, който искате да запазите, и след това щракнете върху иконата на Google Drive в горната дясна част на екрана. След това имате възможност да го преместите в избраната от вас папка. Така или иначе, вие ефективно създавате пряк път към споделения файл от избраното от вас ново място. Файлът все още се споделя с всички и все още принадлежи на първоначалния собственик.

Направи копие. Ако направите копие на файл, споделен с вас, новото копие става ваше. И е точно това, копие. Той вече не е свързан със споделения файл и същите хора не е задължително да имат разрешение за достъп до него вече.

• Google Drive Google Drive
• 35 Съвети за Google Drive, които не можете да допуснете да пропуснете 35 Съвети за Google Drive, които не можете да пропуснете да пропуснете
• Организирайте се: Как да включите четене на квитанции в Gmail Организирайте се: Как да включите четене на квитанции в Gmail

7. Изхвърлете боклука

Когато премахнете файл или папка от Google Drive, той отива в кошчето и остава там, докато не извадите кошчето. Колкото по-дълго оставяте боклука да се натрупва, толкова по-малка е вероятността да имате пълна вяра, че всичко в него трябва да бъде напълно унищожено, а след това ще закачите на боклука си още по-дълго. Направете си услуга и изпразвайте боклука от време на време. Това ще ви помогне да запазите мястото си за съхранение в Google Drive на точно ниво и ще помогне на здравината ви, когато се опитвате да поддържате организиран акаунт.