6 Фактори, които трябва да вземете предвид при надграждането на вашия hr tech

Джордж Вайнер желае да знае преди една година какво прави днес по отношение на избора на човешки ресурси (HR) технология. Вместо това, основателят и изпълнителен директор на Whole Whale, агенция за дигитален маркетинг за нестопански организации, научи по трудния начин, че най-евтиният вариант за управление на данни за служителите не винаги е най-добрият, дори когато това е марка.

Проблемите на Вайнер започват, когато той се подписва с добре известен облачен национален доставчик на заплати (който той отказа да посочи в записа). Потребителският интерфейс (UI) беше датиран, системата се почувства сплетена и за период от девет месеца той имаше трима различни мениджъри на акаунти. Вайнер твърди, че грешките на доставчика са го накарали да пропусне да извърши законово изискуемите плащания на работниците от няколко месеца, което води до глоба в размер на 500 долара. Неправилната комуникация между доставчика и партньор на трета страна, която използва за обработка на вноските в пенсионната спестовна сметка 401 (k), доведе до повече грешки.

След по-малко от година, Вайнер спаси агенцията си и превключи агенцията си в по-малка компания за започване на заплащане, която според него има по-добър потребителски интерфейс, използваемост и обслужване на клиентите. Съветите му за други малки фирми, които купуват HR технологии: „Не пазарувайте на цена, защото получавате това, което плащате.“

Цената е само един от множеството фактори, които трябва да имате предвид, ако надграждате от по-старите HR технологии или искате да преминете от електронни таблици към облачни услуги за първи път. Ако съм научил нещо от времето си, преглеждайки HR техниката за PCMag.com и интервюирайки продавачи и собственици на фирми като Weiner за тази колона, това е, че интелигентният купувач е информиран купувач. Ако разглеждате системи за проследяване на кандидати (ATS) или софтуер за управление на ефективността (PM) или софтуер за управление на човешките ресурси, попитайте следните шест критични елемента, когато проверявате потенциалните технически партньори:

1. Цена

Цената може да не е всичко, но е важна и продавачите използват различни подходи за ценообразуване на това, което предлагат. Мнозина таксуват фиксирана такса на потребител, месечна такса, но доставчиците не винаги класифицират потребителите по един и същи начин; някои доставчици таксуват въз основа на общия брой служители на компанията, докато други таксуват само за служители, които ще бъдат обхванати от системата. Останалите доставчици обаче таксуват само HR служителите, които ще използват системата (това е най-често при ATS или набиране на софтуер).

Когато пазарувате, попитайте за обемни отстъпки; някои доставчици предоставят корпоративна ставка за клиенти с повече от определен брой служители или потребители. Много от тях предлагат многостепенни функции и цени, така че можете да стартирате малки и да добавяте функции, когато ви трябват или като ви е удобно с платформата.

2. Демонстрации и пробни сметки

Не бихте закупили обувки, без да ги пробвате, а платформа за управление на ATS или HR може да струва много повече от нова двойка Nikes. Демонстрациите са добри, за да усетите какво може да предложи една програма (но и двамата знаем, че по същество те предлагат продажби и не винаги отразяват действителността на използването на софтуера.)

Здравословната част на HR-базирана HR технология за малки и средни предприятия (SMBs) предлага някакъв вид безплатен пробен период. Мнозина ви позволяват да конвертирате пробен акаунт в платен, за да можете да запазите всички данни, въведени по време на периода на изпробване. Продавачите като заместник и човечеството имат акаунти в пясъчниците, предназначени за конкретни видове бизнес или индустрии, така че можете да видите как компании като вашата биха могли да използват своите платформи.

3. Актуализации

Може да не си купите нова кола, ако знаехте, че на следващата година производителят планира препроектирането на главата до главата. По същия начин може да не се регистрирате за софтуерна платформа, ако сте знаели, че програмистът ще предприеме основен ремонт. Достатъчно трудно е да накарате HR екип и служители да ускорят скоростта на нова платформа, камо ли да се наложи да го направите отново за нов потребителски интерфейс малко по-късно.

Използвайте процеса си за проверка, за да разберете дали доставчикът има потребителски интерфейс или други промени в работата, така че можете да използвате тази информация в процеса на вземане на решения. Дори ако даден програмист не планира големи промени, разберете колко често правят актуализации на платформата (всеки ден, на всеки две седмици и повече?), Така че можете да използвате информацията, за да решите дали това е твърде често или не е достатъчно често за твоя работа.

4. Досиета на служителите

Освен ако не сте начинаещи, вероятно имате някъде съхранявани данни за персонала, дори и да са само в Microsoft Excel или Google Drive. В повечето случаи качването на данните в платформата на нов доставчик ще бъде по-лесно и по-бързо от повторното въвеждане на данни на служителите или като накарате служителите да влизат и сами да попълват профили (освен ако съществуващите ви данни са доста мръсни).

Много HR платформи за малки фирми, които разгледах, имат вградени функции за импортиране на данни от Microsoft Excel и други формати, които не струват нищо допълнително за използване. Малко по-сложно е за средни и по-големи компании; ако имате стотици или хиляди служители, може в крайна сметка да платите такса за доставчик, който да качи съществуващи данни за служителите за вас. Понякога тази информация се появява на страницата за ценообразуване на уебсайта на доставчика, а понякога не е така, не забравяйте да попитате.

5. Мобилни приложения

Софтуерът за планиране и смяна на работниците и служителите, който наскоро прегледах, се отби вкъщи колко важни мобилни приложения са станали за компаниите и техните служители, включително работници на час. Що се отнася до мобилните приложения обаче, доставчиците на HR технологии са навсякъде. Много от тях предлагат приложения за устройства с Android и iOS, но не всички приложения покриват всички функции на уеб-базирани платформи на доставчиците. Някои доставчици избират да направят уебсайтовете си мобилни, вместо да създават отделни приложения. Дали едното е по-добро от другото зависи от вашата компания, вида на служителите, които имате, и как работят тези хора.

По-голямата част от HR технологичните приложения са безплатни добавки, които клиентите получават, когато се регистрират - но не винаги. Поне един доставчик на HR технологии, който прегледах при планирането на планирането и смяната на смени, допълнително заплаща таксите за приложенията, като се предполага, че повечето служители на клиентите му предпочитат да влязат през уебсайт, подходящ за мобилни устройства.

6. Поддръжка

Доставчиците на HR-базирани HR технологии за малкия бизнес излизат от пътя си, за да осигурят безплатна поддръжка чрез видео уроци, вебинари, често задавани въпроси, форуми на потребители, публикации в блогове и други онлайн материали. В техен интерес е да предлагат поддръжка за самообслужване, защото струва по-малко от обслужването на чат на живо и поддръжка по телефона или назначаване на мениджъри на акаунти на конкретни клиенти.

Знайте каква подкрепа искате и дали ще ви е удобно да разберете нещата сами. Ако предпочитате да говорите с някого, когато имате нужда от това, това може да бъде решаващ фактор между това да се свържете с доставчик, който предоставя това, което ви трябва, и този, който не. Освен това разберете каква поддръжка, борд и обучение са включени в абонаментната такса на платформата и за какво ще трябва да доплатите.

В зависимост от вашия бизнес може да имате предвид и други фактори. Платформата покрива ли валутите и празници извън САЩ? Предлага ли се на езици, различни от английски? Има ли отворен интерфейс за програмиране на приложения (API), който улеснява интеграцията с други HR технологии, които вече използвате? Колко време и пари доставчик отделя за добавяне на нови функции и колко време и пари за коригиране на грешки при появата им?

"Съставете критерии за това, което търсите", каза Вайнер. „Хвърлете гумите на UX. Задайте основни въпроси. Говорете с мениджъра на акаунта.“