Организирайте се: 5 приложения, които трябва да отидете без хартия

Отиването без хартия не е трудно, особено ако знаете какви инструменти могат да ви помогнат да го направите. Ако се опитвате да се откажете изцяло от хартията, има поне пет инструмента, от които се нуждаете, за да работи.

Къде в живота си все още използвате хартия? Може би съхранявате списъка си със задачи в бележник или може би имате куп документи, които трябва да влезете с мастило. Можете да премахнете почти цялата хартия в живота си, когато разполагате с тези пет инструмента:

1. приложение със списък със задачи,
2. приложение за сканиране,
3. услуга за синхронизиране на файлове,
4. инструменти за електронно подписване и
5. услуга за доставка на документи.

Нека разгледаме по-отблизо всеки от тези инструменти и какво правят. Също така давам препоръки за конкретни приложения, които можете да използвате, за да ви помогнат да започнете.

1. Приложение за списък със задачи

Никога не бих махнал с пръст на някой, който използва списък със задачи на хартия, ако намерят, че работи за тях. Ако се опитвате да отидете на хартия, обаче, едно от най-добрите места е да преместите всичките си задачи и списъци в приложение.

Най-добрите приложения за списък със задачи са толкова по-ефективни от списъците с хартия. С хартия сте залепени с кръстосани изходи и не можете лесно да пренаредите задачите, когато приоритетите ви се променят. Освен това не можете да възлагате задачи на други хора и да получавате сигнали веднага след като ги изпълнят.

С приложението на списък със задачи получавате напомняния за предстоящи срокове, известия, когато някой друг изпълни задача, възможност за пренареждане на списъка ви по всяко време и много други предимства. Моите най-добри снимки сред приложенията за списък със задачи са:

• Todoist Premium
• Асана (показано по-горе)
• Any.do

Ако се опитвате да останете без хартия, трябва да намерите приложение със списък със задачи, което работи за вас и да се придържате към него за няколко седмици.

Започнете със създаването на три категории списъци: работен, личен и домакински. Винаги можете да ги промените по-късно, ако не са съвсем подходящи за вашите нужди. Във вашата работна секция запишете задачи на работа, които трябва да завършите тази седмица. В личния си списък запишете всичко лично, което трябва да свършите, като изпращане на благодарствена карта или насрочване на среща за прическа. Използвайте секцията си за домакинство за стартиране на списък за пазаруване на хранителни стоки.

Това е достатъчно, за да започнете. Докато използвате приложението си за задачи, ще разберете кои стратегии работят най-добре за вас, когато става въпрос за организиране на списъци, настройване на напомняния и възлагане на задачи на други хора. За първите няколко седмици обаче е най-добре списъците ви да са кратки и ясни. Използването на приложение за списък със задачи за първи път е като възприемане на нов навик; ако е твърде сложно, може да не се придържате към него. След като наистина навикът ви бъде намален, можете да започнете да усъвършенствате своите стратегии за списък със задачи.

2. Приложение за сканиране

Приложението за сканиране е безценно за превръщането на важни документи на хартия в цифрови файлове. Когато дигитализирате документи, правите резервно копие от тях, което означава, че можете да раздробявате или рециклирате оригиналите или да ги съхранявате безопасно. Някои от елементите, които бихте могли да искате да дигитализирате, са подаване на данъчни документи на хартия, документи за самоличност, официални удостоверения (като рождение, смърт, брак или диплома), гаранции и разписки, рецепти и дори документи, които не са на хартия, като например подробностите и инструкциите отпечатани от долната страна на домашния wifi рутер.

Приложенията за сканиране превръщат камерата на телефона ви в скенер. Въпреки че можете да използвате всеки принтер със скенер за цифровизиране на документи, приложенията за мобилно сканиране са много по-удобни, да не говорим, преносими. Можете да направите снимка на всичко навсякъде.

Най-добрите приложения за сканиране откриват не само краищата на елемента, който сканирате, но и какъв вид е, независимо дали е страница от книга или визитка. Най-добрите от тях включват и технология за оптично разпознаване на символи (OCR), така че в рамките на минута или повече от сканиране на документ, можете да копирате и поставите текста от него. Доброто приложение за сканиране също трябва да може да компилира няколко страници в един файл.

Две приложения за сканиране, които отговарят на всички тези изисквания и са налични както за Android, така и за iOS, са:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (абонаменти от $ 9, 99 годишно; или $ 59, 99, за да го притежавате направо) и
• Scanbot Pro ($ 6, 99).

3. Инструмент за електронно подписване

Ако отивате на хартия, трябва да можете да подписвате документи, без да ги отпечатвате. Почти няма причина някога да отпечатвате и подписвате лист хартия, който някой ви изпраща по електронен път. Би трябвало да можете да подписвате повечето документи цифрово, с много малки изключения. За да го направите, имате нужда от приложение, което ви позволява да създавате цифров подпис и да го прилагате към файлове.

Няколко примера за софтуер, който включва инструменти за електронно подписване са:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign и
• Визуализация за macOS (показано по-горе).

За да започнете, първо трябва да създадете подпис, който често е най-трудната част, тъй като подписите са склонни да изглеждат помия, когато се правят с мишка, пръст и сензорен екран или стилус. Добрата новина е, че трябва да направите тази стъпка само веднъж. След като създадете и запазите подпис, можете да го използвате отново и отново. За повече подробности относно два от най-популярните методи можете да получите повече подробности в историите на PCMag за това как да подпишете PDF с помощта на Acrobat Reader и как да подпишете PDF в преглед на macOS.

Ако се мъчите да подпишете името си с мишка, пръст или стилус, проверете дали има опция да щракнете снимка на подпис с писалка и хартия, който след това можете да качите.

4. Услуга за синхронизиране на файлове

Услуга за синхронизиране на файлове ви предоставя всички ваши документи, независимо какво устройство имате под ръка. Ето пример за това как услугата за синхронизиране на файлове е незаменима: Бях на летището преди няколко години, кандидатствайки за Global Entry. Интервюиращият ме помоли за доказателство за пощенския адрес. Не е в шофьорската ми книжка и не носех никаква поща със себе си, за да му го покажа. Тогава си спомних, че бях сканирал и запазил документ за недвижими имоти, който ми беше изпратен по пощата на адреса, който ми трябваше. Отворих мобилното приложение на моята услуга за синхронизиране на файлове и издърпах документа, за да покажа на интервюиращия. Той беше доволен и аз получих своето глобално участие.

Три от най-известните услуги за синхронизиране на файлове - и не се колебая да препоръчам нито една от тях - са:

• Кутия,
• Dropbox и
• Google Drive.

Много програми за синхронизиране на файлове също ви позволяват да записвате офлайн копия на документи на вашите устройства, което е допълнително удобно за всичко, което може да се наложи при полуаварийна ситуация, като например застрахователни сертификати, идентификационен номер или имена и телефонни номера в телефонно дърво, Някои от най-добрите услуги за синхронизиране на файлове също имат инструменти за споделяне на документи, които можем да влезем в следващите.

5. Инструмент за споделяне на документи

Често срещан начин за изпращане на цифрови документи е да ги прикачите към имейл. Тази опция обаче не винаги е идеална, тъй като не винаги можете да кажете кога или дали получателят ги е получил. (Можете да използвате квитанции за четене, но те работят само ако получателят не ги е блокирал или отказал.) Друг проблем с имейла е, че някои файлове са твърде големи или вашата електронна програма автоматично понижава качеството на оригинала.

Алтернативен начин за изпращане на цифрови документи е споделянето им чрез някаква друга облачна услуга. Услугите за синхронизиране на файлове, като тези, споменати в предишния раздел, обикновено ви позволяват да споделяте файл, като генерирате връзка към него, която след това можете да изпратите, колкото искате. Услугите за съхранение в облак (много от които сега не се различават от услугите за синхронизиране на файлове) обикновено имат и тях.

Обикновено поставяте файловете, които искате да споделите, в папка в приложението ви за синхронизиране или облачно съхранение и щракнете с десния бутон, за да получите връзка, която можете да споделите. От тази връзка получателят може да изтегли файловете. В зависимост от услугата, която имате, може да имате възможност да видите кога или колко често човекът изтегля файла. Някои услуги, включително Dropbox, дори ви позволяват да създадете дата на годност за достъп.

Погледнете напред, започнете днес

Един последен съвет за излизане без хартия е да започнете днес и да гледате напред, а не назад. Това, което искам да кажа, не се затваряйте за дигитализирането на каквото и да е изоставане на хартията. Вместо това приемете няколко приложения, които ще ви помогнат да бъдете без хартия от самото начало и можете да продължите напред с новите си навици.